Facturen uit e-mail. Bij de juiste boekhouder.
Je boekhouder wil de facturen. Jij hebt een bedrijf te runnen.
HeyRup vindt PDF-facturen in je mailbox, sorteert ze volgens bevestigde regels en stuurt ze naar de juiste boekhouder. Bij twijfel beslis jij.
Bereken je tijdwinst
Minder zoeken. Meer tijd voor je werk.
Vergelijk handmatig zoeken en sorteren met de tijd die je zelf aan HeyRup besteedt. De cijfers zijn een aanpasbaar rekenvoorbeeld, geen gemeten klantresultaten.
Facturen per maand: 50
Met de hand
100 min
Jouw tijd met HeyRup
15 min
Verschil per maand
85 min
We rekenen met je actieve werktijd na de eerste inrichting. Wachttijd, het eerste koppelen van je mailbox en instellen van regels, en documenten buiten de gekoppelde mailbox tellen niet mee. Meer onduidelijke facturen vragen meer controle.
Zo meet je de tijdwinst met je eigen facturen →Voor ondernemers met meerdere activiteiten
Drie bedrijven. Twee boekhouders. Eén volle mailbox.
De hostingfactuur komt op je zakelijke e-mailadres binnen, je abonnement op je privéadres. Sommige aankopen zijn voor je bedrijf, andere voor jezelf. En zodra je boekhouder documenten nodig heeft, doorzoek je opnieuw dezelfde berichten en vraag je je af wat je al hebt verstuurd.
Eenmaal bevestigd, gelden je regels ook voor de volgende facturen.
Ik heb meerdere bedrijven →Zo werkt het
Facturen bij elkaar. Verder met je werk.
Koppel je e-mailaccount
We beginnen met IMAP. De Gmail-koppeling is in voorbereiding.
- IMAPAls eerste bij de lancering
- In voorbereiding
- In voorbereiding
- In voorbereiding
- In voorbereiding
- In voorbereiding
- In voorbereiding
- In voorbereiding
- In voorbereiding
- In voorbereiding
- In voorbereiding
- In voorbereiding
- In voorbereiding
Koppel je e-mailaccount
Je kiest de periode en HeyRup toont de gevonden facturen. Je ziet uit welke mailbox en periode ze komen.
Bevestig bij welk bedrijf de factuur hoort
Je geeft je bedrijven een naam en bepaalt wie hun documenten ontvangt. Op basis van de gevonden facturen helpen we je regels op te stellen.
Controleer en stuur naar je boekhouder
Open de originele PDF, los onduidelijkheden op en stuur de gekozen documenten naar je boekhouder. Controleer vóór het versturen de ontvanger en de inhoud van het pakket.
Binnen HeyRup
Twee bedrijven. Drie documenten. Eén beslissing.
Hosting hoort bij Alfa, de telefoonrekening bij Beta. Het derde document wacht op jouw indeling. Je ziet precies welke factuur aandacht nodig heeft.
Regels die je begrijpt
Jouw regels bepalen de indeling. Bij twijfel beslis jij.
Facturen op naam van je bedrijf gaan naar de bijbehorende boekhouder. Privéaankopen blijven apart. Als we een onbekende afnemer tegenkomen of regels elkaar overlappen, laten we je het betreffende document zien en vragen we jou om een beslissing.
We gebruiken een nieuwe regel pas nadat jij die hebt bevestigd. Andere duidelijk ingedeelde documenten kunnen ondertussen verder.
Voorbeeld van sorteren
Zonder extra inloggen
Facturen rechtstreeks naar de e-mail van je boekhouder.
We sturen de originele PDF’s per e-mail naar het gekozen adres. Past het pakket niet in één bericht, dan verdelen we het in meerdere delen. In HeyRup zie je wat is verstuurd en wat nog aandacht nodig heeft.
Past één bestand niet eens in een afzonderlijke e-mail, dan waarschuwen we je en kun je het downloaden. Deel het via een andere route die je met je boekhouder afspreekt.
HeyRup voor boekhoudkantoren →Wat je boekhouder ontvangt
Originele PDF’s. Elk bij het juiste bedrijf.
Controleer en download de ingedeelde documenten. Je boekhouder kan de PDF’s openen zonder HeyRup-account.
Open de voorbeeld-PDF’s. Ze bevatten fictieve gegevens en zijn geen boekhoudkundige documenten. HeyRup maakt geen facturen aan.
Is dit iets voor mij?
