Zuerst klären, was genau fehlt
Der Satz „Mir fehlt der Telefonbeleg“ kann Verschiedenes bedeuten. Die Buchhaltung hat die Datei gar nicht, erhielt eine Rechnung für eine andere Einheit oder ein Dokument für den vorherigen Zeitraum. Vergleichen Sie die Anmerkung vor der Suche mit dem bereits Übergebenen. Manchmal reicht der Hinweis auf den richtigen Anhang in einer früheren E-Mail.
Wenn Sie mehrere Unternehmen haben, ergänzen Sie zu jedem fehlenden Eintrag auch den Rechnungsempfänger. Derselbe Lieferant kann Ihnen persönlich und einer Gesellschaft Rechnungen stellen. Eine beliebige Rechnung von ihm zu finden, löst das Problem daher noch nicht. Sie brauchen das Dokument zum konkreten Kauf und zum richtigen Unternehmen.
Fragen Sie bei einer unklaren Erinnerung lieber kurz nach, woran die Buchhaltung den fehlenden Beleg erkannt hat. Zahlungsdatum und Betrag, Lieferantenname oder Bestellnummer sind ein viel besserer Ausgangspunkt als das pauschale Herunterladen aller Dateien des letzten Monats.
Den wahrscheinlichsten Weg wählen
Bei einem regelmäßigen Dienst beginnen Sie dort, wo Sie den vorherigen Beleg gefunden haben. Bei einem einmaligen Kauf helfen Bestellbestätigung und die Information, wer ihn organisiert hat. Bei per Karte vorausbezahlten Diensten sehen Sie im Abrechnungsbereich des Kundenkontos nach. Eine Bankzahlung ist eine nützliche Spur, verrät aber nicht unbedingt den Speicherort des Dokuments.
Im Beispiel fehlt die Rechnung für einen Mietwagen. Ein Kollege hat während einer Geschäftsreise bezahlt und die Reservierungsbestätigung erhalten. Statt wiederholt im eigenen Postfach zu suchen, schicken Sie ihm eine konkrete Anfrage: Vermieter, Reisedatum und benötigter Beleg. Schickt er nur die Reservierung zurück, wissen Sie, dass die Abrechnung noch fehlt, und können den Anbieter kontaktieren.
Setzen Sie jedem Suchweg ein vernünftiges Ende. Sobald Sie feststellen, dass das Portal nur ältere Belege anbietet oder eine Nachricht einen defekten Link enthält, wiederholen Sie nicht ständig denselben Versuch. Notieren Sie die Erkenntnis und kontaktieren Sie den Lieferanten.
Dem Lieferanten Angaben senden, mit denen er den Kauf findet
Die Bitte „Schicken Sie mir die Rechnung“ führt häufig zu weiteren Fragen. Der Lieferant muss den Kunden und die konkrete Bestellung oder Leistung identifizieren können. Bestellnummer, ungefähres Datum, beim Kauf angegebenes Unternehmen und E-Mail-Adresse des Kundenkontos helfen. Fügen Sie weder ein Passwort noch vollständige Kartendaten ein.
Passen Sie den folgenden Text an Ihre Situation an. Existiert die Rechnung, bitten Sie um eine Kopie. Muss der Rechnungsempfänger korrigiert werden, sagen Sie dies gesondert und lassen Sie sich vom Lieferanten den möglichen Ablauf erklären. Ändern Sie das ursprüngliche PDF nicht selbst so, dass es wie ein für ein anderes Unternehmen ausgestelltes Dokument aussieht.
Markieren Sie den Text, kopieren Sie ihn in eine E-Mail und ergänzen Sie die Angaben in eckigen Klammern.
Die Buchhaltung muss wissen, was Sie bereits klären
Warten Sie mit allen anderen Unterlagen nicht auf die letzte fehlende Rechnung. Sofern Sie nichts anderes vereinbart haben, übergeben Sie die vorbereiteten Dokumente und benennen den offenen Punkt ausdrücklich. Zum Beispiel: „Die Mietwagenrechnung vom 12. August fehlt. Ich habe den Vermieter heute um eine Kopie gebeten und sende sie als Nachtrag.“
Bei einer längeren Liste genügt eine einfache Übersicht: Was fehlt, wen haben Sie kontaktiert und worauf warten Sie? Dafür müssen Sie kein neues Verwaltungssystem aufbauen. Sie soll verhindern, dass Sie dieselbe Suche von vorn beginnen und die Buchhaltung den Stand jedes Eintrags gesondert erfragen muss.
Mit dem Finden der Datei ist es noch nicht getan
Wenn der Beleg eintrifft, öffnen Sie ihn und vergleichen ihn mit der ursprünglichen Anfrage. Prüfen Sie Unternehmen, Kauf und Version. Übergeben Sie ihn dann als klaren Nachtrag, möglichst mit Verweis auf die vorherige Kommunikation. So muss die Buchhaltung nicht raten, ob es ein neuer Eintrag oder erneut das gesamte Monatspaket ist.
Bei einem Lieferanten, dem Sie wiederholt hinterherlaufen, lohnt sich die Behebung der Ursache: Kontakt-E-Mail, Rechnungsempfänger im Konto oder Downloadverfahren. Ein gefundener Beleg löst diesen Monat. Ein richtig eingerichteter Empfang erspart Ihnen beim nächsten Mal dieselbe Suche.