Rechnungen aus dem E-Mail-Postfach. Bei der richtigen Buchhaltung.
Die Buchhaltung braucht Belege. Sie haben ein Unternehmen zu führen.
HeyRup findet PDF-Rechnungen in Ihrem Postfach, sortiert sie und sendet sie an die richtige Buchhaltung. Sie entscheiden über unklare Fälle und den Versand.
Zeitersparnis berechnen
Weniger suchen. Mehr Zeit für Ihre Arbeit.
Vergleichen Sie die manuelle Suche und Sortierung mit Ihrem eigenen Aufwand in HeyRup. Die Zahlen sind ein anpassbares Rechenbeispiel, keine gemessenen Kundenergebnisse.
Rechnungen pro Monat: 50
Von Hand
100 Min.
Ihr Zeitaufwand mit HeyRup
15 Min.
Unterschied pro Monat
85 Min.
Berechnet wird Ihre aktive Arbeitszeit nach der Ersteinrichtung. Wartezeiten, die erste Postfachverbindung und Regeleinrichtung sowie Belege außerhalb des verbundenen Postfachs sind nicht enthalten. Mehr unklare Belege erfordern mehr Prüfzeit.
So messen Sie die Ersparnis mit Ihren eigenen Belegen →Für Unternehmer mit mehreren Tätigkeiten
Drei Unternehmen. Zwei Buchhaltungen. Ein volles Postfach.
Die Hosting-Rechnung kommt an die geschäftliche E-Mail-Adresse, das Abonnement an die private. Manche Einkäufe gehören zum Unternehmen, andere zu Ihnen persönlich. Und wenn die Buchhaltung Unterlagen braucht, gehen Sie erneut dieselben Nachrichten durch und überlegen, was Sie schon geschickt haben.
Einmal bestätigt, gelten Ihre Regeln auch für die nächsten Rechnungen.
Ich habe mehrere Unternehmen →So funktioniert es
Belege gesammelt. Kopf frei für Ihr Geschäft.
Verbinden Sie Ihr E-Mail-Postfach
Wir starten mit IMAP. Der Gmail-Konnektor ist in Vorbereitung.
- IMAPZum Start zuerst verfügbar
- In Vorbereitung
- In Vorbereitung
- In Vorbereitung
- In Vorbereitung
- In Vorbereitung
- In Vorbereitung
- In Vorbereitung
- In Vorbereitung
- In Vorbereitung
- In Vorbereitung
- In Vorbereitung
- In Vorbereitung
E-Mail-Postfach verbinden
Sie wählen den Zeitraum aus, und HeyRup zeigt die gefundenen Rechnungen. Sie sehen, aus welchem Postfach und Zeitraum sie stammen.
Bestätigen Sie, zu welchem Unternehmen der Beleg gehört
Sie benennen Ihre Unternehmen und legen fest, wer deren Belege erhält. Wir helfen Ihnen anhand der gefundenen Rechnungen beim Entwurf der Regeln.
Prüfen und an die Buchhaltung senden
Öffnen Sie das Original-PDF, klären Sie offene Fragen und senden Sie ausgewählte Belege an die Buchhaltung. Prüfen Sie vor der Bestätigung den Empfänger und den Inhalt des Pakets.
Ein Blick in HeyRup
Zwei Firmen. Drei Belege. Eine Entscheidung.
Das Hosting gehört zu Alpha, die Telefonrechnung zu Beta. Den dritten Beleg ordnen Sie selbst zu. Sie sehen direkt, welche Rechnung Ihre Aufmerksamkeit braucht.
Regeln, die Sie verstehen
Ihre Regeln bestimmen die Zuordnung. Bei Unklarheiten entscheiden Sie.
Auf Ihr Unternehmen ausgestellte Rechnungen gehen an dessen Buchhaltung. Private Einkäufe bleiben außen vor. Bei einem unbekannten Rechnungsempfänger oder sich überschneidenden Regeln zeigen wir Ihnen den konkreten Beleg und bitten um Ihre Entscheidung.
Neue Regeln verwenden wir erst nach Ihrer Bestätigung. Andere eindeutig zugeordnete Belege können währenddessen weiterverarbeitet werden.
Beispiel für die Sortierung
Ohne weitere Anmeldung
Rechnungen direkt an die E-Mail-Adresse Ihrer Buchhaltung.
Wir senden eine E-Mail mit den Original-PDFs an die gewählte Adresse. Passen die Belege nicht in eine Nachricht, teilen wir sie auf mehrere Teile auf. In HeyRup sehen Sie, was versendet wurde und was noch Aufmerksamkeit braucht.
Ist eine einzelne Datei zu groß für eine eigene E-Mail, weisen wir Sie darauf hin und bieten einen Download an. Sie können sie auf einem anderen, mit der Buchhaltung vereinbarten Weg übergeben.
HeyRup für Buchhaltungsbüros →Was Ihre Buchhaltung erhält
Original-PDFs. Jeweils der richtigen Firma zugeordnet.
Prüfen Sie die zugeordneten Belege und laden Sie sie herunter. Ihre Buchhaltung kann die PDFs ohne HeyRup-Konto öffnen.
