Kom först överens om underlagen och överlämningen
Fråga redovisningskonsulten vilka underlag som behövs för din verksamhet. Inkommande fakturor kan vara bara en del av dem. Checklistan nedan hjälper dig att kontrollera de förberedda filerna, men ersätter inte den överenskomna listan över underlag.
Kom också överens om hur filerna ska lämnas över: som e-postbilagor, i en delad mapp eller i konsultens system. Kontrollera att mottagaren kan öppna dem. Ett förberett underlag är inte en fungerande överlämning om mottagaren saknar åtkomst.
Håll olika företags underlag åtskilda. Rätt företagsnamn i ämnesraden räcker inte om bilagorna innehåller ägarens privata faktura eller ett annat företags dokument. Mottagaren och innehållet ska höra till samma företag.
Sex kontroller före sändning
Kontrollera det konkreta paketet du ska skicka. Du behöver inte skriva av varje dokument igen. Leta efter tydliga förväxlingar och beskriv vad du lämnar över.
Om du inte kan bekräfta en punkt, anteckna vad som behöver redas ut. Du kan skicka de färdiga underlagen och ta med kvarstående frågor i meddelandet.
Göm inte det du inte kan bekräfta bakom "allt"
Ibland är nästan alla underlag klara, men två saknas. Du kan skicka det som finns utan att kalla det komplett. Berätta för redovisningskonsulten vad som ingår och vad som återstår att reda ut, så går det att avgöra hur arbetet kan fortsätta.
Till exempel kan telefonfakturan ha fel köparuppgifter samtidigt som hotellets faktura ännu inte har kommit. Ange båda posterna, i stället för att bara skriva ”några fakturor saknas”. Säg också om du väntar på leverantören eller fortfarande letar efter dokumentet. Ett tydligt meddelande behöver inte ge sken av att allt är klart.
Glöm inte andra källor efter sökningen i e-posten. Fakturor som bara finns i leverantörsportaler och papperskvitton dyker inte upp bland hittade PDF-filer.
Lägg till ett kort meddelande som din redovisningskonsult kan agera på
Ange företag, period, var filerna finns och eventuella frågor. Använd mallen nedan för en vanlig överlämning. I artikeln om meddelanden till redovisningskonsulten finns även exempel för tillägg och rättelser.
Förbered ett meddelande till redovisningen
Ett företag, en period och en tydlig lista över öppna frågor. Fyll i uppgifterna och klistra in meddelandet i ditt mejl.
Fyll i företag och period innan du kopierar. Lägg till bilagorna i ditt eget mejl.
Meddelandet stannar i webbläsaren. HeyRup sparar eller skickar det inte.
En senare faktura behöver en egen förklaring
Efter att ha skickat, håll koll på vad du lämnat över. Om en annan faktura kommer nästa dag, skicka den som ett märkt tillägg. Det finns ingen anledning att skicka om alla samma filer och låta din redovisningskonsult hitta den enda skillnaden.
Om en rättelse kommer för ett redan skickat dokument, peka på både original och nya versioner. Att tyst ersätta en fil ser bara enkelt ut från din sida; din redovisningskonsult kanske redan arbetar med den tidigare kopian. Syftet med kontrollen är att båda sidor ska förstå samma överlämning, inte bara att din mapp ska se snygg ut efteråt.