Bilag til bogholderen: tjekliste og følgebesked

Aftal først hvilke bilag der skal afleveres og hvordan

Spørg bogholderen, hvilke bilag der er brug for i din virksomhed. Modtagne fakturaer kan være kun en del af listen. Tjeklisten nedenfor hjælper dig med at kontrollere de klargjorte filer, men erstatter ikke den aftalte oversigt over bilag.

Aftal også afleveringsmåden: vedhæftede filer i en e-mail, en delt mappe eller bogholderens system. Kontrollér, at modtageren kan åbne filerne. En klargjort dokumentpakke er ikke en fungerende aflevering, hvis modtageren mangler adgang.

Hold bilag fra forskellige virksomheder adskilt. Det rette virksomhedsnavn i emnefeltet er ikke nok, hvis de vedhæftede filer indeholder ejerens private faktura eller en anden virksomheds dokumenter. Modtageren og indholdet skal vedrøre samme virksomhed.

Seks kontrolpunkter før afsendelse

Anvend disse kontroller på den faktiske pakke, du er ved at aflevere. Du behøver ikke manuelt at transskribere hvert dokument igen. Målet er at fange åbenlyse forvekslinger og tydeligt kommunikere, hvad du sender.

Hvis du ikke kan bekræfte et punkt, så notér, hvad der skal afklares. Du kan sende de færdige bilag og beskrive de åbne spørgsmål i beskeden.

Sæt kryds inden afsendelse

Afkrydsninger er kun for dig og indsendes ikke nogen steder. Næste besøg starter på en frisk.

Dokumenterne tilhører den korrekte virksomhed og matcher det oplyste afleveringsomfang.PDF'er og fotografier åbnes og kan læses; vigtige sider og kanter er til stede.Jeg sender ikke indlysende kopier som nye køb; rettelser er tydeligt markeret.Jeg har kontrolleret, at de vedhæftede filer ikke indeholder private dokumenter eller bilag fra en anden virksomhed.Jeg ved, hvilke bilag der mangler, og hvad der skal forklares, og skriver det i beskeden.Jeg har kontrolleret modtageren og de filer, der faktisk er vedhæftet; hvis jeg deler et link, har modtageren adgang til det.

Skjul ikke det du ikke kan bekræfte bag "alt"

Nogle gange er næsten alle bilag klar, men to mangler. Du kan sende dem, du har, uden at kalde pakken komplet. Fortæl bogholderen, hvad der er med, og hvad der stadig mangler, så I kan afklare det videre arbejde.

For eksempel navngiver telefonfakturaen den forkerte kunde, og hotellet har endnu ikke sendt sin regning. Navngiv begge specifikke elementer i din besked, i stedet for blot "der mangler nogle fakturaer". Sig også, om du venter på leverandøren eller først lige er begyndt at lede. En troværdig besked behøver ikke at foregive, at alt er færdigt.

Glem ikke andre kilder efter søgningen i e-mail. Fakturaer, der kun findes i leverandørportaler, og papirkvitteringer dukker ikke op blandt de fundne PDF-filer.

Tilføj en kort besked, som din bogholder kan reagere på

Angiv virksomhed, periode, hvor filerne ligger, og eventuelle spørgsmål. Brug skabelonen nedenfor til en almindelig aflevering. I artiklen om følgebeskeder finder du også eksempler på supplementer og rettelser.

Forbered en besked til bogholderen

Én virksomhed, én periode og en klar liste over åbne punkter. Udfyld oplysningerne, og indsæt beskeden i din e-mail.

Virksomhedens eller den selvstændiges navnPeriode for overdragelsen

Det, der stadig mangler (valgfrit)Bemærkninger til bogholderen (valgfrit)

Forhåndsvisning

Bogføringsbilag — [virksomhed] — [periode]

Hej,

her er bilagene for [virksomhed] for perioden [periode].

Bekræft gerne modtagelsen, og giv besked, hvis der mangler noget.

Tak.

Udfyld virksomhed og periode, før du kopierer. Tilføj vedhæftninger i din egen e-mail.

Gennemgå de seks punkter ↑

Beskeden bliver i din browser. HeyRup gemmer eller sender den ikke.

En senere faktura skal have sin egen forklaring

Efter afsendelsen skal du holde styr på, hvad du har afleveret. Hvis der kommer en anden faktura dagen efter, så send den som en mærket tilføjelse. Der er ingen grund til at sende alle de samme filer igen og lade din bogholder finde den ene forskel.

Hvis der kommer en rettelse til et allerede sendt dokument, så påpeg både den originale og den nye version. At erstatte en fil lydløst ser kun simpelt ud fra din side; din bogholder arbejder muligvis allerede med den tidligere kopi. Formålet med at tjekke er, at begge sider forstår den samme overdragelse, ikke kun at din mappe ser pæn ud bagefter.