Vedlegg og delte mapper passer til litt forskjellige situasjoner
Et vedlegg er en kopi av filene som regnskapsføreren får sammen med meldingen. Det passer til overlevering av et ferdig sett med bilag. Endrer eller sletter du senere originalen i din egen mappe, endres ikke kopien mottakeren allerede har fått.
En delt mappe kan gjøre løpende tillegg enklere. Mottakeren kommer tilbake til samme sted og du administrerer tilgangen. Du må imidlertid avtale hvordan de skal gjenkjenne nye dokumenter og om filer som allerede er overlevert kan endre seg. Stille erstatning av en korrigert faktura kan la hver person jobbe med en annen versjon.
Det er ingen enkelt beste rute for hvert arbeidsforhold. Velg metoden din regnskapsfører faktisk bruker, og sett en enkel regel for ordinære overleveringer, tillegg og rettelser. En tydelig e-postprosess er bedre enn en komplisert mappe som ingen sjekker.
En lenke forteller deg ikke hvem som har tilgang
Åpne delingsinnstillingene for den konkrete PDF-en i Google Disk. Skriv inn e-postadressen regnskapsføreren bruker til å logge inn, og velg lesetilgang hvis filen ikke skal redigeres. Begrens generell tilgang til personer med tillatelse, og kontroller hele listen over dem som allerede har tilgang. Bekreft delingen og be regnskapsføreren åpne PDF-en med denne kontoen ved første overlevering. Hvis bredere tilgang kommer fra den overordnede mappen, blir den ikke redusert ved å endre én fil. Kontroller først delingen av den overordnede mappen.
Generell tilgang for alle med linken er forskjellig fra å dele med en bestemt konto. Hvis du videresender lenken eller plasserer den andre steder, kan den eksponeres for flere. For vanlig deling av private dokumenter, start med smalere tilgang og utvid kun der det virkelig er nødvendig.
Første gang du bruker metoden, kontroller etter sending at regnskapsføreren kan åpne filen med kontoen de bruker. Din egen påloggede økt kan få alt til å virke tilgjengelig mens den andre personen ser en tilgangsforespørsel.
Kilde for denne delen: Google: Del filer fra Google Disk
Kontroller også innholdet i den overordnede mappen
I eksempelmappen «Bedrift» har du firma Alfa, firma Beta og personlige kjøp. Alfas regnskapsfører trenger bare Alfas dokumenter. Deling av den overordnede mappen kan utvide tilgangen til innhold du har tenkt å holde atskilt. Sjekk faktiske tillatelser og deres forhold til overordnede mapper, ikke bare teksten til den limte lenken.
En lignende feil oppstår når du velger vedlegg. Sjekk det faktiske meldingsinnholdet før sending, spesielt når filer kommer fra en delt nedlastingsmappe. En riktig emnelinje alene vil ikke forhindre at et personlig dokument blir liggende blant PDF-ene.
Omfanget av overleveringen bør samsvare med oppgaven. Regnskapsføreren din kan trenge en forklaring på et kjøp, men trenger vanligvis ikke hele den private samtalen din eller tilgang til alle e-postene dine. Gi nødvendig dokument og kort kontekst.
En liten sjekk på selve pakken
Se gjennom bilagene som om du var mottakeren: er firma og periode tydelige? Kan filene åpnes? Ser du om dette er nye dokumenter eller et tillegg? Kontroller til slutt at ingen private dokumenter har blitt med.
Eksempel på en rettelse: en privat kvittering har kommet med i Alfas bilag. Ikke send hele pakken på nytt. Skriv: «Filen [navn] i dagens Alfa-overlevering ble sendt ved en feil og er privat. Ikke bruk den; slett kopien din og bekreft det for meg. De andre Alfa-dokumentene er uendret.» Kontroller også tilgangen hvis filen er delt. Å fjerne tilgang sletter ikke en nedlastet kopi, og en forespørsel om sletting er ikke en bekreftelse på at det er gjort.
Steng tilgang ved bytte av regnskapsfører
Når samarbeidet avsluttes, avtal overlevering av nødvendige bilag, tilgang til eksisterende kopier og neste steg. Oppdater deretter delinger, mottakerlister og automatiske utsendinger. Å endre en kontakt i telefonen oppdaterer ikke mottakerne i appene.
Fjerning av mappetilgang sletter ikke filer som den andre parten allerede har lastet ned lovlig. Det er derfor forskjellen mellom fremtidig tilgang og eksisterende kopier betyr noe. En godt konfigurert overlevering skal ha en begynnelse, normal drift og en klar avslutning.