Conserve os documentos antes de escolher o formato
O e-mail do fornecedor contém dois anexos: um PDF que consegue ler facilmente e um XML com o qual não costuma trabalhar. É tentador enviar apenas o PDF ao contabilista e deixar o outro ficheiro de fora. Antes disso, descubra para que servem ambos os anexos e o que o sistema contabilístico necessita.
O objetivo não é aprender a ler XML manualmente. Basta conservar os documentos originais, perceber se dizem respeito à mesma fatura e combinar a sua entrega.
Dois ficheiros não são necessariamente uma fatura híbrida
O PDF pode ser a versão legível do documento e o XML pode conter os seus dados estruturados para processamento. Além de anexos separados, existem formatos híbridos. Por exemplo, o Factur-X combina um documento PDF/A-3 legível com dados XML estruturados incorporados diretamente nele. A FNFE-MPE, que participa na norma Factur-X, descreve este princípio.
FNFE-MPE, que participa na norma Factur-X →
A simples presença de anexos com as extensões PDF e XML não indica, porém, que se trate de Factur-X ou que o sistema de destino consiga processá-los. Também não pode confirmar pela extensão que todos os dados coincidem. Para avançar, precisa de uma informação do fornecedor ou do contabilista, não de uma suposição sobre o nome do formato.
Guarde os originais antes de fazer qualquer alteração
Guarde os dois anexos juntamente com a indicação da mensagem de onde vieram. Abra o PDF legível e verifique o fornecedor, o número do documento e o período ou a compra a que diz respeito. Se a mensagem contiver várias faturas, não associe o XML ao primeiro PDF apenas pela ordem dos anexos.
Confirme com o fornecedor um par de ficheiros pouco claro. Pode perguntar: «Qual é o XML que corresponde à fatura com este número e em que formato o fornecem?» Guarde a resposta junto dos documentos, para que o contabilista não tenha de procurar novamente a ligação.
Não use a impressão para PDF ou outra alteração para criar a única versão que conserva e envia. Uma cópia assim criada pode parecer igual, mas não substitui o ficheiro original com todas as suas partes, incluindo eventuais dados incorporados. Para a leitura habitual pode usar uma cópia; mantenha o original disponível.
Combine uma entrega concreta
Pergunte ao contabilista se precisa dos dois anexos separados, do ficheiro híbrido original ou apenas de uma versão legível para uma etapa específica. Se pedir uma importação, precisa também dos requisitos de formato. Converter por sua iniciativa para outro XML sem essa combinação pode acrescentar trabalho e incerteza.
Num exemplo fictício, chegam os ficheiros faktura-184.pdf e faktura-184.xml. O contabilista confirma que o seu sistema consegue processar o formato XML indicado pelo fornecedor, mas também quer o PDF para verificar. Entrega ambos os originais e escreve na mensagem que se referem ao mesmo documento, de acordo com a confirmação do fornecedor.
Se o contabilista não utilizar o XML, não tem de o converter manualmente. Conserve-o com os restantes documentos originais e use o ficheiro combinado para a tarefa atual. Se a importação falhar ou os dados diferirem entre as versões, comunique o erro ou a diferença concreta ao fornecedor e ao contabilista. Não tente corrigir a divergência reescrevendo a fatura original.