Faktúry z e-mailu. U správnej účtovníčky.
Účtovníčka čaká na faktúry. Vy máte svoju prácu.
HeyRup nájde PDF faktúry vo vašej e-mailovej schránke, roztriedi ich a pošle správnej účtovníčke. Vy rozhodnete o nejasnostiach a odovzdaní.
Model časovej úspory
Menej hľadania. Viac času na vlastnú prácu.
Porovnajte ručné hľadanie a triedenie s vlastnou prácou v HeyRupe. Čísla nižšie sú upraviteľný príklad, nie nameraný výsledok zákazníkov.
Faktúr za mesiac: 50
Ručne
100 min
Vlastná práca s HeyRupom
15 min
Rozdiel za mesiac
85 min
Počítame váš aktívny čas po prvom nastavení. Čakanie na spracovanie, prvé pripojenie schránky a nastavenie pravidiel ani doklady mimo pripojenej schránky nie sú zahrnuté. Viac nejasných dokladov znamená dlhšiu kontrolu.
Ako si úsporu overiť na vlastných dokladoch →Pre podnikateľov s viacerými aktivitami
Tri firmy. Dve účtovníčky. Jedna plná schránka.
Faktúra za hosting príde na pracovný e-mail, predplatné na osobný. Niektoré nákupy patria firme, iné vám. A keď účtovníčka potrebuje podklady, znovu prechádzate tie isté správy a premýšľate, čo ste už poslali.
Pravidlá potvrdíte raz. HeyRup ich použije aj pri ďalších faktúrach.
Mám viac firiem →Ako to funguje
Faktúry pokope. Vy sa môžete venovať podnikaniu.
Pripojte svoju e-mailovú schránku
Začíname cez IMAP. Gmail konektor pripravujeme.
- IMAPAko prvý pri spustení
- Pripravujeme
- Pripravujeme
- Pripravujeme
- Pripravujeme
- Pripravujeme
- Pripravujeme
- Pripravujeme
- Pripravujeme
- Pripravujeme
- Pripravujeme
- Pripravujeme
- Pripravujeme
Pripojíte e-mailovú schránku
Vyberiete históriu a HeyRup ukáže nájdené faktúry. Uvidíte, z ktorej schránky a obdobia pochádzajú.
Potvrďte, ktorej firme doklad patrí
Pomenujete firmy a určíte, kto dostáva ich doklady. S návrhom pravidiel vám pomôžeme podľa nájdených faktúr.
Skontrolujete a pošlete účtovníčke
Otvoríte pôvodné PDF, vyriešite nejasnosti a vybrané doklady pošlete účtovníčke. Pred odoslaním skontrolujete príjemcu aj obsah balíka.
Vo vnútri HeyRupu
Dve firmy. Tri doklady. Jedno rozhodnutie.
Hosting patrí firme Alfa, telefón firme Beta. Tretí doklad čaká na vaše zaradenie. Nejasnosti vidíte priamo pri konkrétnej faktúre.
Pravidlá, ktorým rozumiete
Triedime podľa vašich pravidiel. Pri nejasnostiach rozhodnete vy.
Faktúry vystavené na vašu firmu smerujú k jej účtovníčke. Osobné nákupy zostanú bokom. Ak narazíme na neznámeho odberateľa alebo sa pravidlá prekrývajú, ukážeme vám konkrétny doklad a požiadame o rozhodnutie.
Nové pravidlo nezačneme používať bez vášho potvrdenia. Ostatné jasne zaradené doklady môžu medzitým pokračovať.
Modelový príklad triedenia
Bez ďalšieho prihlasovania
Faktúry priamo na e-mail účtovníčky.
Na zvolenú adresu pošleme e-mail s pôvodnými PDF. Ak sa doklady nezmestia do jednej správy, rozdelíme ich na viac častí. V HeyRupe uvidíte, čo sme odoslali a čo ešte potrebuje pozornosť.
Ak sa jeden súbor nezmestí ani do samostatného e-mailu, upozorníme vás a ponúkneme jeho stiahnutie. Môžete ho odovzdať inou cestou dohodnutou s účtovníčkou.
HeyRup pre účtovné kancelárie →Čo odovzdáte účtovníkovi
Pôvodné PDF. Každé k správnej firme.
Zaradené doklady skontrolujete a stiahnete. Účtovníkovi odovzdáte PDF, ktoré si otvorí bez účtu v HeyRupe.
Otvorte si vzorové PDF. Obsahujú vymyslené údaje a nie sú účtovnými dokladmi. HeyRup faktúry nevystavuje.
