Yritystoiminta ja tositteet

Toimitus kirjanpitäjälle

Valmistele aineisto, merkitse puuttuvat tositteet ja toimita selkeästi.

Aloita omasta tilanteestasi

Valitse opas parhaillaan käsittelemääsi vaiheeseen. Muut artikkelit ja apuvälineet löydät alta.

Selainpohjainen työkalu: Aineisto kirjanpitäjälle: tarkistuslista ja saateviesti →

Ala-aiheet

5 · Artikkelit

Kuukausittainen toimitus

Toimituksen tarkistuslistat, saateviestit ja puuttuvat tai myöhäiset tositteet.

20 · Artikkelit

20. lokakuuta 20265 min lukuaika

Kirjanpitäjä ja oranssi mustekala katsovat tyhjää vastaanottolokeroa; mustekala osoittaa tarkistuslistaa tiedostojen latauspisteen vieressä.

Toimitus kirjanpitäjälle

Asiakas ei lähettänyt tositteita. Mitä häneltä kannattaa kysyä?

Konkreettinen ensimmäinen kysymys tilitoimistolle: kolme etenemistapaa ja kaksi kuvitteellista vastausta, kun aineistoa ei ole tullut.

20. lokakuuta 20266 min lukuaika

Oranssi mustekala osoittaa tarkistuslistan korostettua riviä ja tarjoaa kynää kirjanpitäjän ja asiakkaan välissä työpöydän ääressä.

Toimitus kirjanpitäjälle

Puuttuvat tositteet: lista, johon asiakas voi vastata kohta kohdalta

Täytetty malli tilitoimistolle: täsmälliset ostokysymykset, asiakkaan vastaukset ja jatkotoimet sekä yksi suljettu ja yksi avoin pyyntö.

20. lokakuuta 20266 min lukuaika

Kolme ihmistä katsoo tyhjää kolmisarakkeista taulua; oikealla oranssi mustekala pitää laskua ja osoittaa taulua.

Toimitus kirjanpitäjälle

Yksi lasku, kaksi yritystä: valmistele tiedot kirjanpitäjille

Kaksi yritystä käyttää palvelua, mutta laskulla on yksi ostaja. Kokoa tiedot käytöstä, puuttuvista aineistoista ja kysymykset kirjanpitäjille.

20. lokakuuta 20266 min lukuaika

Lasku ylhäältä kuvattuna: oranssi mustekala tutkii suurennuslasilla laskun yläosan yrityskuvaketta samalla, kun käsi osoittaa asiakirjaa.

Toimitus kirjanpitäjälle

Toimisto vai asiakas: keneltä pyydät palvelun laskun?

Toimisto hallinnoi palvelua, asiakas käyttää sitä. Kolme kuvitteellista tilannetta näyttävät, keneltä lasku pyydetään ja miten epäselvä hankinta kirjataan.

14. lokakuuta 20263 min lukuaika

Oranssi mustekala antaa kansion kollegalle ennen lomaa.

Toimitus kirjanpitäjälle

Kirjanpitäjä on lomalla: mitä toimitat ja mikä voi odottaa?

Laskuja voi tulla myös loman aikana. Sopikaa, kuka kerää ne, mitkä tehtävät tarvitsevat sijaisen ja mitä tarkistatte loman jälkeen.

14. lokakuuta 20264 min lukuaika

Oranssi mustekala ja kirjanpitäjä ojentavat toisilleen uuden osoitteen sisältävän kortin vastaanottotiskin yli; vanha postilokero on siirretty sivuun.

Toimitus kirjanpitäjälle

Kirjanpitäjäsi vaihtoi sähköpostiosoitetta. Tarkista seuraavan aineiston vastaanottaja

Kirjanpitäjän uusi sähköpostiosoite ei välttämättä päivity viestipohjiin tai toistuviin lähetyksiin. Selvitä ennen seuraavaa lähetystä, missä vanha osoite vielä on, ja varmista kirjanpitäjältä, että viesti saapuu uuteen osoitteeseen ja tarvittavat tiedostot avautuvat.

14. lokakuuta 20265 min lukuaika

Oranssi mustekala luovuttaa toimiston ovella kirjanpitäjälle suljetun kirjekuoren, jossa on asiakirja, ja osoittaa erillistä puhelinta, jossa on avainsymboli.

Toimitus kirjanpitäjälle

Toimittaja lähetti salasanalla suojatun PDF:n. Näin toimitat sen kirjanpitäjälle jakamatta salasanaa ryhmäkeskustelussa

Kirjanpitäjä tarvitsee tositteen, mutta kaikkien viestin kopion saaneiden ei tarvitse tietää salasanaa. Miten pyydät toimittajalta pääsyn ja toimitat tiedoston ja salasanan oikealle henkilölle? Kaksi viestipohjaa ja vastaanotetun liitteen tarkistus auttavat.