Wanneer documenten zoekraken in e-mail.
HeyRup helpt je als…
Je PDF-facturen in je mailbox ontvangt, ze voorbereidt voor je boekhouder en documenten van verschillende bedrijven of persoonlijke aankopen moet scheiden.
We hebben documenten als PDF-bijlagen nodig
Scan bonnen naar PDF en laat documenten uit portalen als PDF-bijlage bezorgen. JPG/PNG-foto’s en links naar portalen zijn nog niet voldoende. HeyRup vervangt geen boekhoudsoftware of het oordeel van je boekhouder.
Jouw mailbox. Duidelijke regels.
Toegang tot je mailbox heeft een specifiek doel.
Versleutelde IMAP-verbinding
We bewaren inloggegevens versleuteld. Je kunt de mailbox ontkoppelen. We wijzigen of verwijderen geen berichten en markeren ze niet als gelezen.
Je weet wat er wordt verwerkt
We verwerken PDF's op de server met regels, OCR en eventueel AI. We gebruiken gegevens niet voor reclame of voor het trainen van algemene modellen.
Werkkopieën voor drie maanden
Je documenten gebruiken we voor sorteren en doorsturen. Drie kalendermaanden na de eerste import verwijderen we de inhoud.
Begin klein
De eerste tien facturen per maand gratis.
Vind facturen, sorteer ze en stuur ze naar je boekhouder. Betaalde pakketten zijn in voorbereiding. Bedrijven binnen één organisatie delen de factuurlimiet.
Bekijk de prijzen →Voordat je begint
Vragen die je misschien hebt.
Wat doet HeyRup precies?
HeyRup vindt PDF-facturen in je gekoppelde mailbox en sorteert ze volgens de regels die jij hebt bevestigd. Los onduidelijkheden op voordat je verstuurt. Daarna stuur je de gekozen documenten vanuit HeyRup naar je boekhouder of download je ze.
Moet ik elke maand naar de app?
Je kunt documenten eenmalig versturen nadat je het voorbeeld hebt gecontroleerd, of een terugkerend schema inschakelen. Kies de bedrijven, boekhouders en documenten. Los onduidelijke gevallen eerst op.
Kan ik meerdere bedrijven en boekhouders instellen?
Ja. Binnen één organisatie stel je bedrijven, regels en ontvangers in. Iedere boekhouder krijgt de documenten van de bijbehorende bedrijven; privéaankopen houd je apart. De factuurlimiet geldt voor de hele organisatie samen.
Heeft de boekhouder een nieuw account nodig?
Nee. Je boekhouder ontvangt de PDF-bijlagen per e-mail. Een HeyRup-account of ander boekhoudsysteem is niet nodig.
Vinden jullie werkelijk al mijn documenten?
HeyRup zoekt PDF-bijlagen in de gekoppelde mailbox en de gekozen periode. Facturen die alleen in leveranciersportalen staan, papieren bonnetjes en documenten buiten de gekoppelde bronnen moet je apart aanvullen. Een voltooide zoekopdracht heeft betrekking op dit bereik, niet op de volledigheid van je boekhouding.
Hoe gaan jullie om met privéaankopen?
Privéaankopen worden niet automatisch naar je boekhouder gestuurd. Jij bevestigt wat bij welk bedrijf hoort en onduidelijke gevallen bespreken we met jou. HeyRup bepaalt niet of een bepaalde uitgave fiscaal aftrekbaar is.
Waarom hebben jullie toegang tot je mailbox nodig?
Om berichten met PDF-bijlagen te vinden en facturen te herkennen. Voor IMAP vul je de server, gebruikersnaam en het wachtwoord of app-wachtwoord in. We bewaren het wachtwoord versleuteld. Jij kiest de mappen die we lezen; we wijzigen of verwijderen geen berichten en markeren ze niet als gelezen.
Hoelang bewaren jullie mijn facturen?
We bewaren werkkopieën drie kalendermaanden vanaf de eerste import. Opnieuw zoeken of verzenden verlengt deze termijn niet. Zorg zelf voor langdurige bewaring van je documenten; we verwijderen de oorspronkelijke bijlagen in je mailbox niet.
Heb je een concrete handleiding nodig? Open de helpsectie →
Ontdek HeyRup
Minder achter facturen aan
Begin de volgende keer met je facturen al bij elkaar.
Koppel je mailbox, controleer de gevonden facturen en stuur ze naar de juiste boekhouder.
Ik wil HeyRup aan klanten aanbevelen →