As faturas do seu e-mail. No contabilista certo.
Menos tempo à procura de faturas.
O HeyRup encontra as faturas PDF na sua caixa de correio, classifica-as e envia-as ao contabilista certo. Decide sobre os casos duvidosos e o envio.
Estimativa de poupança de tempo
Menos pesquisas. Mais tempo para o seu negócio.
Compare a pesquisa e organização manual de faturas com o tempo que dedica ao HeyRup. Os valores são um exemplo ajustável, não resultados medidos em clientes.
Faturas por mês: 50
Manualmente
100 min
O seu tempo com o HeyRup
15 min
Diferença por mês
85 min
O cálculo inclui o seu tempo de trabalho após a configuração inicial. Exclui a espera pelo processamento, a primeira ligação, as regras iniciais e os documentos fora da caixa ligada. Mais casos duvidosos exigem mais revisão.
Como medir a poupança com as suas próprias faturas →Para quem gere várias empresas
Três empresas. Dois contabilistas. Uma caixa de entrada cheia.
A fatura do alojamento chega ao e-mail de trabalho e a de uma subscrição ao pessoal. Há compras da empresa e compras suas. Quando o contabilista pede os documentos, volta às mesmas mensagens, sem saber ao certo o que já enviou.
Define as regras e o HeyRup aplica-as às faturas seguintes. Não precisa de recomeçar todos os meses.
Tenho várias empresas →Como funciona
Da caixa de entrada aos documentos para o contabilista.
Ligue a sua conta de e-mail
Começamos com IMAP. O conector Gmail está em preparação.
- IMAPO primeiro disponível no lançamento
- Em preparação
- Em preparação
- Em preparação
- Em preparação
- Em preparação
- Em preparação
- Em preparação
- Em preparação
- Em preparação
- Em preparação
- Em preparação
- Em preparação
Ligue a sua conta de e-mail
Escolha o período e inicie a pesquisa. Nas faturas encontradas, consegue ver a conta de origem e o período a que pertencem.
Confirme a que empresa pertence cada documento
Adicione as suas empresas e os destinatários dos documentos. As faturas encontradas ajudam-nos a propor as primeiras regras de organização.
Verifique e envie ao contabilista
Abra os PDF originais, resolva as dúvidas e envie os documentos selecionados ao contabilista. Verifique o destinatário e o conteúdo do conjunto antes de confirmar.
Dentro do HeyRup
Duas empresas. Três documentos. Uma decisão.
O alojamento pertence à Alfa, o telefone à Beta. O terceiro documento aguarda a sua classificação. Vê exatamente qual a fatura que precisa de atenção.
Regras que fazem sentido para si
Aplicamos as suas regras. Em caso de dúvida, perguntamos.
O HeyRup atribui cada fatura à empresa certa de acordo com as regras confirmadas. As compras pessoais ficam à parte. Se o destinatário da fatura não for reconhecido ou houver regras contraditórias, mostramos-lhe o documento e pedimos a sua decisão.
Só aplicamos uma nova regra depois de a confirmar. Os restantes documentos, já atribuídos sem dúvidas, podem continuar a ser processados.
Exemplo ilustrativo de classificação
Sem criar uma conta para o contabilista
As faturas diretamente no e-mail do contabilista.
Enviamos um e-mail com os PDF originais para o endereço escolhido. Se os documentos não couberem numa mensagem, dividimo-los em várias partes. No HeyRup vê o que foi enviado e o que ainda precisa de atenção.
Se um ficheiro não couber sequer num e-mail separado, avisamos e disponibilizamos o descarregamento. Pode entregá-lo por outra via combinada com o contabilista.
HeyRup para gabinetes de contabilidade →O que entrega ao contabilista
Os PDF originais. Cada um para a empresa certa.
Verifique e descarregue os documentos classificados. O contabilista pode abrir os PDF sem uma conta HeyRup.
Abra os PDF de exemplo. Contêm dados fictícios e não são documentos contabilísticos. O HeyRup não emite faturas.