14. lokakuuta 20265 min lukuaika

Oranssi mustekala ja kirjanpitäjä käyvät pyöreän pöydän ääressä yhdessä läpi ensimmäisen aineistotoimituksen muistiota pienen otoksen sisältävän kansion vieressä.

Toimitus kirjanpitäjälle

Aloitatko uuden kirjanpitäjän kanssa? Sovi ensimmäisestä aineiston toimituksesta

Kirjanpitäjä odottaa aineistoa, ja sinulla on kansio täynnä tiedostoja. Sovi sisällöstä ja tarkista käyttöoikeudet ennen lähettämistä. Täytetty esimerkki auttaa sopimaan ensimmäisestä toimituksesta, puuttuvista tositteista ja korjauksista.

14. lokakuuta 20264 min lukuaika

Oranssi mustekala ojentaa tositelinkin kirjanpitäjälle osittain suljetun kulkuportin takana ja tarjoaa toisella lonkerolla erillistä dokumenttia; työpisteet ovat erillään.

Toimitus kirjanpitäjälle

Sinä saat välitetyn tositteen auki, kirjanpitäjä ei. Mitä oikeastaan lähetit?

Kirjanpitäjä ei saa auki tositetta, joka toimii sinulla. Lähetetyn sähköpostin tarkistus ja lyhyt kysymys auttavat erottamaan puuttuvan liitteen, linkin käyttöoikeusrajoituksen ja itse tiedostoon liittyvän ongelman.

14. lokakuuta 20264 min lukuaika

Oranssi mustekala pitää alkuperäistä laskua ja korjausasiakirjaa vierekkäin klipsillä yhdistettyinä; ihmisen käsi lisää uuden asiakirjan ja alkuperäinen säilytetään.

Toimitus kirjanpitäjälle

Hyvityslasku saapui vasta laskun kirjanpitäjälle lähettämisen jälkeen. Miten yhdistät ne?

Kirjanpitäjällä on jo lasku, mutta toimittaja lähetti siihen hyvityslaskun. Valmistele molemmat asiakirjat ja viesti, josta käy ilmi, mitä saapui nyt ja mitä toimitit aiemmin.

14. lokakuuta 20263 min lukuaika

Arkistohuoneessa oranssi mustekala pitää luettavaa tositetta ja kansiota, jossa on saman laskun rakenteiset tiedot.

Toimitus kirjanpitäjälle

Toimittaja lähetti PDF:n ja XML:n: mitä säilyttää ja sopia kirjanpitäjän kanssa

Säilytä alkuperäiset tiedostot, erota erilliset PDF- ja XML-tiedostot hybridilaskusta ja selvitä, mitä muotoa kirjanpitäjä tarvitsee.

14. lokakuuta 20262 min lukuaika

Oranssi mustekala auttaa kirjanpitäjää pääsemään jaettuun arkistokansioon avaimen ja vastaanottajan tunnisteen avulla.

Toimitus kirjanpitäjälle

Kirjanpitäjä ei saa OneDrive-linkkiä auki: tarkista vastaanottaja ja lataaminen

Tarkista OneDrive-linkin tiedosto, vastaanottaja ja käyttöoikeudet. Varmista avaaminen ja sovittu lataaminen julkaisematta asiakirjaa kaikkien saataville.

14. lokakuuta 20263 min lukuaika

Oranssi mustekala tarkistaa lukitun kirjekuoren suojatulla tiskillä; vastaanottaja pitää henkilöllisyysavainta ja erillinen asiakirja odottaa tarjottimella.

Toimitus kirjanpitäjälle

Lasku salatussa sähköpostissa: kun kirjanpitäjä ei saa sitä auki

Erota viestin, liitteen ja linkin suojaus toisistaan. Selvitä este ja sovi lähettäjän kanssa toimittamisesta valtuutetulle kirjanpitäjälle.

10. syyskuuta 20263 min lukuaika

Oranssi mustekala luovuttaa tositteet ja avoimet kysymykset uudelle kirjanpitäjälle.

Toimitus kirjanpitäjälle

Kirjanpitäjä vaihtuu: siirrä myös keskeneräisten asioiden tiedot

Mitä asiakirjakansion lisäksi kannattaa luovuttaa? Sovitut vastuut, avoimet kysymykset ja lyhyt kooste työn tilanteesta.

6. syyskuuta 20263 min lukuaika

Oranssi mustekala rastittaa tositteet kirjanpidon luovutuslistalta.