Hodí sa pre mňa?
Keď sa podklady strácajú v e-mailoch.
HeyRup vám pomôže, keď…
Dostávate PDF faktúry do e-mailu, pripravujete ich účtovníkovi a potrebujete oddeliť doklady rôznych firiem alebo osobné nákupy.
Doklady potrebujeme ako PDF v e-maile
Účtenky naskenujte do PDF a doklady z portálov si nechajte doručiť ako PDF prílohu. Bežné fotky JPG/PNG ani odkazy na portály zatiaľ nestačia. HeyRup nenahrádza účtovný softvér ani rozhodnutie účtovníka.
Vaša schránka. Jasné pravidlá.
Prístup k e-mailovej schránke má konkrétny účel.
Šifrované pripojenie cez IMAP
Prihlasovacie údaje ukladáme šifrovane. Schránku môžete odpojiť. Správy nemeníme, nemažeme ani neoznačujeme ako prečítané.
Viete, čo sa spracúva
PDF spracúvame na serveri pomocou pravidiel, OCR a prípadne AI. Dáta nepoužívame na reklamu ani trénovanie všeobecných modelov.
Pracovné kópie na tri mesiace
Doklady u nás slúžia na triedenie a odovzdanie. Po troch kalendárnych mesiacoch od prvého importu ich obsah mažeme.
Začnite v malom
Prvých desať faktúr mesačne zadarmo.
Nájdite faktúry, roztrieďte ich a pošlite účtovníčke. Platené programy pripravujeme. Firmy v jednej organizácii zdieľajú spoločný objem.
Pozrieť cenník →Skôr než začnete
Na čo sa možno chcete opýtať.
Čo presne HeyRup urobí?
Nájde PDF faktúry v pripojenej e-mailovej schránke a zaradí ich podľa potvrdených pravidiel. Nejasnosti vyriešite pred odoslaním. Vybrané doklady pošlete účtovníčke priamo z HeyRupu alebo si ich stiahnete.
Musím každý mesiac chodiť do aplikácie?
Doklady môžete poslať jednorazovo po kontrole náhľadu alebo zapnúť pravidelný plán. Vyberiete firmy, účtovníčky a rozsah dokladov. Nejasné prípady najprv vyriešite.
Môžem mať viac firiem a účtovníčok?
Áno. V jednej organizácii nastavíte firmy, pravidlá a príjemcov. Každej účtovníčke pošlete doklady jej firiem; osobné nákupy necháte bokom. Objem programu sa počíta spolu za organizáciu.
Potrebuje účtovníčka nový účet?
Nie. Účtovníčka dostane PDF prílohy e-mailom. Nemusí si zakladať účet v HeyRupe ani meniť účtovný systém.
Nájdete úplne všetky moje doklady?
HeyRup hľadá PDF prílohy v pripojenej e-mailovej schránke a zvolenom období. Faktúry iba v portáloch dodávateľov, papierové bločky a doklady mimo pripojených zdrojov treba doplniť zvlášť. Dokončené hľadanie opisuje tento rozsah, nie úplnosť vášho účtovníctva.
Ako pracujete s osobnými nákupmi?
Osobné nákupy sa účtovníčke automaticky neposielajú. Potvrdíte, čo patrí do jednotlivých firiem, a nejasné prípady riešime s vami. HeyRup neurčuje, či je konkrétny výdavok daňovo uznateľný.
Prečo potrebujete prístup k e-mailovej schránke?
Aby sme našli správy s PDF prílohami a rozpoznali faktúry. Pre IMAP zadáte server, prihlasovacie meno a heslo, prípadne heslo aplikácie. Heslo ukladáme šifrovane. Vyberiete priečinky na čítanie; správy nemeníme, nemažeme ani neoznačujeme ako prečítané.
Ako dlho u vás faktúry zostanú?
Pracovné kópie uchovávame tri kalendárne mesiace od prvého importu. Opakované hľadanie ani odoslanie túto dobu nepredlžuje. Dlhodobé uchovanie dokladov si zabezpečte samostatne; pôvodné prílohy v e-maile nemažeme.
Potrebujete konkrétny postup? Otvoriť pomocníka →
Preskúmajte HeyRup
Menej naháňania faktúr
Nabudúce začnite s faktúrami už pokope.
Pripojte e-mailovú schránku, skontrolujte nájdené faktúry a pošlite ich správnej účtovníčke.
Chcem HeyRup odporučiť klientom →