Vedhæftede filer og delte mapper passer til lidt forskellige situationer
En vedhæftet fil er en kopi, som bogholderen får sammen med beskeden. Den passer til aflevering af et færdigt sæt bilag. Hvis du senere ændrer eller sletter originalen i din egen mappe, ændrer det ikke den kopi, modtageren allerede har fået.
En delt mappe kan gøre løbende tilføjelser lettere. Modtageren vender tilbage til samme sted, og du administrerer adgangen. Du skal dog aftale, hvordan de genkender nye dokumenter, og om filer, der allerede er afleveret, kan ændre sig. Stille udskiftning af en korrigeret faktura kan få hver person til at arbejde med en anden version.
Der er ingen enkelt bedste vej for ethvert arbejdsforhold. Vælg den metode, din bogholder faktisk bruger, og sæt en simpel regel for almindelige overdragelser, tilføjelser og rettelser. En klar e-mail-proces er bedre end en kompliceret mappe, som ingen tjekker.
Et link fortæller dig ikke, hvem der har adgang
Åbn delingsindstillingerne for den konkrete PDF i Google Drev. Indtast den e-mailadresse, bogholderen logger ind med, og vælg læseadgang, hvis filen ikke skal redigeres. Begræns den generelle adgang til personer med tilladelse, og kontrollér hele listen over dem, der allerede har adgang. Bekræft delingen, og bed bogholderen åbne PDF’en med den konto ved første aflevering. Hvis en bredere adgang kommer fra den overordnede mappe, bliver den ikke begrænset ved at ændre én fil. Kontrollér først delingen af den overordnede mappe.
Generel adgang for alle med linket er forskellig fra at dele med en bestemt konto. Hvis du videresender linket eller placerer det et andet sted, kan det udsætte det for flere mennesker. For almindelig deling af private dokumenter skal du starte med smallere adgang og kun udvide, hvor det virkelig er nødvendigt.
Første gang du bruger metoden, skal du efter afsendelsen kontrollere, at din bogholder kan åbne filen med den konto, de bruger. Din egen loggede session kan få alt til at virke tilgængeligt, mens den anden person ser en adgangsanmodning.
Kilde til dette afsnit: Google: Del filer fra Google Drev
Kontrollér også indholdet i den overordnede mappe
I eksempelmappen "Erhverv" har du firma Alfa, firma Beta og personlige indkøb. Alfas bogholder behøver kun Alfas optegnelser. Deling af den overordnede mappe kan udvide adgangen til indhold, du havde til hensigt at holde adskilt. Tjek faktiske tilladelser og deres forhold til overordnede mapper, ikke kun teksten i det indsatte link.
En lignende fejl opstår, når du vælger vedhæftede filer. Kontroller det faktiske meddelelsesindhold før afsendelse, især når filer kommer fra en delt download-mappe. En korrekt emnelinje alene forhindrer ikke, at et personligt dokument efterlades blandt PDF'erne.
Omfanget af overdragelsen skal passe til opgaven. Din bogholder kan have brug for en forklaring på et køb, men har normalt ikke brug for hele din private samtale eller adgang til alle dine e-mails. Giv det nødvendige dokument og kort kontekst.
Et lille tjek på selve pakken
Se bilagene fra modtagerens side: fremgår virksomhed og periode? Kan filerne åbnes? Er det tydeligt, om der er tale om nye dokumenter eller et supplement? Kontrollér til sidst, at ingen private dokumenter er kommet med.
Eksempel på en rettelse: en privat kvittering er kommet med i Alfas bilag. Send ikke hele pakken igen. Skriv: »Filen [navn] i dagens Alfa-aflevering blev sendt ved en fejl og er privat. Brug den ikke; slet din kopi og bekræft det for mig. De øvrige Alfa-dokumenter er uændrede.« Kontrollér også adgangen til en delt fil. At fjerne adgang sletter ikke en downloadet kopi, og en anmodning om sletning beviser ikke, at det er sket.
Ret adgang, når du skifter bogholder
Når samarbejdet slutter, så aftal aflevering af nødvendige bilag, adgang til eksisterende kopier og næste skridt. Opdatér derefter delinger, modtagerlister og automatiske udsendelser. At ændre en kontakt i telefonen opdaterer ikke modtagerne i apps.
Fjernelse af mappeadgang sletter ikke filer, som den anden part allerede lovligt har downloadet. Derfor har forskellen mellem fremtidig adgang og eksisterende kopier betydning. En velkonfigureret overdragelse skal have en begyndelse, normal drift og en klar afslutning.