Załączniki i foldery udostępnione sprawdzają się w nieco innych sytuacjach
Załącznik to kopia plików, którą księgowy otrzymuje razem z wiadomością. Sprawdza się przy przekazywaniu gotowego zestawu dokumentów. Po wysłaniu zmiana lub usunięcie oryginału w Twoim folderze nie zmienia kopii otrzymanej przez odbiorcę.
Udostępniony folder może ułatwić ciągłe dodawanie. Odbiorca wraca w to samo miejsce, a Ty zarządzasz dostępem. Trzeba jednak uzgodnić, w jaki sposób będą rozpoznawać nowe dokumenty i czy przekazane już dokumenty mogą ulec zmianie. Cicha wymiana poprawionej faktury może sprawić, że każda osoba będzie pracować z inną wersją.
Nie ma jednej najlepszej ścieżki dla każdej relacji zawodowej. Wybierz metodę, z której faktycznie korzysta Twój księgowy i ustal prostą zasadę zwykłych przekazów, uzupełnień i poprawek. Przejrzysty proces e-mailowy jest lepszy niż skomplikowany folder, którego nikt nie sprawdza.
Link nie informuje, kto ma dostęp
Otwórz ustawienia udostępniania konkretnego pliku PDF na Dysku Google. Wpisz e-mail, którym księgowy się loguje, i wybierz dostęp do odczytu, jeśli nie musi edytować pliku. Ogranicz dostęp ogólny do uprawnionych osób i sprawdź pełną listę osób, które już mają dostęp. Potwierdź udostępnienie i przy pierwszym przekazaniu poproś księgowego o otwarcie PDF na tym koncie. Jeśli ma szersze uprawnienia z folderu nadrzędnego, zmiana pojedynczego pliku ich nie ograniczy. Najpierw sprawdź udostępnianie folderu nadrzędnego.
Ogólny dostęp dla każdego, kto ma link, różni się od udostępniania konkretnemu kontu. Przesłanie linku dalej lub umieszczenie go w innym miejscu może udostępnić go większej liczbie osób. W przypadku zwykłego udostępniania dokumentów prywatnych zacznij od węższego dostępu i rozszerzaj go tylko tam, gdzie jest to naprawdę potrzebne.
Przy pierwszym użyciu tej metody sprawdź po wysłaniu, czy Twój księgowy może otworzyć plik na koncie, z którego korzysta. Twoja własna sesja logowania może sprawiać wrażenie, że wszystko jest dostępne, podczas gdy druga osoba widzi prośbę o dostęp.
Źródło tej sekcji: Google: udostępniaj pliki z Dysku Google
Sprawdź także, co znajduje się obok niego
W przykładowym folderze „Biznes” są dokumenty Alfy, Bety i zakupy prywatne. Księgowy Alfy potrzebuje tylko dokumentów Alfy. Udostępnienie całego folderu nadrzędnego może dać dostęp również do pozostałych plików. Sprawdź rzeczywiste uprawnienia, w tym te wynikające z folderu nadrzędnego, a nie tylko treść linku.
Podobny błąd występuje przy wybieraniu załączników. Przed wysłaniem sprawdź rzeczywistą treść wiadomości, zwłaszcza jeśli pliki pochodzą z udostępnionego folderu Pobrane. Sam poprawny temat nie zapobiegnie pozostawieniu dokumentu osobistego wśród plików PDF.
Zakres przekazania powinien być adekwatny do zadania. Twój księgowy może potrzebować wyjaśnień dotyczących zakupu, ale zazwyczaj nie potrzebuje całej Twojej prywatnej rozmowy ani dostępu do wszystkich Twoich e-maili. Podaj niezbędny dokument i krótki kontekst.
Mała kontrola rzeczywistego pakietu
Przed wysłaniem spójrz na zestaw jak odbiorca: czy wiadomo, jakiej firmy i okresu dotyczą dokumenty? Czy pliki się otwierają? Czy widać, że to nowe dokumenty lub uzupełnienie? Na koniec sprawdź, czy nie ma wśród nich czegoś prywatnego.
Przykład poprawki: do dokumentów Alfy trafił prywatny paragon. Nie wysyłaj całego zestawu ponownie. Napisz: „Plik [nazwa] w dzisiejszym zestawie Alfy został dołączony omyłkowo i jest prywatny. Proszę go nie używać, usunąć swoją kopię i potwierdzić jej usunięcie. Pozostałe dokumenty Alfy są bez zmian”. Przy pliku udostępnionym sprawdź też dostęp. Odebranie uprawnień nie usuwa pobranej kopii; prośba o usunięcie nie dowodzi, że je wykonano.
Zamknij dostęp w przypadku zmiany księgowego
Na koniec współpracy uzgodnij przekazanie potrzebnych dokumentów, dostępność istniejących kopii i dalsze działania. Następnie zmień udostępnienia, listy odbiorców i automatyczne wysyłki. Zmiana kontaktu w telefonie nie zmienia odbiorców zapisanych w aplikacjach.
Usunięcie dostępu do folderu nie powoduje usunięcia plików, które druga strona już legalnie pobrała. Dlatego też istotna jest różnica pomiędzy przyszłym dostępem a istniejącymi kopiami. Dobrze skonfigurowane przekazanie powinno mieć początek, normalne działanie i jasne zakończenie.