Een ingevuld voorbeeld voor het administratiekantoor: concrete vragen over aankopen, antwoorden en vervolgstappen, met een gesloten en een open verzoek.

20 oktober 20266 min leestijd

Drie mensen kijken naar een leeg bord met drie kolommen; rechts houdt een oranje octopus een factuur vast en wijst naar het bord.

Overdracht aan de boekhouder

Eén factuur, twee bedrijven: wat legt u aan hun boekhouders voor?

Twee bedrijven gebruiken een dienst, maar de factuur noemt één afnemer. Verzamel gebruiksgegevens, ontbrekende informatie en gerichte vragen voor hun boekhouders.

20 oktober 20266 min leestijd

Bovenaanzicht van een factuur: een oranje octopus bekijkt met een vergrootglas een bedrijfspictogram in de kop, terwijl een hand naar het document wijst.

Overdracht aan de boekhouder

Bureau of klant: aan wie vraag je de factuur voor de dienst?

Het bureau beheert de dienst, de klant gebruikt hem. Drie fictieve situaties laten zien wie je benadert, wat je controleert en hoe je twijfel vastlegt.

14 oktober 20263 min leestijd

Een oranje octopus geeft voor een vakantie een map aan een collega.

Overdracht aan de boekhouder

Je boekhouder is op vakantie: wat draag je over en wat kan wachten?

Facturen blijven soms binnenkomen tijdens een vakantie. Spreek af wie ze verzamelt, waarvoor vervanging nodig is en wat jullie na terugkomst bekijken.

14 oktober 20264 min leestijd

Een oranje octopus en een boekhouder wisselen over een receptiebalie een kaartje met het nieuwe adres uit; het oude postbakje staat opzij.

Overdracht aan de boekhouder

Je boekhouder heeft een nieuw e-mailadres. Controleer de volgende documentoverdracht

Een nieuw e-mailadres van je boekhouder wordt niet vanzelf overgenomen in berichtsjablonen en terugkerende verzendingen. Zoek vóór de volgende overdracht uit waar het oude adres nog staat en controleer met je boekhouder of berichten op het nieuwe adres aankomen en de benodigde bestanden te openen zijn.

14 oktober 20265 min leestijd

Een oranje octopus in een kantoordeur geeft een boekhouder een gesloten envelop met een document en wijst naar een aparte telefoon met een sleutelsymbool.

Overdracht aan de boekhouder

Een leverancier stuurde een PDF met wachtwoord. Zo geef je die aan je boekhouder zonder het wachtwoord in een groepsgesprek te delen

Je boekhouder heeft het document nodig, maar niet iedereen in de cc hoeft het wachtwoord te kennen. Hoe vraag je toegang aan de leverancier en stuur je bestand en wachtwoord naar de juiste persoon? Twee voorbeeldberichten en een controle van de ontvangen bijlage helpen je daarbij.

14 oktober 20265 min leestijd

Een oranje octopus en een boekhouder bekijken aan een ronde tafel samen een notitie over de eerste documentoverdracht, naast een map met een kleine selectie.

Overdracht aan de boekhouder

Een nieuwe boekhouder? Spreek de eerste overdracht van documenten af

Je boekhouder wacht op documenten en jij hebt een map vol bestanden. Spreek vóór het versturen af wat erin hoort en controleer de toegang. Een ingevuld voorbeeld helpt bij de eerste overdracht, ontbrekende documenten en correcties.

14 oktober 20264 min leestijd

Een oranje octopus geeft een documentlink aan een boekhouder achter een deels gesloten toegangspoort en biedt met een andere arm een afzonderlijk document aan; de twee werkplekken zijn van elkaar gescheiden.

Overdracht aan de boekhouder

Jij kunt het doorgestuurde document openen, je boekhouder niet. Wat heb je echt verstuurd?

Je boekhouder kan een document niet openen dat bij jou werkt. Met een controle van de verzonden e-mail en een korte vraag onderscheid je een ontbrekende bijlage, beperkte toegang tot een link en een probleem met het bestand zelf.

14 oktober 20264 min leestijd

Een oranje octopus houdt een oorspronkelijke factuur en een correctiedocument naast elkaar, verbonden met een klem; een mensenhand voegt het nieuwe document toe terwijl het oorspronkelijke behouden blijft.

Overdracht aan de boekhouder

De creditnota komt nadat je de factuur aan je boekhouder hebt gestuurd. Hoe verbind je ze?

Je boekhouder heeft de factuur al, maar de leverancier stuurt nu een creditnota. Zet beide documenten klaar met een bericht dat uitlegt wat nieuw is en wat je eerder hebt aangeleverd.

14 oktober 20263 min leestijd

Een oranje octopus houdt in een archiefruimte een leesbaar document en een map met gestructureerde gegevens van dezelfde factuur vast.

Overdracht aan de boekhouder

De leverancier stuurde PDF en XML: wat bewaar je en spreek je af met je boekhouder?

Bewaar de originele bestanden, maak onderscheid tussen losse PDF- en XML-bestanden en een hybride factuur, en vraag welk formaat je boekhouder nodig heeft.

14 oktober 20262 min leestijd

Een oranje octopus helpt een boekhouder met een sleutel en een identiteitsbadge bij een gedeelde archiefmap.

