Laskut sähköpostista. Oikealle kirjanpitäjälle.
Laskut kasaan ilman turhaa etsimistä.
HeyRup löytää PDF-laskut sähköpostistasi, lajittelee ne vahvistettujen sääntöjen mukaan ja lähettää ne oikealle kirjanpitäjälle. Epäselvissä tilanteissa sinä päätät.
Arvioi ajansäästö
Vähemmän etsimistä. Enemmän aikaa työhösi.
Vertaa laskujen käsin etsimistä ja lajittelua omaan työaikaasi HeyRupissa. Luvut ovat muokattava laskuesimerkki, eivät asiakkailta mitattuja tuloksia.
Laskuja kuukaudessa: 50
Käsin
100 min
Oma työaikasi HeyRupissa
15 min
Erotus kuukaudessa
85 min
Laskemme aktiivisen työaikasi alkuasetusten jälkeen. Odotusaika, sähköpostilaatikon ensimmäinen yhdistäminen, sääntöjen määritys ja yhdistetyn laatikon ulkopuoliset asiakirjat eivät sisälly laskelmaan. Useammat epäselvät laskut vaativat enemmän tarkistamista.
Näin mittaat säästön omilla laskuillasi →Useampaa yritystä pyörittävälle
Kolme yritystä. Kaksi kirjanpitäjää. Yksi täysi postilaatikko.
Webhotellin lasku tulee työsähköpostiin, tilausmaksu omaan osoitteeseesi. Osa ostoista kuuluu yritykselle, osa on yksityisiä. Kun kirjanpitäjä pyytää tositteita, alat taas käydä samoja viestejä läpi. Mitkä laskut lähetit jo?
Hyväksyt säännöt, ja HeyRup käyttää niitä myös seuraaviin laskuihin. Joka kuukausi ei tarvitse aloittaa alusta.
Minulla on useita yrityksiä →Miten se toimii
Täydestä sähköpostista kootuiksi tositteiksi.
Yhdistä sähköpostitilisi
Aloitamme IMAPista. Gmail-yhteys on valmisteilla.
- IMAPEnsimmäisenä julkaisussa
- Suunnitteilla
- Suunnitteilla
- Suunnitteilla
- Suunnitteilla
- Suunnitteilla
- Suunnitteilla
- Suunnitteilla
- Suunnitteilla
- Suunnitteilla
- Suunnitteilla
- Suunnitteilla
- Suunnitteilla
Yhdistä sähköpostitilisi
Valitse ajanjakso ja aloita haku. HeyRup näyttää löydetyt laskut sekä sen, miltä tililtä ja ajanjaksolta ne ovat.
Vahvista, mille yritykselle tosite kuuluu
Lisää yrityksesi ja tositteiden vastaanottajat. Löydettyjen laskujen perusteella ehdotamme ensimmäisiä lajittelusääntöjä.
Tarkista ja lähetä kirjanpitäjälle
Avaa alkuperäinen PDF, selvitä epäselvyydet ja lähetä valitut asiakirjat kirjanpitäjälle. Tarkista vastaanottaja ja paketin sisältö ennen lähettämistä.
HeyRupin sisällä
Kaksi yritystä. Kolme asiakirjaa. Yksi päätös.
Webhotelli kuuluu Alfalle, puhelinlasku Betalle. Kolmas asiakirja odottaa luokitteluasi. Näet tarkasti, mikä lasku tarvitsee huomiota.
Säännöt omin sanoin
Sääntösi ohjaavat lajittelua. Epäselvät asiat ratkaiset sinä.
HeyRup lajittelee laskut oikealle yritykselle hyväksyttyjen sääntöjen mukaan. Yksityiset ostot pysyvät erillään. Jos laskunsaajaa ei tunnisteta tai säännöt ovat ristiriidassa, näytämme tositteen ja pyydämme sinua päättämään.
Uusi sääntö otetaan käyttöön vasta hyväksyntäsi jälkeen. Muiden, jo selvitettyjen tositteiden käsittely voi jatkua sillä välin.
Havainnollistava esimerkki lajittelusta
Kirjanpitäjä ei tarvitse uutta tiliä
Laskut suoraan kirjanpitäjän sähköpostiin.
Lähetämme alkuperäiset PDF-tiedostot sähköpostitse valittuun osoitteeseen. Jos ne eivät mahdu yhteen viestiin, jaamme ne osiin. HeyRupissa näet, mitä on lähetetty ja mikä vaatii vielä huomiota.
Jos tiedosto on liian suuri myös erilliseen sähköpostiin, ilmoitamme siitä ja tarjoamme latauksen. Toimita se toisella kirjanpitäjän kanssa sovitulla tavalla.
HeyRup tilitoimistoille →Mitä toimitat kirjanpitäjälle
Alkuperäiset PDF:t. Jokainen oikealle yritykselle.
Tarkista ja lataa luokitellut asiakirjat. Kirjanpitäjä voi avata PDF:t ilman HeyRup-tiliä.
Avaa PDF-esimerkit. Ne sisältävät kuvitteellisia tietoja eivätkä ole kirjanpitotositteita. HeyRup ei laadi laskuja.
Sopiiko tämä minulle?
Kun tositteet hukkuvat sähköposteihin.
