Bewaar de documenten voordat je een formaat kiest
De e-mail van de leverancier bevat twee bijlagen: een PDF die je gemakkelijk kunt lezen en een XML-bestand waarmee je normaal niet werkt. Het is verleidelijk alleen de PDF aan je boekhouder te sturen en het andere bestand weg te laten. Vraag eerst waarvoor beide bijlagen dienen en wat het boekhoudsysteem nodig heeft.
Het doel is niet om XML handmatig te leren lezen. Je hoeft alleen de originele documenten te bewaren, vast te stellen of ze bij dezelfde factuur horen en de overdracht af te spreken.
Twee bestanden zijn niet vanzelf een hybride factuur
De PDF kan de leesbare versie van het document zijn en de XML kan de gestructureerde gegevens voor verwerking bevatten. Naast losse bijlagen bestaan er hybride formaten. Factur-X combineert bijvoorbeeld een leesbaar PDF/A-3-document met gestructureerde XML-gegevens die rechtstreeks daarin zijn ingebed. FNFE-MPE, dat bijdraagt aan de Factur-X-standaard, beschrijft dit principe.
FNFE-MPE, dat bijdraagt aan de Factur-X-standaard →
Alleen de aanwezigheid van bijlagen met de extensies PDF en XML vertelt je echter niet dat het om Factur-X gaat of dat het ontvangende systeem ze kan verwerken. Ook kun je aan de extensie niet zien of alle gegevens overeenkomen. Voor de volgende stap heb je informatie van de leverancier of je boekhouder nodig, geen gok naar de naam van het formaat.
Bewaar de originelen voordat je iets wijzigt
Sla beide bijlagen op met informatie over de e-mail waaruit ze kwamen. Open de leesbare PDF en controleer de leverancier, het documentnummer en de periode of aankoop waarop die betrekking heeft. Bevat de e-mail meerdere facturen, koppel de XML dan niet alleen op basis van de volgorde aan de eerste PDF.
Controleer een onduidelijk bestandenpaar bij de leverancier. Je kunt vragen: ‘Welke XML hoort bij de factuur met dit nummer en in welk formaat leveren jullie die aan?’ Bewaar het antwoord bij de documenten, zodat je boekhouder het verband niet opnieuw hoeft te zoeken.
Maak niet via afdrukken naar PDF of een andere bewerking de enige versie die je bewaart en verstuurt. Zo’n kopie kan er hetzelfde uitzien, maar vervangt het originele bestand met al zijn onderdelen, waaronder eventueel ingebedde gegevens, niet. Voor gewoon lezen kun je een kopie gebruiken; houd het origineel beschikbaar.
Spreek de concrete overdracht af
Vraag je boekhouder of die beide losse bijlagen nodig heeft, het originele hybride bestand of alleen een leesbare versie voor een bepaalde stap. Bij een verzoek om import heb je ook de vereisten voor het formaat nodig. Zelf omzetten naar een andere XML zonder die afspraak kan werk en onzekerheid toevoegen.
In een fictief voorbeeld komen de bestanden faktura-184.pdf en faktura-184.xml binnen. Je boekhouder bevestigt dat het systeem het door de leverancier genoemde XML-formaat kan verwerken, maar wil ook de PDF ter controle. Je draagt beide originelen over en vermeldt in je bericht dat ze volgens de bevestiging van de leverancier hetzelfde document betreffen.
Als je boekhouder de XML niet gebruikt, hoef je die niet handmatig om te zetten. Bewaar die bij de andere originele documenten en gebruik voor de huidige taak het afgesproken bestand. Als de import mislukt of de gegevens tussen de versies verschillen, geef de specifieke fout of het verschil door aan de leverancier en je boekhouder. Probeer de afwijking niet te verhelpen door de originele factuur te herschrijven.