Anna sekä asiakirja että sen konteksti
Lähetä lasku kirjanpitäjälle ja kerro, milloin sait sen. Laskun päiväys näkyy asiakirjassa; oma viestisi selittää myös, miksi se puuttui ensimmäisestä aineistosta. Jätä kirjanpito- tai verokauden arviointi kirjanpitäjälle.
Esimerkissä elokuun lopussa päivätty lasku saapuu 8. syyskuuta. Lähetit elokuun tositteet 5. syyskuuta. Kirjanpitäjä tarvitsee uuden laskun ja tiedon siitä, ettei se ollut ensimmäisessä aineistopaketissa. Sinun ei tarvitse ratkaista kirjaamista itse: kerro saapumispäivä ja ostos, jota lasku koskee.
Jos asia koskee tiettyä ilmoituksen määräaikaa tai jo suljettua kautta, ota heti yhteyttä kirjanpitäjään. Yleinen sääntö ”myöhäiset laskut kuuluvat aina seuraavaan kuukauteen” voi yksinkertaistaa tilannetta väärin.
Uusi lasku, uusi kopio vai korjaus?
Vertaa laskua jo luovutettuun aineistoon ennen kuin lähetät sen edelleen. Jotkin toimittajat lähettävät saman laskun uudelleen. Joskus saat version, jonka ostajatiedot on korjattu, tai muutetun asiakirjan samalla tapaisella nimellä. Tilauksessa sama toimittaja ja summa voivat koskea uuden kauden laskua.
Tiedostonimi ei riitä. Tarkista laskunumero, ostaja, päiväys ja sisältö. Säilytä yhteys korjauksen, alkuperäisen tiedoston ja toimittajan viestin välillä. Kirjanpitäjä saa näin selityksen muutokselle, ei kahta lähes samanlaista liitettä ilman asiayhteyttä.
Kerro, mistä olet epävarma. ”Toimittaja lähetti uuden PDF-tiedoston samalla numerolla ja korjasi ostajatiedot” on hyödyllisempi kuin lopullinen merkintä ”kaksoiskappale”, jonka vuoksi tärkeä asiakirja voisi jäädä huomioimatta.
Lähetä selkeä lisäys
Helpoin tapa on usein vastata ensimmäisen luovutuksen viestiketjuun ja merkitä viesti täydennykseksi. Lähetä vain uudet tositteet, ellei muuta ole sovittu. Jos lähetät koko paketin uudelleen, kirjanpitäjän pitää etsiä lisätty tiedosto itse.
Jos sinulla on useita yrityksiä, kerro, mitä yritystä täydennys koskee. Jos lähetät sen osissa, merkitse ne esimerkiksi ”1 / 2” ja ”2 / 2”. Näin kirjanpitäjä tietää, ovatko kaikki viestit saapuneet.
Valitse teksti, kopioi se sähköpostiin ja täytä tiedot hakasulkeisiin.
Älä vaihda hiljaa sitä, mitä joku jo käyttää
Jaetun kansion tiedosto on helppo korvata uudella, mutta kirjanpitäjä on saattanut jo ladata vanhan version. Ilmoita muutoksista ja säilytä versioiden välinen yhteys. Kansion nykyinen sisältö ei kerro kaikkea siitä, mitä toinen osapuoli on aiemmin saanut.
Sama selkeys tarvitaan automaattisessa lähetyksessä. Jo tunnetun PDF-tiedoston lataaminen uudelleen ei saa itsessään käynnistää uutta lähetystä. Uusi tosite tai todellinen korjaus taas tarvitsee oman ratkaisunsa ja tiedon siitä, miten se käsiteltiin.
Jos saman palvelun lasku saapuu usein myöhässä, tarkista ajankohta ja vastaanottotapa. Syynä voi olla eri laskutusjakso, väärä yhteysosoite tai tarve ladata asiakirja. Täydennys ratkaisee tämänhetkisen ongelman; syyn selvittäminen helpottaa seuraavaa kuukautta.