Ange både dokumentet och dess sammanhang
Skicka fakturan till redovisningskonsulten och ange när du fick den. Fakturadatumet står på dokumentet; din kommentar förklarar också varför det saknades i första leveransen. Låt redovisningskonsulten bedöma redovisnings- eller skatteperioden.
I exemplet kommer en faktura från slutet av augusti den 8 september. Du skickade augustis underlag den 5 september. Redovisningskonsulten behöver den nya fakturan och uppgiften att den saknades i första paketet. Du behöver inte själv avgöra hur den ska bokföras: ange när den kom och vilket köp den gäller.
Om en konkret inlämningsfrist eller en avslutad period berörs, kontakta redovisningskonsulten direkt. En generell regel som ”sena fakturor hör alltid till nästa månad” kan förenkla situationen på fel sätt.
En ny faktura, ytterligare en kopia eller en rättelse?
Jämför fakturan med det som redan lämnats innan du skickar den vidare. Vissa leverantörer skickar samma faktura igen. Ibland kommer en version med rättade köparuppgifter eller ett ändrat dokument med liknande namn. Vid ett abonnemang kan samma leverantör och belopp avse en ny faktura för nästa period.
Filnamnet räcker inte. Kontrollera fakturanummer, köpare, datum och innehåll. Behåll kopplingen mellan rättelsen, originalfilen och leverantörens meddelande. Redovisningskonsulten får då en förklaring till ändringen, inte två nästan likadana bilagor utan sammanhang.
Beskriv vad du är osäker på. ”Leverantören skickade en ny PDF med samma nummer och rättade köparuppgifterna” är mer användbart än att definitivt märka den ”dubblett”, så att ett viktigt dokument riskerar att förbises.
Skicka ett tydligt tillägg
Det enklaste är ofta att svara i tråden för den första leveransen och märka meddelandet som en komplettering. Skicka bara de nya dokumenten om ni inte har avtalat något annat. Skickar du hela paketet igen måste redovisningskonsulten själv leta efter den tillagda filen.
Om du har flera företag, ange vilket kompletteringen gäller. Om du skickar den i delar, märk dem till exempel ”1 av 2” och ”2 av 2”. Då ser redovisningskonsulten om alla meddelanden har kommit fram.
Markera texten, kopiera den till ett mejl och fyll i uppgifterna inom hakparenteser.
Byt inte tyst ut det som någon redan använder
Det är enkelt att ersätta en fil i en delad mapp, men redovisningskonsulten kan redan ha laddat ner en äldre kopia. Meddela dokumentändringar och ha en spårbar relation mellan versioner. Mappens nuvarande innehåll är inte en fullständig historik över vad den andra parten fick.
Automatisk överlämning kräver samma tydlighet. Att ladda om en känd PDF bör inte i sig utlösa ytterligare en sändning. Ett nyfunnet dokument eller en äkta rättelse behöver däremot ett eget beslut och ett tydligt resultat.
Om fakturan för samma tjänst ofta kommer sent, kontrollera tidpunkten och hur du får den. Det kan bero på en annan faktureringscykel, fel kontaktadress eller att filen måste hämtas. Kompletteringen löser det aktuella problemet; att förstå orsaken underlättar nästa månad.