Kuukausittainen toimitus

Aineisto kirjanpitäjälle: tarkistuslista ja saateviesti

Tarkista tiedostot ennen lähettämistä ja laadi viesti, jossa kerrot yrityksen, ajanjakson ja puuttuvat asiakirjat.

6. syyskuuta 20264 min lukuaika

Oranssi mustekala valitsee saateviestin kirjanpitäjälle.

Kuukausittainen toimitus

Viesti kirjanpitäjälle: neljä mallia arjen tilanteisiin

Säännöllinen kuukausittainen luovutus, puuttuva asiakirja, täydennys ja korjaus. Valitse viesti, joka kertoo kirjanpitäjällesi, mitä hän sai ja mikä vaatii vielä huomiota.

6. syyskuuta 20264 min lukuaika

Oranssi mustekala valmistelee yksinkertaisen kuukausirutiinin tositteille.

Kuukausittainen toimitus

Tositteet järjestykseen myös kiireisinä kuukausina

Koko postilaatikkoa ei tarvitse järjestää joka päivä. Tallenna tiedot, jotka muuten unohtuisivat, sovi aineiston toimittamisesta ja päätä, miten toimit kiireisenä kuukautena.

6. syyskuuta 20264 min lukuaika

Oranssi mustekala jakaa kirjanpitäjälle vain valitut tositteet.

Toimitus kirjanpitäjälle

Jaa tositteet kirjanpitäjälle ilman koko sähköpostin jakamista

Liite, linkki vai jaettu kansio? Valitse sen mukaan, miten työskentelet yhdessä ja tarkista, mitä vastaanottaja todella näkee.

6. syyskuuta 20263 min lukuaika

Oranssi mustekala löytää puuttuvan laskun ostoksen jälkien avulla.

Kuukausittainen toimitus

Kirjanpitäjältä puuttuu lasku: mistä sitä kannattaa etsiä?

Kirjanpitäjän muistutuksesta haettuun asiakirjaan: kuinka käyttää ostovihjeitä, milloin ottaa yhteyttä toimittajaan ja mitä sillä välin kertoa kirjanpitäjälle.

6. syyskuuta 20263 min lukuaika

Oranssi mustekala toimittaa myöhässä saapuneen laskun kirjanpitäjälle.

Kuukausittainen toimitus

Lasku tuli tositteiden lähettämisen jälkeen: mitä nyt?

Kuinka lisätä selkeästi myöhässä saapuva tosite, erottaa se korjauksesta ja välttää sekoittamasta omaa kuukausimerkkiäsi kirjanpitopäätökseen.

Maksuttomat apuvälineet

Tarkistuslistoja, malleja ja tiedostoja julkaistuista artikkeleista. Valitse tehtävääsi sopiva apuväline.

Selainpohjainen työkalu

Aloita omasta tilanteestasi

Ala-aiheet

Kuukausittainen toimitus →

20 · Artikkelit

Maksuttomat apuvälineet

Aineisto kirjanpitäjälle: tarkistuslista ja saateviesti →

Aloita rajauksesta, älä kysymyksestä ”Missä laskut ovat?” →

Kuvitteellinen vastaus 1: ei tiedossa olevia ostoja tarkistuksen jälkeen →

Kuvitteellinen vastaus 2: tosite jäi luonnokseen →

Kysy tietystä ostosta, älä ”lopuista tositteista” →

Näytä asiakkaalle, miten vastata →

Sulje vain tarkistamasi pyynnöt →

1. Asiakas tilasi palvelun, toimisto hallinnoi sitä →

2. Toimisto tilasi palvelun asiakasprojektia varten →

3. Toimistolla on pääsy palveluun, mutta tilaajaa ei tiedetä →

Lähetä täsmällinen pyyntö yleisen ”lasku puuttuu” -viestin sijaan →

Lyhyt luovutusviesti →

Varmista toimittajalta, kenelle saat toimittaa tositteen →

Varmista, että kirjanpitäjä avaa vastaanottamansa kopion →

Täytetty esimerkki lyhyestä sopimuksesta →

Pyydä kirjanpitäjää avaamaan pieni otos →

Selvitä, mitä kirjanpitäjä näkee avatessaan dokumentin →

Kerro, mitä kirjanpitäjä on jo saanut ja mitä tulee lisäksi →

Lähetä toimittajalle oston tunnistavat tiedot →

Lähetä selkeä lisäys →

Kuusi tarkistusta ennen lähettämistä →

Kun lähetät rutiinipaketin →

Kun yksi lasku vielä puuttuu →

Kun täydennät jo luovutettua aineistoa →

Kun toimittaja lähettää korjatun version →

Kaikki aiheet

Kuukausittainen toimitus