HeyRup auttaa, kun…
Saat PDF-laskuja sähköpostiin, valmistelet ne kirjanpitäjälle ja haluat erotella eri yritysten asiakirjat tai yksityisostokset.
Tarvitsemme asiakirjat PDF-liitteinä
Skannaa kuitit PDF-muotoon ja pyydä portaalien asiakirjat PDF-liitteinä sähköpostiin. JPG/PNG-kuvat ja portaalilinkit eivät vielä riitä. HeyRup ei korvaa kirjanpito-ohjelmistoa eikä kirjanpitäjän harkintaa.
Sinun sähköpostisi. Selkeät pelisäännöt.
Sähköpostilaatikon käyttöoikeudella on selkeä tarkoitus.
Salattu IMAP-yhteys
Tallennamme kirjautumistiedot salattuina. Voit katkaista sähköpostilaatikon yhteyden. Emme muuta, poista tai merkitse viestejä luetuiksi.
Tiedät, miten tositteita käsitellään
Käsittelemme PDF-tiedostot palvelimella sääntöjen, tekstintunnistuksen (OCR) ja tarvittaessa tekoälyn avulla. Emme käytä tietoja mainontaan tai yleiskäyttöisten tekoälymallien kouluttamiseen.
Työkopiot kolmeksi kuukaudeksi
Kopioita käytetään tositteiden lajitteluun ja valmisteluun. Niiden sisältö poistetaan kolmen kalenterikuukauden kuluttua ensimmäisestä tuonnista.
Aloita omista laskuistasi
Ensimmäiset kymmenen laskua kuukaudessa ovat maksuttomia.
Etsi laskut, lajittele ne ja lähetä ne kirjanpitäjälle. Maksulliset tilaukset ovat valmisteilla. Saman organisaation yritykset jakavat yhteisen laskumäärän.
Katso hinnat →Ennen kuin aloitat
Vastauksia yleisiin kysymyksiin.
Mitä HeyRup tarkalleen ottaen tekee?
HeyRup löytää PDF-laskut yhdistetystä sähköpostilaatikosta ja lajittelee ne vahvistamiesi sääntöjen mukaan. Selvitä epäselvyydet ennen lähettämistä. Voit lähettää valitut asiakirjat kirjanpitäjälle suoraan HeyRupista tai ladata ne.
Pitääkö minun avata sovellus joka kuukausi?
Voit lähettää asiakirjat kerran esikatselun tarkistamisen jälkeen tai ottaa käyttöön toistuvan lähetysaikataulun. Valitse yritykset, kirjanpitäjät ja mukaan tulevat asiakirjat. Selvitä epäselvyydet ensin.
Voiko minulla olla useita yrityksiä ja kirjanpitäjiä?
Kyllä. Määrität yritykset, säännöt ja vastaanottajat yhden organisaation sisällä. Kukin kirjanpitäjä saa omien yritystensä asiakirjat, ja yksityisostokset pidetään erillään. Tilauksen laskumäärä lasketaan koko organisaatiolle yhteisesti.
Tarvitseeko kirjanpitäjäni uuden tilin?
Ei. Kirjanpitäjä saa PDF-liitteet sähköpostitse. Hänen ei tarvitse luoda HeyRup-tiliä eikä vaihtaa kirjanpitojärjestelmää.
Löydätkö kaikki asiakirjani?
HeyRup etsii PDF-liitteet yhdistetystä sähköpostilaatikosta valitulta ajanjaksolta. Vain toimittajaportaaleissa olevat laskut, paperikuitit ja muut yhdistettyjen lähteiden ulkopuoliset asiakirjat on lisättävä erikseen. Valmis haku kertoo tästä rajatusta hausta, ei koko kirjanpitosi kattavuudesta.
Miten hoidat henkilökohtaiset ostokset?
Yksityisiä ostoksia ei lähetetä automaattisesti kirjanpitäjälle. Vahvistat tositteen yrityksen ja ratkaiset epäselvät tapaukset. HeyRup ei arvioi, onko meno verotuksessa vähennyskelpoinen.
Miksi tarvitsette pääsyn sähköpostilaatikkoon?
Jotta löydämme PDF-liitteitä sisältävät viestit ja tunnistamme laskut. IMAP-yhteyttä varten annat palvelimen, käyttäjätunnuksen ja salasanan tai sovellussalasanan. Tallennamme salasanan salattuna. Valitset luettavat kansiot. Emme muuta, poista tai merkitse viestejä luetuiksi.
Kuinka kauan säilytät laskujani?
Säilytämme työkopiot kolme kalenterikuukautta ensimmäisestä tuonnista. Uusi haku tai lähetys ei pidennä aikaa. Järjestä pitkäaikaissäilytys erikseen. Emme poista sähköpostin alkuperäisiä liitteitä.
Tarvitsetko vaiheittaiset ohjeet? Avaa ohjeet →
Tutustu HeyRupiin
Vähemmän laskujen etsimistä
Aloita seuraavalla kerralla valmiiksi kootuista tositteista.
Yhdistä sähköpostilaatikkosi, tarkista löytyneet laskut ja lähetä ne oikealle kirjanpitäjälle.
Haluan suositella HeyRupia asiakkailleni →