Oppgi både dokumentet og dets kontekst
Send fakturaen til regnskapsføreren og oppgi når du mottok den. Fakturadatoen står på dokumentet; kommentaren din forklarer også hvorfor det manglet i første levering. La regnskapsføreren vurdere regnskaps- eller skatteperioden.
I eksemplet kommer en faktura utstedt i slutten av august 8. september. Du sendte bilagene for august 5. september. Regnskapsføreren trenger den nye fakturaen og må vite at den ikke var med i den første pakken. Du trenger ikke avgjøre bokføringen selv: oppgi når den kom og hvilket kjøp den gjelder.
Kontakt regnskapsføreren din direkte hvis det er innleveringsfrist eller stengt periode. En universell regel som "sene fakturaer tilhører alltid neste måned" kan feilaktig forenkle omstendighetene dine.
En ny faktura, en annen kopi eller en retting?
Sammenlign fakturaen med det som allerede er levert før du videresender den. Noen leverandører sender samme faktura på nytt. Andre ganger kommer en versjon med rettede kjøperopplysninger eller et endret dokument med lignende navn. Ved et abonnement kan samme leverandør og beløp gjelde en ny faktura for neste periode.
Filnavnet alene er utilstrekkelig. Sjekk fakturanummer, kjøper, dato og innhold. Ta vare på sammenhengen mellom retting, originalfil og leverandørmelding. Regnskapsføreren mottar da informasjon om en endring i stedet for to nesten like uforklarlige vedlegg.
Beskriv hva du er usikker på. «Leverandøren sendte en ny PDF med samme nummer og rettet kjøperopplysningene» er mer nyttig enn å merke den endelig som «duplikat», slik at et viktig dokument kan bli oversett.
Send et tydelig tillegg
Det enkleste er ofte å svare i tråden for den første leveringen og merke meldingen som et tillegg. Send bare de nye dokumentene med mindre noe annet er avtalt. Sender du hele pakken igjen, må regnskapsføreren selv finne filen som er lagt til.
Hvis du har flere bedrifter, oppgi hvilken tillegget gjelder. Sender du det i flere deler, merk dem for eksempel «1 av 2» og «2 av 2». Da ser regnskapsføreren om alle meldingene har kommet frem.
Velg teksten, kopier den inn i en e-post og fyll inn detaljene i hakeparenteser.
Ikke bytt ut det noen allerede bruker
Det er enkelt å erstatte en fil i en delt mappe, men regnskapsføreren kan allerede ha lastet ned en eldre kopi. Kunngjør dokumentendringer og hold et sporbart forhold mellom versjoner. Mappens nåværende innhold er ikke en fullstendig historikk over hva den andre parten mottok.
Bruker du automatisk levering, sjekk hvordan den håndterer tillegg og rettelser. Du må kunne se hva som nylig ble sendt, og hvorfor. At den samme PDF-filen blir funnet på nytt, bør ikke i seg selv utløse en ny sending.
Hvis fakturaen for samme tjeneste ofte kommer sent, kontroller tidspunktet og hvordan du mottar den. Årsaken kan være en annen faktureringssyklus, feil kontaktadresse eller at filen må lastes ned. Tillegget løser problemet nå; å forstå årsaken gjør neste måned enklere.