Keď nestíhate, pripravte podklady pre jednu firmu

Po dvoch vynechaných kontrolách býva lákavé odložiť všetko na deň, keď budete mať konečne pokoj. Ten môže byť ešte ďaleko. Pomôže začať tým, čo účtovníčka potrebuje práve teraz: pripraviť dostupné doklady pre konkrétnu firmu a oddeliť niekoľko otvorených položiek. Najprv dokončite jeden celok, ktorý možno odovzdať, až potom riešte dokonalú štruktúru archívu.

V modelovom rušnom mesiaci môžete mať hotové všetky PDF z e-mailu a chýbajúce dva bločky z cesty. Pošlite hotovú časť s jasným zoznamom zvyšku. Doplnky majú vlastné označenie, takže nemusíte pri každej novo nájdenej faktúre znovu rozosielať celý balík.

Po skončení náporu sa pozrite, ktorý problém sa opakoval. Ak vám každý mesiac chýba faktúra rovnakej služby, zmeňte jej doručovanie. Ak všetci kolegovia posielajú doklady inde, zjednodušte spoločné miesto. Rutina funguje vtedy, keď uberá prácu v bežnej prevádzke, nielen vtedy, keď jej plán pekne vyzerá.

Hneď riešte hlavne to, čo by ste neskôr nevedeli

PDF faktúra od známeho dodávateľa väčšinou počká v e-maile. Papierový bloček z cesty a spomienka, prečo ste niečo kúpili, sú oveľa krehkejšie. Práve na ne má zmysel sústrediť krátku pozornosť hneď po nákupe. Čitateľne odfotiť celý doklad a doplniť jednu vetu o súvislosti je lepšie než si sľúbiť, že cez víkend upracete všetko.

Predstavte si, že cestou od klienta platíte parkovanie, potom objednáte licenciu pre kolegu a večer nakúpite domov. O tri týždne vám v banke zostanú tri sumy, ale dôvod nákupov si už budete skladať spätne. Pri parkovaní pomôže poznámka o ceste, pri licencii názov služby a firma, pre ktorú bola zakúpená. Súkromný nákup nemusíte nasilu zaraďovať do firemného priečinka iba preto, že sa objavil v rovnakej schránke.

Cieľom nie je zapisovať o každej káve odsek. Zachyťte minimum, ktoré by neskôr chýbalo vám alebo účtovníčke. Keď sa z rýchlej poznámky stáva nový formulár na päť minút, je postup najskôr zbytočne zložitý.

Priebežne sa pozerajte na výnimky

Raz za čas sa pozrite, čo sa od poslednej kontroly nepodarilo obvyklým spôsobom. Pribudol nový dodávateľ? Zmenila sa fakturačná adresa? Kolega poslal iba potvrdenie platby? Takéto veci sa riešia ľahšie, kým je nákup čerstvý. Nemusíte znovu otvárať každú správne zaradenú faktúru, aby ste mali pocit, že ste urobili kontrolu.

Pravidelným dokladom prospeje stabilná cesta. Či už končia v dohodnutom priečinku, vo vašom prehľade alebo v automatickom odovzdávaní, má byť jasné, kam sa pozrieť. Nie je dobré striedať podľa nálady e-mail, chat, stiahnuté súbory a fotografie bez poznámky.

Pri viacerých firmách venujte zvláštnu pozornosť novému odberateľovi. Podobný názov dodávateľa nehovorí, komu doklad patrí. Krátke rozhodnutie v čase nákupu môže zabrániť tomu, aby sa na konci mesiaca presúvalo niekoľko príloh medzi dvoma účtovníčkami.

S účtovníčkou si dohodnite, čo znamená odovzdané

Každému vyhovuje trochu iný spôsob práce. Niekto chce PDF v e-maile, iný používa zdieľaný priečinok alebo vlastný systém. Najjednoduchšia rutina preto začína dohodou: čo posielate, komu, ako často a ako označíte chýbajúci alebo dodatočný doklad. Jedna jasná dohoda je užitočnejšia než desať nových farebných štítkov.

Pri odovzdávaní uveďte firmu a obdobie či rozsah balíka. Ak niečo chýba, pomenujte to. „Tu sú všetky faktúry“ znie pohodlne, ale účtovníčka z takejto vety nespozná, že ešte čakáte na opravu telefónu a doklad z hotela. Veta „Telefón a hotel doplním, zvyšok posielam v prílohe“ dáva reálnejší obraz a umožní nadviazať.

Rozlišujte aj vlastné odoslanie od prevzatia. Pri novo nastavenej ceste si overte, že účtovníčka prílohy alebo priečinok skutočne otvorí. Keď je postup zabehnutý, nemusí sa každý mesiac potvrdzovať každá jednotlivá príloha; výnimku však musí byť možné dohľadať.

Koľko času zaberie 50 faktúr a ako si overiť úsporu

Pri najbližšom odovzdávaní si zmerajte vlastnú prácu od prvého hľadania po pripravené podklady. Zahrňte otváranie príloh, kontrolu firmy, triedenie a riešenie nejasností. Samotné zadanie dopytu do e-mailu nie je celý úkon.

Modelový mesiac s 50 faktúrami a 2 minútami ručnej práce na každú znamená 100 minút. Ak v HeyRupe počítate s 12 sekundami kontroly na faktúru a 5 minútami na spustenie, stiahnutie a prípravu podkladov, vyjde 15 minút vlastného času. Rozdiel je 85 minút. Sú to predpoklady výpočtu, nie výsledky merania u zákazníkov.

Prvé pripojenie schránky a potvrdenie pravidiel počítajte zvlášť. Oddeľte aj čas vlastnej práce od čakania na dokončenie hľadania. Papierové účtenky, faktúry v portáloch a doklady mimo pripojenej e-mailovej schránky zostávajú ďalšou prácou v oboch prípadoch.

Porovnávajte podobné obdobia a rovnaký rozsah dokladov. Zaznamenajte aj nových dodávateľov, nesprávne priradené firmy a ďalšie nejasnosti. Odhad v kalkulačke potom nahraďte vlastnými časmi. Ak už máte doklady dobre usporiadané alebo ich dostávate len zopár, rozdiel môže byť malý.