Nejdřív si ujasněte, co přesně chybí

Věta „chybí mi doklad za telefon“ může znamenat několik různých věcí. Účetní nemá soubor vůbec, dostala fakturu jiného subjektu, nebo má dokument za předchozí období. Než začnete hledat, porovnejte její poznámku s tím, co už bylo předáno. Někdy stačí upozornit na správnou přílohu v minulém e-mailu.

Pokud máte několik firem, doplňte si ke každé chybějící položce také odběratele. Stejný dodavatel může fakturovat vám osobně i společnosti. Nález libovolné faktury od něj tedy ještě neznamená vyřešený problém. Potřebujete dokument související s konkrétním nákupem a správnou firmou.

U nejasné připomínky se účetní raději krátce zeptejte, podle čeho chybějící doklad identifikovala. Datum a částka platby, jméno dodavatele nebo číslo objednávky jsou mnohem lepší začátek než plošné stahování všech souborů z posledního měsíce.

Vyberte nejpravděpodobnější cestu

U pravidelné služby začněte tam, kde jste našli předchozí doklad. U jednorázového nákupu pomůže potvrzení objednávky a informace o tom, kdo nákup zařizoval. U služeb předplacených kartou se podívejte do fakturační části zákaznického účtu. Bankovní platba je užitečná stopa, sama ale nemusí určit, kde dokument leží.

V modelovém příkladu chybí faktura za pronájem auta. Platbu provedl kolega při pracovní cestě a potvrzení rezervace přišlo jemu. Místo opakovaného hledání ve vlastní schránce mu pošlete konkrétní dotaz: pronajímatel, datum cesty a požadovaný doklad. Pokud vrátí jen rezervaci, víte, že ještě potřebujete vyúčtování, a můžete se obrátit na dodavatele.

Když v portálu najdete jen starší doklady nebo odkaz nefunguje, poznamenejte si to a napište dodavateli. Opakování stejného hledání už vám v tu chvíli nepomůže.

Dodavateli pošlete údaje, podle kterých nákup najde

Žádost „pošlete mi fakturu“ často vyvolá další otázky. Dodavatel potřebuje poznat zákazníka a konkrétní objednávku či službu. Pomůže číslo objednávky, přibližné datum, firma uvedená při nákupu a e-mail zákaznického účtu. Nevkládejte přístupové heslo ani kompletní údaje platební karty.

Následující text si upravte podle situace. Pokud faktura existuje, žádáte o její kopii. Jestli potřebujete opravit odběratele, řekněte to zvlášť a nechte dodavatele vysvětlit možný postup. Původní PDF si sami neupravujte tak, aby vypadalo jako dokument vystavený na jinou firmu.

Označte text, zkopírujte ho do e-mailu a doplňte údaje v hranatých závorkách.

Účetní potřebuje vědět, co už řešíte

Nečekejte s předáním všech ostatních podkladů na poslední chybějící fakturu. Pokud se s účetní nedomluvíte jinak, předejte připravené dokumenty a otevřenou položku výslovně pojmenujte. Například: „Chybí faktura za pronájem auta z 12. srpna. Dnes jsem o kopii požádal pronajímatele, pošlu ji jako dodatek.“

U více chybějících dokladů si veďte krátký seznam: co hledáte, komu jste napsali a na co čekáte. Při další připomínce účetní pak rovnou navážete tam, kde jste skončili.

Dohledáním souboru to ještě nekončí

Až faktura dorazí, otevřete ji a zkontrolujte firmu, nákup i případnou opravu. Připojte ji k předchozí komunikaci jako dodatek. Účetní tak hned pozná, kterou chybějící položku jste dořešili.

U dodavatele, kterého naháníte opakovaně, stojí za to opravit příčinu: kontaktní e-mail, odběratele v účtu nebo způsob stahování. Jednou dohledaný dokument vyřeší tento měsíc. Správně nastavený příjem vám ušetří stejné pátrání příště.