Faktury z e-maila. U właściwej osoby w księgowości.
Księgowość czeka na faktury. Ty masz firmę do prowadzenia.
HeyRup znajduje faktury PDF w Twojej skrzynce, sortuje je i wysyła do właściwej osoby w księgowości. Ty decydujesz o niejasnościach i wysyłce.
Kalkulator oszczędności czasu
Mniej szukania. Więcej czasu na pracę.
Porównaj ręczne szukanie i porządkowanie faktur z czasem, który poświęcasz na HeyRup. Poniższe liczby to edytowalny przykład, a nie wyniki pomiarów u klientów.
Faktur miesięcznie: 50
Ręcznie
100 min
Twój czas z HeyRup
15 min
Różnica miesięcznie
85 min
Liczymy czas Twojej pracy po pierwszej konfiguracji. Pomijamy oczekiwanie na przetwarzanie, pierwsze podłączenie skrzynki i ustawienie reguł oraz dokumenty spoza podłączonej skrzynki. Więcej niejasnych przypadków oznacza dłuższą kontrolę.
Jak zmierzyć oszczędność na własnych fakturach →Dla osób prowadzących kilka firm
Trzy firmy. Dwie osoby od księgowości. Jedna pełna skrzynka.
Faktura za hosting trafia na służbową skrzynkę, a za abonament na prywatną. Część zakupów jest firmowa, część osobista. Gdy księgowość prosi o dokumenty, znów przeszukujesz te same wiadomości i zastanawiasz się, co już zostało wysłane.
Ustalasz reguły, a HeyRup stosuje je do kolejnych faktur. Nie musisz za każdym razem zaczynać od zera.
Prowadzę kilka firm →Jak to działa
Od wiadomości w skrzynce do dokumentów dla księgowości.
Połącz swoją skrzynkę e-mail
Zaczynamy od IMAP. Konektor Gmail jest w przygotowaniu.
- IMAPJako pierwszy przy uruchomieniu
- W przygotowaniu
- W przygotowaniu
- W przygotowaniu
- W przygotowaniu
- W przygotowaniu
- W przygotowaniu
- W przygotowaniu
- W przygotowaniu
- W przygotowaniu
- W przygotowaniu
- W przygotowaniu
- W przygotowaniu
Połącz skrzynkę e-mail
Wybierz okres i uruchom wyszukiwanie. Przy znalezionych fakturach zobaczysz, z której skrzynki i z jakiego okresu pochodzą.
Potwierdź, do której firmy należy dokument
Dodaj swoje firmy i odbiorców ich dokumentów. Na podstawie znalezionych faktur pomożemy Ci ułożyć pierwsze reguły.
Sprawdź i wyślij do księgowości
Otwierasz oryginalny PDF, wyjaśniasz niejasności i wysyłasz wybrane dokumenty do księgowości. Przed potwierdzeniem sprawdzasz odbiorcę oraz zawartość pakietu.
Wewnątrz HeyRup
Dwie firmy. Trzy dokumenty. Jedna decyzja.
Hosting należy do Alfy, telefon do Bety. Trzeci dokument czeka na Twoje przypisanie. Widzisz dokładnie, która faktura wymaga uwagi.
Reguły, które rozumiesz
Znane reguły stosujemy sami. Wątpliwości wyjaśniamy z Tobą.
HeyRup przypisuje faktury do właściwej firmy według zatwierdzonych reguł. Prywatne zakupy zostają osobno. Gdy nabywca na fakturze jest nieznany albo reguły się pokrywają, pokazujemy dokument i prosimy Cię o decyzję.
Nową regułę zastosujemy dopiero po Twoim zatwierdzeniu. Pozostałe dokumenty, które nie budzą wątpliwości, mogą być dalej przetwarzane.
Przykład sortowania ilustrujący
Bez dodatkowego konta dla księgowości
Faktury prosto na e-mail księgowości.
Na wybrany adres wysyłamy e-mail z oryginalnymi plikami PDF. Jeśli dokumenty nie mieszczą się w jednej wiadomości, dzielimy je na części. W HeyRup zobaczysz, co zostało wysłane i co nadal wymaga uwagi.
Jeśli pojedynczy plik jest zbyt duży nawet na osobny e-mail, poinformujemy Cię i umożliwimy pobranie go. Możesz przekazać go inną drogą uzgodnioną z księgowością.
HeyRup dla biur rachunkowych →Co przekazujesz księgowości
Oryginalne pliki PDF. Każdy dla właściwej firmy.
Sprawdź i pobierz przypisane dokumenty. Księgowość otworzy pliki PDF bez konta w HeyRup.
Otwórz przykładowe pliki PDF. Zawierają fikcyjne dane i nie są dokumentami księgowymi. HeyRup nie wystawia faktur.
Czy to dla mnie?
