Falta uma fatura ao contabilista: onde procurar e como a pedir

Primeiro esclareça exatamente o que está em falta

«Falta a fatura do telefone» pode significar que o contabilista não tem o ficheiro, que a fatura identifica outro comprador ou que diz respeito ao período anterior. Antes de procurar, compare o pedido com os documentos já entregues. Por vezes, basta indicar o anexo certo num email anterior.

Se tiver várias empresas, adicione o comprador a cada item em falta. O mesmo fornecedor pode faturar-lhe pessoalmente e a uma empresa. Encontrar alguma fatura desse fornecedor não significa que o problema esteja resolvido. Precisa do documento da compra específica e da empresa correta.

Se o pedido não for claro, pergunte ao contabilista como identificou o documento em falta. A data e o valor do pagamento, o nome do fornecedor ou o número da encomenda são um ponto de partida melhor do que descarregar todos os ficheiros do mês anterior.

Escolha a rota mais provável

Para um serviço recorrente, comece onde encontrou o documento anterior. Para uma compra única, a confirmação da encomenda e quem organizou a compra ajudam. Para serviços pré-pagos com cartão, consulte a secção de faturação da conta do cliente. Um pagamento bancário é uma pista útil, mas pode não revelar onde está o documento.

Imagine que falta a fatura de um automóvel alugado numa viagem de trabalho. Um colega pagou e recebeu a confirmação da reserva. Pergunte-lhe: «Em que empresa alugaste o carro no dia 12 de agosto? Podes reencaminhar a fatura final desse aluguer?». Se enviar apenas a reserva, use o nome do fornecedor e o número da reserva para pedir a fatura. A confirmação não demonstra que a fatura final já tenha sido emitida.

Dê a cada rota um ponto final sensato. Quando descobrir que um portal apenas oferece registos mais antigos ou que uma mensagem contém um link quebrado, não repita a mesma tentativa. Anote o que encontrou e contacte o fornecedor.

Envie ao fornecedor os dados que identificam a compra

«Envie-me a fatura» costuma originar mais perguntas. Indique o número da encomenda, a data aproximada, o nome ou a empresa usados na compra e o endereço de email associado à conta de cliente. Não inclua palavras-passe nem os dados completos do cartão de pagamento.

Adapte o texto seguinte à sua situação. Se a fatura já foi emitida, peça uma cópia. Se os dados do comprador estiverem incorretos, explique o problema separadamente e pergunte ao fornecedor como os corrigir. Não altere o PDF original para parecer que foi emitido a outra empresa.

O seu contabilista precisa de saber o que já está a resolver

Não adie a entrega dos restantes documentos por causa da última fatura em falta. Salvo acordo em contrário, entregue os documentos prontos e indique qual falta ainda. Por exemplo: «Falta a fatura do aluguer do carro de 12 de agosto. Pedi hoje uma cópia à empresa de aluguer e enviá-la-ei como complemento quando a receber».

Para uma lista mais longa, basta um simples registo: o que falta, quem contactou e o que está à espera. Não precisa de um novo sistema administrativo. Tem como finalidade evitar o reinício da mesma pesquisa e evitar que o contabilista pergunte separadamente sobre a situação de cada item.

Encontrar o ficheiro não é o fim

Quando o documento chegar, abra-o e compare-o com o pedido original. Verifique a empresa, compra e versão. Em seguida, entregue-o como um complemento claro, de preferência referindo-se à correspondência anterior. O contabilista não terá de adivinhar se se trata de um item novo ou de todo o pacote mensal novamente.

Se procura repetidamente a fatura do mesmo fornecedor, corrija a causa: o endereço de envio das faturas, os dados do comprador na conta ou o local de descarga. Encontrar um ficheiro resolve o problema deste mês; registar o percurso correto evita repetir a procura no mês seguinte.