Forneça o documento e o seu contexto
Envie a fatura ao contabilista e indique quando a recebeu. A data de emissão está no documento; a sua mensagem explica também por que motivo faltava no primeiro envio. Deixe a avaliação do período contabilístico ou fiscal ao contabilista.
No exemplo, uma fatura emitida no final de agosto chega a 8 de setembro. Enviou os documentos de agosto a 5 de setembro. O contabilista precisa da nova fatura e de saber que não fazia parte do conjunto inicial. Não tem de decidir o tratamento contabilístico: indique quando a recebeu e a que compra se refere.
Se houver um prazo de apresentação ou um período fechado, contacte diretamente o seu contabilista. Uma regra universal como “as faturas em atraso pertencem sempre ao mês seguinte” poderia simplificar incorretamente as suas circunstâncias.
Uma nova fatura, outra cópia ou uma correção?
Antes de reencaminhar a fatura, compare-a com os documentos já entregues. Alguns fornecedores enviam a mesma fatura mais do que uma vez. Noutros casos, chega uma versão com os dados do comprador corrigidos ou um documento alterado com nome semelhante. Numa subscrição, o mesmo fornecedor e valor podem corresponder a uma nova fatura de outro período.
O nome do ficheiro não basta. Verifique o número da fatura, o comprador, a data e o conteúdo. Mantenha a ligação entre a correção, o ficheiro original e a mensagem do fornecedor. O contabilista receberá uma explicação da alteração, em vez de dois anexos quase iguais sem contexto.
Se tiver dúvidas, descreva-as. «O fornecedor enviou um novo PDF com o mesmo número e corrigiu os dados do comprador» é mais útil do que classificá-lo definitivamente como «duplicado», arriscando deixar de lado um documento importante.
Envie um suplemento claro
Em geral, é mais simples responder na conversa do primeiro envio e identificar a mensagem como complemento. Envie apenas os documentos novos, salvo acordo em contrário. Reenviar todo o conjunto obriga o contabilista a descobrir qual o ficheiro acrescentado.
Se tiver várias empresas, indique a qual se refere o complemento. Se o enviar por partes, identifique-as, por exemplo, como «1 de 2» e «2 de 2». Assim, o contabilista saberá se recebeu todas as mensagens.
Selecione o texto, copie-o para um e-mail e preencha os dados entre parêntesis rectos.
Não substitua silenciosamente o que alguém já está a utilizar
Substituir um ficheiro numa pasta partilhada é fácil, mas o contabilista pode já ter descarregado uma cópia mais antiga. Anuncie alterações nos documentos e mantenha uma relação rastreável entre versões. O conteúdo atual da pasta não é um histórico completo do que a outra parte recebeu.
Se utiliza o envio automático, verifique como trata complementos e correções. Deve conseguir identificar o que foi enviado de novo e porquê. Encontrar novamente o mesmo PDF não deve, por si só, desencadear outro envio.
Se a fatura do mesmo serviço chega repetidamente tarde, verifique os prazos ou o canal de receção. Pode haver um ciclo de faturação diferente, um endereço incorreto ou a necessidade de descarregar o documento. O complemento resolve o problema atual; compreender a causa facilita o mês seguinte.