Zuerst die Vereinbarung klären
Jedes Unternehmen braucht andere Unterlagen. Eingangsrechnungen allein sind möglicherweise nicht alles, was die Buchhaltung benötigt; das hängt von Tätigkeit und Zusammenarbeit ab. Bitten Sie bei Unsicherheit um eine konkrete Liste für Ihre Situation. Eine allgemeine Internetliste darf diese Vereinbarung nicht stillschweigend ersetzen.
Ebenso wichtig ist der Übergabeort. Die Buchhaltung kann E-Mail-Anhänge, einen bestimmten Ordner oder ihr System bevorzugen. Prüfen Sie einmal, ob der vereinbarte Weg auch von ihrer Seite funktioniert. Ein vorbereitetes Paket ist noch nicht übergeben, wenn der Empfänger es nicht öffnen kann.
Halten Sie Unterlagen mehrerer Unternehmen getrennt. Ein richtiger Gesellschaftsname im Betreff genügt nicht, wenn die Anhänge eine Rechnung des Eigentümers oder des anderen Unternehmens enthalten. Gewählter Empfänger und tatsächlicher Inhalt müssen zusammenpassen.
Sechs Punkte vor dem Versand
Prüfen Sie die folgenden Punkte am konkreten Paket, das Sie übergeben möchten. Sie müssen nicht jedes Dokument erneut manuell abschreiben. Es geht um offensichtliche Verwechslungen und klare Kommunikation des Versendeten.
Können Sie einen Punkt nicht bestätigen, notieren Sie die konkrete offene Frage. Dies ist keine weitere Pflichtenliste, sondern soll Probleme erfassen, bevor sie per E-Mail zurückkommen.
Nicht Bestätigbares nicht hinter „alles“ verstecken
Manchmal sind die meisten Belege vorbereitet, aber auf zwei warten Sie noch. Das ist weder ein Grund, das Paket vollständig zu nennen, noch die ganze Übergabe ohne Nachricht zu verschieben. Die Buchhaltung muss wissen, was sie erhält und was noch geklärt wird. Danach kann sie über das weitere Vorgehen entscheiden.
Zum Beispiel enthält die Telefonrechnung einen falschen Rechnungsempfänger, und das Hotel hat noch keine Abrechnung gesendet. Nennen Sie beide konkreten Punkte statt „Einige Rechnungen fehlen“. Sagen Sie auch, ob Sie auf den Lieferanten warten oder erst suchen. Eine vertrauenswürdige Nachricht muss keinen fertigen Zustand vortäuschen.
Dasselbe gilt für automatische Suche. Ein abgeschlossener E-Mail-Durchlauf kann die Durchsuchung einer konkreten Quelle und eines Zeitraums bestätigen. Er beweist nicht das Vorliegen aller Kaufbelege, besonders wenn einige in Portalen oder auf Papier bleiben.
Eine kurze Nachricht ergänzen, mit der sich weiterarbeiten lässt
Betreff und wenige Sätze sollen der Buchhaltung die Weiterarbeit ohne Vermutungen ermöglichen. Varianten für Nachträge und Korrekturen finden Sie im gesonderten Artikel mit Begleitnachrichten. Für normale Übergaben können Sie diese einfache Vorlage verwenden.
Nachricht für Ihre Buchhaltung vorbereiten
Ein Unternehmen, ein Zeitraum und eine klare Liste offener Punkte. Ergänzen Sie die Angaben und fügen Sie die Nachricht in Ihre E-Mail ein.
Geben Sie vor dem Kopieren Unternehmen und Zeitraum ein. Fügen Sie Anhänge in Ihrer eigenen E-Mail hinzu.
Die Nachricht bleibt in Ihrem Browser. HeyRup speichert und versendet sie nicht.
Eine spätere Rechnung bekommt eine eigene Erklärung
Bewahren Sie nach dem Versand den Überblick über die Übergabe. Kommt am nächsten Tag eine weitere Rechnung, senden Sie sie als gekennzeichneten Nachtrag. Es ist nicht nötig, alle gleichen Dateien erneut zu senden und die Buchhaltung den einzigen Unterschied suchen zu lassen.
Kommt eine Korrektur eines schon übergebenen Dokuments, weisen Sie auf alte und neue Version hin. Stiller Dateiaustausch wirkt nur von Ihrer Seite einfach; die Buchhaltung kann bereits mit der früheren Kopie arbeiten. Ziel der Prüfung ist ein gemeinsames Verständnis der Übergabe, nicht nur ein am Ende aufgeräumter eigener Ordner.