Overdracht aan de boekhouder

Je boekhouder kan de OneDrive-link niet openen: controleer ontvanger en download

Controleer bestand, ontvanger en rechten van de OneDrive-link. Test het openen en de afgesproken download zonder het document openbaar te maken.

14 oktober 20263 min leestijd

Een oranje octopus controleert een vergrendelde envelop bij een beveiligde balie; de ontvanger houdt een identiteitssleutel en een apart document ligt op een schaal.

Overdracht aan de boekhouder

Factuur in een versleutelde e-mail: als je boekhouder die niet kan openen

Maak onderscheid tussen beveiliging van bericht, bijlage en link. Bepaal de hindernis en spreek met de afzender overdracht aan de bevoegde boekhouder af.

10 september 20263 min leestijd

Een oranje octopus draagt documenten en open vragen over aan een nieuwe boekhouder.

Overdracht aan de boekhouder

Een andere boekhouder? Draag ook het onafgemaakte werk over

Wat naast de documentenmap mee moet: afspraken over taken, openstaande vragen en een ingevuld voorbeeld van een overdrachtsoverzicht.

6 september 20263 min leestijd

Een oranje octopus vinkt documenten af op een overdrachtslijst.

Maandelijkse overdracht

Documenten voor je boekhouder: checklist en begeleidend bericht

Controleer bestanden voor verzending en maak een bericht voor je boekhouder met bedrijf, periode en ontbrekende documenten.

6 september 20264 min leestijd

Een oranje octopus kiest een begeleidend bericht voor de boekhouder.

Maandelijkse overdracht

Wat schrijf je je boekhouder bij de facturen: vier bruikbare voorbeelden

De gewone maandelijkse overdracht, een ontbrekend document, een aanvulling en een correctie. Kies een voorbeeldbericht waarmee je boekhouder ziet wat er is ontvangen en wat nog moet worden opgelost.

6 september 20264 min leestijd

Een oranje octopus bereidt een eenvoudige maandelijkse routine voor documenten voor.

Maandelijkse overdracht

Je documenten regelen, ook in een maand waarin je geen tijd hebt

Je hoeft niet elke dag je hele inbox te sorteren. Leg verdwijnende context vast, spreek de overdracht af en weet wat je doet als de planning niet haalbaar blijkt.

6 september 20264 min leestijd

Een oranje octopus deelt alleen geselecteerde documenten met de boekhouder.

Overdracht aan de boekhouder

Documenten aan je boekhouder geven zonder je hele leven te delen

Een bijlage, link of gedeelde map? Kies op basis van jullie samenwerking en controleer wat de ontvanger daadwerkelijk kan zien.

6 september 20263 min leestijd

Een oranje octopus vindt een ontbrekende factuur via aankoopsporen.

Maandelijkse overdracht

Je boekhouder mist een factuur. Waar zoek je en hoe vraag je erom?

Van een herinnering van je boekhouder naar een teruggevonden document: aankoopsporen gebruiken, wanneer je de leverancier benadert en wat je intussen aan je boekhouder schrijft.

6 september 20263 min leestijd

Een oranje octopus levert een laat ontvangen factuur alsnog aan.

Maandelijkse overdracht

De factuur kwam binnen nadat je alles naar de boekhouder had gestuurd. Wat nu?

Hoe je een laat ontvangen document duidelijk aanvult, het van een correctie onderscheidt en je eigen maandaanduiding niet met een boekhoudkundige beslissing verwart.

Gratis hulpmiddelen

Checklists, sjablonen en bestanden uit gepubliceerde artikelen. Kies een hulpmiddel voor je taak.

Browserhulpmiddel

Begin bij je situatie

Deelonderwerpen

Maandelijkse overdracht →

20 · Artikelen

Gratis hulpmiddelen

Documenten voor je boekhouder: checklist en begeleidend bericht →

Begin met de afbakening, niet met “Waar zijn de facturen?” →

Fictief antwoord 1: na controle geen bekende aankoop →

Fictief antwoord 2: het document bleef in een concept staan →

Vraag naar een aankoop, niet naar “de rest van de stukken” →

Laat zien hoe de klant kan antwoorden →

Sluit alleen wat u heeft gecontroleerd →

1. De klant bestelde de dienst, het bureau beheert hem →

2. Het bureau bestelde de dienst voor een klantproject →

3. Het bureau heeft toegang, maar je weet niet wie bestelde →

Stuur een gerichte aanvraag in plaats van ‘we missen een factuur’ →

Schrijf een korte overdracht →

Bevestig met de leverancier aan wie je het document mag geven →

Controleer of je boekhouder de ontvangen kopie kan openen →

Een ingevuld voorbeeld van een korte afspraak →

Laat je boekhouder een kleine selectie openen →

Vraag wat je boekhouder ziet bij het openen →

Schrijf wat je boekhouder al heeft en wat erbij komt →

Geef de leverancier gegevens waarmee die de aankoop kan vinden →

Stuur een duidelijke aanvulling →

Zes punten vóór verzending →

Als je een gewoon pakket stuurt →

Als één factuur nog ontbreekt →

Als je een al overgedragen periode aanvult →

Als de leverancier een gecorrigeerde versie stuurde →

Alle onderwerpen

Maandelijkse overdracht