Zachovajte podklady, kým vyberiete formát
V e-maile od dodávateľa sú dve prílohy: PDF, ktoré si ľahko prečítate, a XML, s ktorým bežne nepracujete. Je lákavé poslať účtovníčke iba PDF a druhý súbor vynechať. Najprv však zistite, na čo obe prílohy slúžia a čo potrebuje účtovný systém.
Cieľom nie je naučiť sa ručne čítať XML. Stačí zachovať pôvodné podklady, zistiť, či patria k rovnakému dokladu, a dohodnúť ich odovzdanie.
Dva súbory nemusia znamenať hybridnú faktúru
PDF môže byť čitateľnou podobou dokladu a XML môže obsahovať jeho štruktúrované údaje na spracovanie. Okrem samostatných príloh existujú aj hybridné formáty. Napríklad Factur-X spája čitateľný dokument PDF/A-3 so štruktúrovanými údajmi XML vloženými priamo doň. Tento princíp opisuje FNFE-MPE, ktorý sa podieľa na štandarde Factur-X.
FNFE-MPE, ktorý sa podieľa na štandarde Factur-X →
Samotné prílohy s príponami PDF a XML vám však nepovedia, že ide práve o Factur-X alebo že ich cieľový systém dokáže spracovať. Rovnako podľa prípony nemôžete potvrdiť zhodu všetkých údajov. Na ďalší postup potrebujete informáciu od dodávateľa alebo účtovníčky, nie odhad názvu formátu.
Pred akoukoľvek úpravou uchovajte originály
Uložte obe prílohy spolu s informáciou, z ktorej správy prišli. Otvorte čitateľné PDF a skontrolujte dodávateľa, číslo dokladu a obdobie či nákup, ktorého sa týka. Ak správa obsahuje viac faktúr, nepriraďujte XML k prvému PDF iba podľa poradia príloh.
Nejasnú dvojicu overte u dodávateľa. Môžete sa spýtať: „Ktoré XML patrí k faktúre s týmto číslom a v akom formáte ho dodávate?“ Odpoveď uchovajte pri podkladoch, aby účtovníčka nemusela väzbu hľadať znova.
Nepoužívajte tlač do PDF ani inú úpravu na vytvorenie jedinej verzie, ktorú zachováte a pošlete. Takáto kópia môže vyzerať rovnako, ale nenahradí pôvodný súbor so všetkými jeho časťami vrátane prípadných vložených údajov. Na bežné čítanie môžete používať kópiu; originál ponechajte dostupný.
Dohodnite konkrétne odovzdanie
Spýtajte sa účtovníčky, či potrebuje obe samostatné prílohy, pôvodný hybridný súbor alebo len čitateľnú podobu na konkrétny pracovný krok. Ak žiada import, potrebujete aj jej požiadavku na formát. Vlastný prevod do iného XML bez tejto dohody môže pridať prácu a neistotu.
Vo fiktívnom príklade prídu súbory faktura-184.pdf a faktura-184.xml. Účtovníčka potvrdí, že jej systém vie spracovať formát XML uvedený dodávateľom, ale chce aj PDF na kontrolu. Odovzdáte oba originály a do správy napíšete, že podľa potvrdenia dodávateľa patria k rovnakému dokladu.
Ak účtovníčka XML nevyužije, nemusíte ho ručne prevádzať. Uchovajte ho s ostatnými pôvodnými podkladmi a na aktuálnu úlohu použite dohodnutý súbor. Ak import zlyhá alebo sa údaje medzi podobami líšia, odovzdajte konkrétnu chybu či rozdiel dodávateľovi a účtovníčke. Nesnažte sa nesúlad opraviť prepísaním originálnej faktúry.