Useampaa yritystä pyörittävälle
Useita yrityksiä. Jokaisen laskut omassa paikassaan.
Eri yritysten laskut ja yksityiset ostot päätyvät helposti samaan sähköpostiin. HeyRup pitää ne erillään hyväksymiesi sääntöjen mukaan. Sinä tarkistat tositteet ja lataat kullekin kirjanpitäjälle oikeat tiedostot.
Useita yrityksiä yhdessä organisaatiossa
Ratkaisevaa on, kenelle lasku on osoitettu.
Saatat saada laskuja kahdelta yritykseltä samalta hosting-palveluntarjoajalta. Siksi sanonta "lähetä kaikki hosting-palveluntarjoajalta kirjanpitäjälle" ei riitä. HeyRup käyttää asiakirjassa nimettyä asiakasta ja sääntöjäsi.
Hallitse yrityksiä, luokkia ja vastaanottajia samassa paikassa. Kukin kirjanpitäjä saa vain omien yritystensä asiakirjat. Yksityisostokset pidetään erillään.
Ei ohjelmointia
Kuvaile säännöt omin sanoin.
"Lähetä Alfalle myönnetyt asiakirjat sen kirjanpitäjälle. Yritys Betan laskut kuuluvat toiselle kirjanpitäjälle. Älä lähetä henkilökohtaisia ostoksia."
Havainnollistava ohjeesimerkkiEnsimmäisen haun aikana näytämme sinulle löydetyt asiakirjat ja ehdotetun lajittelumallin. Vahvistat, että tehtävät vastaavat yritystäsi. Jos säännöt ovat päällekkäisiä tai jotain kaipaa selvennystä, näet yksittäisen tapauksen.
Uusi toimittaja ei välttämättä tarkoita uutta sääntöä. Jos lasku kuuluu tunnetulle asiakkaalle ja täyttää hyväksytyt ehdot, voidaan laskua jatkaa. Uudelta asiakkaalta pyydämme ensin sinun päätöstäsi.
Kirjanpitäjä voi jatkaa tutuilla työkaluilla.
Valitse kirjanpitäjä, yritykset ja asiakirjat. Näet esikatselun ennen vahvistamista. Kullekin yritykselle lähetetään erillinen sähköposti. Seuraavia jaksoja varten voit ottaa käyttöön toistuvan aikataulun.
Yhden epäselvän laskun ei tarvitse kestää muuta. Se jää sinulle päätöksen tekemistä varten, eikä sitä ole satunnaisesti kohdistettu yritykseen.
Näin HeyRup toimii usean yrityksen kanssa.
Tarvitseeko jokainen yritys oman sähköpostilaatikon?
Ei. Samassa sähköpostilaatikossa voi olla useiden yritysten laskuja. Voit yhdistää myös useita laatikoita. Viestin lähde ja laskun vastaanottajayritys ovat eri asioita.
Maksanko jokaisesta Y-tunnuksesta erikseen?
Paketti kuuluu yhdelle asiakasorganisaatiolle. Sen yritykset ja liitetyt postilaatikot jakavat laskurajan. Pelkästään toisen yrityksen lisääminen ei tarkoita uutta tilausta.
Voiko kollega tai kirjanpitäjä liittyä?
Omistaja hallitsee organisaatiota. Kirjanpitäjä saa valitut PDF-tiedostot sähköpostitse eikä tarvitse pääsyä sähköpostilaatikkoosi. Jaettu käyttöoikeus ja tiimiroolit ovat myöhempiä kehitysvaiheita.
Vähemmän laskujen etsimistä
Aloita seuraavalla kerralla valmiiksi kootuista tositteista.
Yhdistä sähköpostilaatikkosi, tarkista löytyneet laskut ja lähetä ne oikealle kirjanpitäjälle.
Haluan suositella HeyRupia asiakkailleni →Yksi kuukausi, kaksi yritystä, kaksi kirjanpitäjää
Verkkohotelli kuuluu Alfalle, puhelin Betalle. Yksityisostos pidetään erillään. Tarkista uuden laskunsaajan tiedot PDF:stä ja valitse oikea yritys.
Selvitä epäselvyys ensin. Uusi sääntö tulee voimaan vasta vahvistuksesi jälkeen. Pelkkä lähettäjä ei aina kerro oikeaa yritystä.
Valitse kirjanpitäjä, yritykset ja asiakirjat. Näet esikatselun ennen vahvistamista. Kullekin yritykselle lähetetään erillinen sähköposti. Seuraavia jaksoja varten voit ottaa käyttöön toistuvan aikataulun.
Avaa PDF-esimerkki
Yritys Alfawebhotelli-alfa.pdf ↗Yritys Betapuhelin-beta.pdf ↗Avaa PDF-esimerkit. Ne sisältävät kuvitteellisia tietoja eivätkä ole kirjanpitotositteita. HeyRup ei laadi laskuja.