Sopikaa ensin selkeästi toimintatavasta
Tarvittavat tositteet riippuvat yrityksen toiminnasta ja kirjanpitäjän kanssa sovitusta työnjaosta. Pelkät ostolaskut eivät välttämättä riitä. Jos olet epävarma, pyydä omaan tilanteeseesi sopiva luettelo. Yleinen verkkolista ei korvaa tätä sopimusta.
Sovi myös toimitustavasta: sähköpostin liitteet, jaettu kansio tai kirjanpitäjän järjestelmä. Varmista, että vastaanottaja pystyy avaamaan tiedostot. Valmis aineistopaketti ei ole toimiva toimitus, jos vastaanottajalla ei ole siihen pääsyä.
Pidä eri yritysten aineistot erillään. Oikea yrityksen nimi sähköpostin aiheessa ei riitä, jos liitteissä on omistajan yksityinen lasku tai toisen yrityksen asiakirja. Vastaanottajan ja sisällön pitää koskea samaa yritystä.
Kuusi tarkistusta ennen lähettämistä
Tarkista juuri se aineistopaketti, jonka olet lähettämässä. Jokaista dokumenttia ei tarvitse kirjoittaa uudelleen. Etsi ilmeiset sekaannukset ja kerro selkeästi, mitä lähetät.
Jos et voi vahvistaa jotakin kohtaa, kirjaa, mitä pitää selvittää. Voit lähettää valmiit tositteet ja mainita avoimet kysymykset saateviestissä.
Älä piilota "kaiken" taakse sitä, mitä et voi vahvistaa
Joskus lähes kaikki tositteet ovat valmiina, mutta kaksi vielä puuttuu. Voit lähettää valmiit tositteet kertomatta kokonaisuuden olevan täydellinen. Kerro kirjanpitäjälle, mitä lähetät ja mikä on vielä kesken, jotta hän voi päättää jatkosta.
Esimerkiksi puhelinlaskussa voi olla väärät ostajan tiedot, ja hotellin lasku voi vielä puuttua. Nimeä molemmat asiat viestissä sen sijaan, että kirjoitat vain ”joitakin laskuja puuttuu”. Kerro myös, odotatko toimittajaa vai etsitkö vielä dokumenttia. Viestin ei tarvitse antaa kuvaa, että kaikki on valmista.
Muista sähköpostihaun jälkeen muut lähteet. Vain toimittajan portaalissa olevat laskut ja paperikuitit eivät ilmesty löytyneiden PDF-tiedostojen joukkoon.
Lisää lyhyt viesti, jonka perusteella kirjanpitäjäsi voi toimia
Kerro yritys, ajanjakso, tiedostojen sijainti ja mahdolliset epäselvyydet. Käytä alla olevaa mallia tavalliseen toimitukseen. Saateviestejä käsittelevässä artikkelissa on myös esimerkkejä täydennyksistä ja korjauksista.
Valmistele viesti kirjanpitäjälle
Yksi yritys, yksi ajanjakso ja selkeä lista avoimista asioista. Täytä tiedot ja liitä viesti sähköpostiisi.
Täytä yritys ja ajanjakso ennen kopiointia. Lisää liitteet omassa sähköpostissasi.
Viesti pysyy selaimessasi. HeyRup ei tallenna eikä lähetä sitä.
Myöhempi lasku vaatii oman selityksensä
Seuraa lähettämisen jälkeen, mitä luovutit. Jos seuraavana päivänä saapuu toinen lasku, lähetä se merkittynä lisäyksenä. Kaikkia samoja tiedostoja ei tarvitse lähettää uudelleen ja jättää kirjanpitäjän etsimään yhtä eroa.
Jos saat korjatun version jo lähetetystä dokumentista, kerro, mihin aiempaan versioon se liittyy ja mikä tiedosto korvaa sen. Älä vaihda tiedostoa ilmoittamatta: kirjanpitäjä saattaa jo käyttää vanhaa kopiota. Tarkistuksen tarkoitus on varmistaa yhteinen käsitys toimitetusta aineistosta, ei vain siisti kansio.