Gdy dokumenty giną w e-mailach.
HeyRup pomoże Ci, gdy…
Otrzymujesz faktury PDF w skrzynce e-mail, przygotowujesz je dla księgowości i musisz oddzielić dokumenty różnych firm lub zakupy osobiste.
Potrzebujemy dokumentów jako załączników PDF
Zeskanuj paragony do PDF i otrzymuj dokumenty z portali jako załączniki PDF. Zdjęcia JPG/PNG i linki do portali na razie nie wystarczą. HeyRup nie zastępuje programu księgowego ani oceny księgowości.
Twoja skrzynka. Jasne zasady.
Dostęp do skrzynki e-mail ma konkretny cel.
Szyfrowane połączenie IMAP
Dane logowania przechowujemy w postaci zaszyfrowanej. Możesz odłączyć skrzynkę. Nie zmieniamy ani nie usuwamy wiadomości i nie oznaczamy ich jako przeczytane.
Wiesz, co dzieje się z dokumentami
Przetwarzamy pliki PDF na serwerze, korzystając z reguł, rozpoznawania tekstu (OCR) i w razie potrzeby AI. Nie wykorzystujemy tych danych w reklamach ani do trenowania modeli AI ogólnego przeznaczenia.
Kopie robocze na trzy miesiące
Kopie służą do uporządkowania i przygotowania dokumentów. Usuwamy ich treść po trzech miesiącach kalendarzowych od pierwszego importu.
Zacznij od swoich faktur
Pierwsze dziesięć faktur w miesiącu obsłużysz bezpłatnie.
Znajdź faktury, posortuj je i wyślij do księgowości. Płatne plany są w przygotowaniu. Firmy w jednej organizacji korzystają ze wspólnego limitu.
Zobacz cennik →Zanim zaczniesz
Odpowiedzi na najczęstsze pytania.
Co dokładnie robi HeyRup?
Wyszukuje faktury PDF w podłączonej skrzynce i przypisuje je według zatwierdzonych reguł. Niejasności rozstrzygasz przed wysyłką. Wybrane dokumenty wysyłasz do księgowości bezpośrednio z HeyRup albo je pobierasz.
Czy muszę otwierać aplikację co miesiąc?
Możesz wysłać dokumenty jednorazowo po sprawdzeniu podglądu albo włączyć harmonogram. Wybierasz firmy, odbiorców w księgowości i zakres dokumentów. Najpierw wyjaśniasz niejasności.
Czy mogę mieć wiele firm i księgowych?
Tak. W jednej organizacji ustawiasz firmy, reguły i odbiorców. Każdej osobie prowadzącej księgowość wysyłasz dokumenty jej firm, a zakupy prywatne zostawiasz osobno. Limit planu jest wspólny dla organizacji.
Czy mój księgowy potrzebuje nowego konta?
Nie. Osoba prowadząca księgowość otrzymuje załączniki PDF e-mailem. Nie musi zakładać konta w HeyRup ani zmieniać programu księgowego.
Czy znajdziesz absolutnie wszystkie moje dokumenty?
HeyRup wyszukuje załączniki PDF w podłączonej skrzynce i wybranym okresie. Faktury dostępne tylko w portalach dostawców, papierowe paragony i dokumenty z innych źródeł trzeba dodać osobno. Zakończone wyszukiwanie dotyczy tego zakresu, a nie kompletności dokumentacji księgowej.
Jak radzisz sobie z zakupami osobistymi?
Prywatne zakupy nie są automatycznie wysyłane do księgowości. Ty potwierdzasz, do której firmy należy dokument, i rozstrzygasz wątpliwości. HeyRup nie decyduje, czy wydatek można odliczyć od podatku.
Dlaczego potrzebujecie dostępu do skrzynki e-mail?
Aby znaleźć wiadomości z załącznikami PDF i rozpoznać faktury. Dla IMAP podajesz serwer, nazwę użytkownika oraz hasło lub hasło aplikacji. Hasło przechowujemy w postaci zaszyfrowanej. Wybierasz foldery do odczytu; nie zmieniamy ani nie usuwamy wiadomości i nie oznaczamy ich jako przeczytane.
Jak długo przechowujecie moje faktury?
Kopie robocze przechowujemy przez trzy miesiące kalendarzowe od pierwszego importu. Kolejne wyszukiwanie lub wysyłka nie przedłużają tego okresu. O długoterminowe archiwum zadbaj osobno. Nie usuwamy oryginalnych załączników w skrzynce e-mail.
Potrzebujesz instrukcji? Przejdź do pomocy →
Poznaj HeyRup
Mniej szukania faktur
Następnym razem zacznij od zebranych dokumentów.
Podłącz skrzynkę, sprawdź znalezione faktury i wyślij je do właściwej osoby w księgowości.
Chcę polecić HeyRup klientom →