Os anexos e as pastas partilhadas atendem a situações ligeiramente diferentes
Um anexo é uma cópia dos ficheiros que o contabilista recebe com a mensagem. É útil para entregar um conjunto de documentos já preparado. Depois do envio, alterar ou apagar o original na sua pasta não modifica a cópia que o destinatário já recebeu.
Uma pasta partilhada pode facilitar adições contínuas. O destinatário regressa ao mesmo local e você gere o acesso. No entanto, precisa de concordar como irão reconhecer os novos documentos e se os ficheiros já entregues poderão sofrer alterações. A substituição silenciosa de uma fatura corrigida pode fazer com que cada pessoa trabalhe com uma versão diferente.
Não existe um caminho único e melhor para todas as relações laborais. Escolha o método que o seu contabilista realmente utiliza e estabeleça uma regra simples para transferências, adições e correções comuns. Um processo de e-mail claro é melhor do que uma pasta complicada que ninguém verifica.
Um link não informa quem tem acesso
Abra as definições de partilha do PDF concreto no Google Drive. Introduza o e-mail com que o contabilista inicia sessão e escolha acesso de leitura se não precisar de editar o ficheiro. Restrinja o acesso geral às pessoas autorizadas e verifique toda a lista de quem já tem acesso. Confirme a partilha e, na primeira entrega, peça ao contabilista que abra o PDF com essa conta. Se tiver permissões mais amplas através da pasta superior, alterá-las apenas no ficheiro não as reduz: verifique primeiro a partilha da pasta superior.
O acesso geral para qualquer pessoa com o link é diferente da partilha com uma conta específica. Encaminhar o link ou colocá-lo noutro local pode expô-lo a mais pessoas. Para a partilha normal de documentos privados, comece com um acesso mais restrito e expanda apenas para onde for realmente necessário.
Na primeira vez que utilizar o método, verifique após o envio se o seu contabilista consegue abrir o ficheiro com a conta que utiliza. A sua própria sessão ligada pode fazer com que tudo pareça disponível enquanto a outra pessoa vê um pedido de acesso.
Fonte desta secção: Google: partilhar ficheiros do Google Drive
Verifique também o que está ao lado dele
Na pasta de exemplo “Negócios”, tem a empresa Alfa, a empresa Beta e as compras pessoais. O contabilista da Alfa apenas necessita dos registos da Alfa. A partilha da pasta pai pode expandir o acesso ao conteúdo que pretendia manter separado. Verifique as permissões reais e a sua relação com as pastas pai, e não apenas o texto do link colado.
Um erro semelhante ocorre ao selecionar anexos. Verifique o conteúdo real da mensagem antes de a enviar, especialmente quando os ficheiros provêm de uma pasta de downloads partilhada. Uma linha de assunto correta por si só não impedirá que um documento pessoal seja deixado entre os PDF.
O âmbito da transferência deve corresponder à tarefa. O seu contabilista pode precisar de uma explicação sobre uma compra, mas geralmente não precisa de toda a sua conversa privada ou de acesso a todos os seus e-mails. Forneça o documento necessário e um breve contexto.
Uma pequena verificação no pacote real
Antes de enviar, veja o conjunto como destinatário: percebe-se a que empresa e período pertence? Os ficheiros abrem? É claro se são documentos novos ou um complemento? Por fim, confirme que não há documentos pessoais entre os ficheiros.
Exemplo de correção: incluiu um recibo pessoal entre os documentos da Alfa. Não volte a enviar todo o conjunto. Escreva: «O ficheiro [nome] da entrega da Alfa de hoje foi anexado por engano e é pessoal. Peço que não o utilize, apague a sua cópia e me confirme a eliminação. Os restantes documentos da Alfa não mudam.» Num ficheiro partilhado, verifique também o acesso. Retirar permissões não apaga uma cópia já descarregada; pedir a eliminação não confirma que tenha acontecido.
Fechar o acesso ao mudar de contabilista
No final da relação, combine a entrega dos registos necessários, a disponibilidade das cópias existentes e os próximos passos. Em seguida, atualize a partilha, as listas de destinatários e as transferências automáticas. Alterar o contabilista no telefone não corrige automaticamente os destinatários guardados nas aplicações.
A remoção do acesso à pasta não elimina os ficheiros que a outra parte já descarregou legitimamente. É por isso que a diferença entre o acesso futuro e as cópias existentes é importante. Uma transferência bem configurada deve ter um início, um funcionamento normal e um fim claro.