Gardez les pièces avant de choisir le format
L’e-mail du fournisseur contient deux pièces jointes : un PDF facile à lire et un XML que vous n’utilisez pas habituellement. Il est tentant d’envoyer seulement le PDF à votre comptable et d’écarter l’autre fichier. Vérifiez toutefois d’abord le rôle des deux pièces et les besoins du système comptable.
Le but n’est pas d’apprendre à lire un XML manuellement. Il suffit de conserver les pièces originales, de déterminer si elles correspondent à la même facture et de convenir de leur transmission.
Deux fichiers ne constituent pas forcément une facture hybride
Le PDF peut être la version lisible d’un document, tandis que le XML peut contenir ses données structurées destinées au traitement. Il existe aussi des formats hybrides, en plus des pièces jointes séparées. Par exemple, Factur-X associe un document PDF/A-3 lisible à des données XML structurées directement intégrées dans celui-ci. FNFE-MPE, qui contribue à la norme Factur-X, décrit ce principe.
FNFE-MPE, qui contribue à la norme Factur-X →
La seule présence de pièces jointes portant les extensions PDF et XML ne permet pas de conclure qu’il s’agit de Factur-X ni que le système destinataire saura les traiter. L’extension ne suffit pas non plus à confirmer que toutes les données correspondent. Pour la suite, il vous faut une information du fournisseur ou de votre comptable, et non une supposition sur le nom du format.
Conservez les originaux avant toute modification
Enregistrez les deux pièces jointes avec une indication du message dont elles proviennent. Ouvrez le PDF lisible et vérifiez le fournisseur, le numéro du document et la période ou l’achat concerné. Si le message contient plusieurs factures, n’associez pas le XML au premier PDF simplement d’après l’ordre des pièces jointes.
Faites vérifier une paire incertaine par le fournisseur. Vous pouvez demander : « Quel XML correspond à la facture portant ce numéro et dans quel format le fournissez-vous ? » Conservez la réponse avec les pièces, pour éviter à votre comptable de rechercher à nouveau le lien.
N’utilisez pas l’impression en PDF ou une autre modification pour créer la seule version que vous gardez et transmettez. Une copie ainsi produite peut sembler identique, mais ne remplace pas le fichier original avec toutes ses composantes, notamment d’éventuelles données intégrées. Vous pouvez utiliser une copie pour la lecture courante ; gardez l’original disponible.
Convenez d’une transmission précise
Demandez à votre comptable s’il lui faut les deux pièces jointes séparées, le fichier hybride original ou seulement une version lisible pour une étape particulière. S’il demande un import, il vous faut aussi connaître le format attendu. Convertir vous-même le fichier dans un autre XML sans cet accord peut ajouter du travail et de l’incertitude.
Dans un exemple fictif, vous recevez les fichiers faktura-184.pdf et faktura-184.xml. Votre comptable confirme que son système peut traiter le format XML indiqué par le fournisseur, mais souhaite aussi le PDF pour vérification. Transmettez les deux originaux et précisez dans votre message qu’ils correspondent au même document, selon la confirmation du fournisseur.
Si votre comptable n’utilise pas le XML, vous n’avez pas à le convertir manuellement. Conservez-le avec les autres pièces originales et utilisez le fichier convenu pour la tâche actuelle. Si l’import échoue ou si les données diffèrent entre les versions, communiquez l’erreur ou l’écart précis au fournisseur et à votre comptable. N’essayez pas de résoudre l’incohérence en réécrivant la facture originale.