Najprv si ujasnite, čo presne chýba
Veta „chýba mi doklad za telefón“ môže znamenať niekoľko rôznych vecí. Účtovníčka nemá súbor vôbec, dostala faktúru iného subjektu alebo má dokument za predchádzajúce obdobie. Skôr než začnete hľadať, porovnajte jej poznámku s tým, čo už bolo odovzdané. Niekedy stačí upozorniť na správnu prílohu v minulom e-maile.
Ak máte niekoľko firiem, doplňte si ku každej chýbajúcej položke aj odberateľa. Rovnaký dodávateľ môže fakturovať vám osobne aj spoločnosti. Nájdenie ľubovoľnej faktúry od neho teda ešte neznamená vyriešený problém. Potrebujete dokument súvisiaci s konkrétnym nákupom a správnou firmou.
Pri nejasnej pripomienke sa účtovníčky radšej krátko opýtajte, podľa čoho chýbajúci doklad identifikovala. Dátum a suma platby, meno dodávateľa alebo číslo objednávky sú oveľa lepší začiatok než plošné sťahovanie všetkých súborov z posledného mesiaca.
Vyberte najpravdepodobnejšiu cestu
Pri pravidelnej službe začnite tam, kde ste našli predchádzajúci doklad. Pri jednorazovom nákupe pomôže potvrdenie objednávky a informácia o tom, kto nákup vybavoval. Pri službách predplatených kartou sa pozrite do fakturačnej časti zákazníckeho účtu. Banková platba je užitočná stopa, sama však nemusí určiť, kde dokument leží.
V modelovom príklade chýba faktúra za prenájom auta. Platbu vykonal kolega počas pracovnej cesty a potvrdenie rezervácie prišlo jemu. Namiesto opakovaného hľadania vo vlastnej schránke mu pošlite konkrétnu otázku: prenajímateľ, dátum cesty a požadovaný doklad. Ak vráti iba rezerváciu, viete, že ešte potrebujete vyúčtovanie, a môžete sa obrátiť na dodávateľa.
Dajte každej ceste rozumný koniec. Keď zistíte, že portál ponúka iba staršie doklady alebo správa obsahuje nefunkčný odkaz, nepokračujte stále rovnakým pokusom. Poznačte si zistenie a prejdite na kontakt s dodávateľom.
Dodávateľovi pošlite údaje, podľa ktorých nákup nájde
Žiadosť „pošlite mi faktúru“ často vyvolá ďalšie otázky. Dodávateľ potrebuje spoznať zákazníka a konkrétnu objednávku či službu. Pomôže číslo objednávky, približný dátum, firma uvedená pri nákupe a e-mail zákazníckeho účtu. Nevkladajte prístupové heslo ani kompletné údaje platobnej karty.
Nasledujúci text si upravte podľa situácie. Ak faktúra existuje, žiadate o jej kópiu. Ak potrebujete opraviť odberateľa, povedzte to zvlášť a nechajte dodávateľa vysvetliť možný postup. Pôvodné PDF si sami neupravujte tak, aby vyzeralo ako dokument vystavený na inú firmu.
Označte text, skopírujte ho do e-mailu a doplňte údaje v hranatých zátvorkách.
Účtovníčka potrebuje vedieť, čo už riešite
Nečakajte s odovzdaním všetkých ostatných podkladov na poslednú chýbajúcu faktúru. Ak sa s účtovníčkou nedohodnete inak, odovzdajte pripravené dokumenty a otvorenú položku výslovne pomenujte. Napríklad: „Chýba faktúra za prenájom auta z 12. augusta. Dnes som o kópiu požiadal prenajímateľa, pošlem ju ako dodatok.“
Pri dlhšom zozname stačí jednoduchá evidencia: čo chýba, koho ste oslovili a na čo čakáte. Nemusíte kvôli tomu budovať nový administratívny systém. Jej účelom je, aby ste rovnaký doklad nehľadali znovu od začiatku a aby účtovníčka nemusela zisťovať stav zvlášť pri každej položke.
Dohľadaním súboru sa to ešte nekončí
Keď doklad dorazí, otvorte ho a porovnajte s pôvodnou požiadavkou. Skontrolujte, že ide o správnu firmu, nákup a verziu. Potom ho odovzdajte ako zreteľný dodatok, ideálne s odkazom na predchádzajúcu komunikáciu. Účtovníčka tak nemusí hádať, či je to nová položka alebo znovu celý mesačný balík.
Pri dodávateľovi, ktorého naháňate opakovane, stojí za to opraviť príčinu: kontaktný e-mail, odberateľa v účte alebo spôsob sťahovania. Raz dohľadaný dokument vyrieši tento mesiac. Správne nastavený príjem vám ušetrí rovnaké pátranie nabudúce.