Öffnen Sie die Muster-PDFs. Sie enthalten fiktive Daten und sind keine Buchungsbelege. HeyRup stellt keine Rechnungen aus.
Passt HeyRup zu mir?
Wenn Belege in E-Mails untergehen.
HeyRup hilft Ihnen, wenn…
Sie PDF-Rechnungen in E-Mails erhalten, diese für Ihre Buchhaltung vorbereiten und Belege verschiedener Firmen oder private Einkäufe trennen müssen.
Wir benötigen Belege als PDF-Anhänge
Scannen Sie Quittungen als PDF und lassen Sie sich Portalbelege als PDF-Anhang zusenden. JPG/PNG-Fotos und Portallinks reichen derzeit nicht aus. HeyRup ersetzt weder Buchhaltungssoftware noch die fachliche Entscheidung Ihrer Buchhaltung.
Ihr Postfach. Klare Regeln.
Der Postfachzugriff hat einen konkreten Zweck.
Verschlüsselte IMAP-Verbindung
Wir speichern Zugangsdaten verschlüsselt. Sie können das Postfach trennen. Wir verändern oder löschen keine Nachrichten und markieren sie nicht als gelesen.
Sie wissen, was verarbeitet wird
Wir verarbeiten PDFs auf dem Server mithilfe von Regeln, OCR und gegebenenfalls KI. Wir verwenden die Daten weder für Werbung noch zum Training allgemeiner Modelle.
Arbeitskopien für drei Monate
Die Belege dienen bei uns der Sortierung und Übergabe. Nach drei Kalendermonaten ab dem ersten Import löschen wir ihre Inhalte.
Klein anfangen
Die ersten zehn Rechnungen pro Monat kostenlos.
Finden, sortieren und senden Sie Rechnungen an die Buchhaltung. Kostenpflichtige Tarife sind in Vorbereitung. Unternehmen einer Organisation teilen sich ein Kontingent.
Preise ansehen →Bevor Sie anfangen
Was Sie vielleicht wissen möchten.
Was genau erledigt HeyRup?
HeyRup findet PDF-Rechnungen im verbundenen Postfach und ordnet sie nach Ihren bestätigten Regeln zu. Unklare Fälle klären Sie vor dem Versand. Ausgewählte Belege senden Sie direkt aus HeyRup an die Buchhaltung oder laden sie herunter.
Muss ich die Anwendung jeden Monat öffnen?
Senden Sie Belege einmalig nach Prüfung der Vorschau oder aktivieren Sie einen regelmäßigen Zeitplan. Sie wählen Unternehmen, Empfänger und Belegumfang. Unklare Fälle klären Sie zuerst.
Kann ich mehrere Unternehmen und Buchhaltungen verwalten?
Ja. Innerhalb einer Organisation richten Sie Unternehmen, Regeln und Empfänger ein. Jede Buchhaltung erhält nur die Belege ihrer Unternehmen; private Einkäufe bleiben getrennt. Das Tarifkontingent gilt gemeinsam für die Organisation.
Benötigt die Buchhaltung ein neues Konto?
Nein. Ihre Buchhaltung erhält PDF-Anhänge per E-Mail. Ein HeyRup-Konto oder ein Wechsel der Buchhaltungssoftware ist nicht nötig.
Finden Sie wirklich alle meine Belege?
HeyRup sucht nach PDF-Anhängen im verbundenen E-Mail-Postfach und im gewählten Zeitraum. Rechnungen, die nur in Lieferantenportalen liegen, Papierquittungen und Belege außerhalb verbundener Quellen müssen Sie gesondert ergänzen. Eine abgeschlossene Suche beschreibt diesen Umfang, nicht die Vollständigkeit Ihrer Buchhaltung.
Wie gehen Sie mit privaten Einkäufen um?
Private Einkäufe werden nicht automatisch an die Buchhaltung gesendet. Sie bestätigen, was zu welchem Unternehmen gehört, und unklare Fälle klären wir mit Ihnen. HeyRup entscheidet nicht, ob eine bestimmte Ausgabe steuerlich absetzbar ist.
Warum benötigen Sie Zugriff auf mein E-Mail-Postfach?
Damit wir Nachrichten mit PDF-Anhängen finden und Rechnungen erkennen können. Für IMAP geben Sie Server, Benutzername und Passwort oder ein App-Passwort ein. Wir speichern das Passwort verschlüsselt. Sie wählen die zu lesenden Ordner; wir verändern oder löschen keine Nachrichten und markieren sie nicht als gelesen.
Wie lange bleiben Rechnungen bei Ihnen gespeichert?
Arbeitskopien bewahren wir drei Kalendermonate ab dem ersten Import auf. Erneute Suche oder Versand verlängern diese Frist nicht. Sorgen Sie selbst für die langfristige Aufbewahrung Ihrer Belege; die ursprünglichen Anhänge in E-Mails löschen wir nicht.
Brauchen Sie eine konkrete Anleitung? Hilfe öffnen →
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Weniger Rechnungen hinterherlaufen
Starten Sie die nächste Übergabe mit gesammelten Belegen.
Verbinden Sie Ihr Postfach, prüfen Sie die gefundenen Rechnungen und senden Sie sie an die richtige Buchhaltung.
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