HeyRup pour les entrepreneurs qui ont plusieurs activités
Plusieurs entreprises. Les factures de chacune restent séparées.
Les factures de plusieurs entreprises et les achats personnels se retrouvent facilement dans la même boîte mail. HeyRup les classe selon les règles que vous avez confirmées. Vous les vérifiez et les téléchargez pour le bon comptable.
Une organisation, plusieurs entreprises
Ce qui compte, c’est le destinataire de la facture.
Le même hébergeur peut vous envoyer des factures pour deux sociétés. Dire « envoyez tout ce qui vient de l’hébergeur au comptable » ne suffit donc pas. HeyRup s’appuie sur le client nommé dans le document et sur vos règles.
Gérez les entreprises, les catégories et les destinataires dans un même espace. Chaque comptable reçoit uniquement les pièces des entreprises concernées. Les achats personnels restent à part.
Sans programmation
Décrivez les règles avec vos propres mots.
« Envoyez les documents établis au nom de l’entreprise Alfa à son comptable. Les factures de l’entreprise Beta vont à l’autre comptable. N’envoyez pas les achats personnels. »
Exemple d’instruction illustratifLors de la première recherche, nous vous montrons les documents trouvés et une proposition de classement. Vous confirmez que les attributions correspondent à votre activité. Si des règles se chevauchent ou qu’un point doit être précisé, le cas concerné vous est présenté.
Un nouveau fournisseur n’exige pas forcément une nouvelle règle. Si la facture concerne un client connu et respecte les conditions approuvées, elle peut poursuivre son parcours. Pour un nouveau client, nous vous demandons d’abord de décider.
Votre comptable n’a pas à apprendre une autre application.
Choisissez le comptable, les entreprises et les documents. Vérifiez l’aperçu avant de confirmer ; chaque entreprise fait l’objet d’un e-mail distinct. Vous pouvez activer un programme régulier pour les périodes suivantes.
Une facture incertaine ne doit pas nécessairement bloquer les autres. Elle reste en attente de votre décision et n’est pas attribuée au hasard à une entreprise.
Comment cela fonctionne-t-il avec plusieurs entreprises ?
Chaque entreprise doit-elle avoir sa propre boîte mail ?
Non. Une boîte mail peut recevoir les factures de plusieurs entreprises. Vous pouvez aussi connecter plusieurs boîtes : la source du message et l’entreprise figurant sur la facture sont deux choses différentes.
Dois-je payer séparément pour chaque identifiant d’entreprise ?
Un forfait appartient à une organisation cliente. Ses entreprises et boîtes mail connectées partagent le quota de factures. Ajouter une entreprise ne signifie pas à lui seul ajouter un abonnement.
Un collègue ou un comptable peut-il nous rejoindre ?
Le propriétaire gère l’organisation. Le comptable reçoit les PDF sélectionnés par e-mail, sans accès à votre boîte mail. Les accès partagés et les rôles d’équipe sont prévus pour la suite.
Moins de relances pour les factures
Pour le prochain envoi, partez de factures déjà réunies.
Connectez votre boîte mail, vérifiez les factures trouvées et envoyez-les au bon comptable.
Je veux recommander HeyRup à mes clients →Un mois, deux entreprises, deux comptables
L’hébergement concerne Alpha, le téléphone Beta. Un achat personnel reste à part. Pour un nouveau destinataire de facture, vérifiez les données du PDF et choisissez l’entreprise concernée.
Résolvez d’abord l’ambiguïté. Une nouvelle règle ne s’applique qu’après votre confirmation. L’expéditeur seul ne suffit pas toujours à identifier la bonne entreprise.
Vérifiez les documents classés et envoyez-les au bon comptable après confirmation de l’aperçu, ou téléchargez-les séparément. Les exemples PDF ci-dessous représentent les documents originaux, pas un nouveau rapport.
Ouvrir un exemple PDF
Entreprise Alphahebergement-alpha.pdf ↗Entreprise Betatelephone-beta.pdf ↗Ouvrez les exemples de PDF. Ils contiennent des données fictives et ne sont pas des pièces comptables. HeyRup n’émet pas de factures.