É adequado para mim?
Quando os documentos se perdem nos e-mails.
O HeyRup ajuda quando…
Recebe faturas PDF no e-mail, prepara-as para o contabilista e precisa de separar documentos de diferentes empresas ou compras pessoais.
Precisamos de documentos em anexos PDF
Digitalize os recibos para PDF e receba os documentos dos portais como anexos PDF. Fotografias JPG/PNG e ligações para portais ainda não são suficientes. O HeyRup não substitui o software de contabilidade nem o critério do contabilista.
A sua caixa de correio. Regras claras.
O acesso à sua caixa de correio tem uma finalidade concreta.
Ligação IMAP cifrada
Guardamos as credenciais cifradas. Pode desligar a caixa de correio. Não alteramos nem apagamos mensagens, nem as marcamos como lidas.
Sabe como tratamos os documentos
Processamos os PDF no servidor com regras, reconhecimento de texto (OCR) e, quando necessário, IA. Não usamos estes dados para publicidade nem para treinar modelos de IA de uso geral.
Cópias de trabalho durante três meses
As cópias servem para organizar e preparar os documentos. Apagamos o respetivo conteúdo três meses de calendário após a primeira importação.
Comece pelas suas faturas
As primeiras dez faturas de cada mês são gratuitas.
Encontre as faturas, classifique-as e envie-as ao contabilista. Os planos pagos estão em preparação. As empresas de uma organização partilham o mesmo volume.
Ver preços →Antes de começar
Respostas às dúvidas mais comuns.
O que faz o HeyRup?
Encontra as faturas PDF na caixa de correio ligada e classifica-as segundo as regras confirmadas. Resolve os casos duvidosos antes do envio. Pode enviar os documentos selecionados ao contabilista a partir do HeyRup ou descarregá-los.
Tenho de abrir a aplicação todos os meses?
Pode fazer um envio pontual depois de verificar a pré-visualização ou ativar um plano periódico. Escolha as empresas, os contabilistas e os documentos a incluir. Resolva primeiro os casos duvidosos.
Posso ter várias empresas e contabilistas?
Sim. Configure empresas, regras e destinatários numa organização. Envie a cada contabilista os documentos das respetivas empresas e deixe as compras pessoais de fora. O volume do plano é partilhado por toda a organização.
O meu contabilista precisa de uma nova conta?
Não. O contabilista recebe os PDF como anexos de e-mail. Não precisa de criar uma conta no HeyRup nem de mudar de programa de contabilidade.
Encontrará absolutamente todos os meus documentos?
O HeyRup procura anexos PDF na conta de e-mail ligada e no período escolhido. As faturas que só estão nos portais dos fornecedores, os recibos em papel e os documentos de outras fontes têm de ser acrescentados à parte. Uma pesquisa concluída não garante que a documentação contabilística esteja completa.
Como lida com as compras pessoais?
As compras pessoais não são enviadas automaticamente ao contabilista. Confirma a que empresa pertence cada documento e esclarece os casos duvidosos. O HeyRup não decide se uma despesa é fiscalmente dedutível.
Porque precisam de acesso à minha caixa de correio?
Para encontrar mensagens com anexos PDF e reconhecer as faturas. Para IMAP, indica o servidor, o nome de utilizador e a palavra-passe, ou uma palavra-passe de aplicação. Guardamo-la cifrada. Escolhe as pastas a ler; não alteramos nem apagamos mensagens, nem as marcamos como lidas.
Durante quanto tempo guardam as minhas faturas?
Guardamos cópias de trabalho durante três meses de calendário após a primeira importação. Uma nova pesquisa ou um envio não prolongam esse prazo. Organize a conservação a longo prazo à parte. Não apagamos os anexos originais no e-mail.
Precisa de ajuda passo a passo? Consultar a ajuda →
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Menos tempo perdido com faturas
Na próxima entrega, comece pelos documentos já reunidos.
Ligue a caixa de correio, verifique as faturas encontradas e envie-as ao contabilista certo.
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