Tietosuojakäytäntö
Kuinka heyrup.app käsittelee tietojasi
Päivitetty: 15. syyskuuta 2026
1. Huolto ja yhteystiedot
heyrup.app on Radek Duha, tšekkiläinen Y-tunnus 01091484, jonka rekisteröity osoite on Tulipánová 2805/3, Záběhlice, 106 00 Praha 10. Sovellus auttaa yritysten omistajia löytämään PDF liitteitä tiedostosta sähköposti, lukemaan niiden sisällön, tunnistamaan asiakirjoja ja määrittämään ne käyttäjien sääntöjen tai yksittäisten päätösten mukaisesti. Se esittää epävarmoja tuloksia tarkastettavaksi. Tarkoituksena on helpottaa asiakirjojen laatimista kirjanpitäjille.
Lähetä tiedoille pääsyä tai poistamista koskevat kysymykset ja pyynnöt osoitteeseen jsem@radekduha.cz. Tämä käytäntö koskee sekä julkista verkkosivustoa heyrup.app että sovellussovellusta.heyrup.app
2. Miten saamme pääsyn sähköpostilaatikkoon
IMAP-yhteyttä varten annat palvelimen osoitteen, käyttäjätunnuksen ja salasanan tai palveluntarjoajan luona luomasi sovellussalasanan. Yhteys käyttää salattua TLS-liikennettä portissa 993. Tallennamme salasanan AES-256-GCM-salauksella, ja palvelu käyttää sitä sähköpostilaatikon avaamiseen. Kun yhteys on tarkistettu, valitset kansiot, joista HeyRup etsii laskuja.
HeyRup avaa valitut kansiot vain luku -tilassa ja lataa PDF-liitteet valitulta ajanjaksolta. Se ei siirrä, poista tai merkitse viestejä luetuiksi. Kirjautumistiedot voivat antaa laajemmat oikeudet palveluntarjoajalla. Vain luku -tila rajoittaa meidän käsittelyämme, ei välttämättä salasanan antamia oikeuksia.
3. Mitä tietoja käsittelemme ja miksi
Kun käynnistät haun, haemme sitä vastaavat viestit ja niiden rakenteen. Löytyneistä PDF-tiedostoista tallennamme aiheen, lähettäjän, päivämäärän ja tiedostonimen, jotta voit jäljittää alkuperän. Käsittelyssä lataamme PDF-tiedoston ja tunnistamme sen sisällön. IMAP lukee metatiedot ja valitut viestien PDF-osat. Emme tallenna viestin runkoa asiakirjatietokantaan emmekä lähetä sitä tekoälyluokitteluun.
Tallennamme yhdistetyn sähköpostitilin osoitteen, viestien ja liitteiden tunnisteet, aiheen, lähettäjän, päivämäärän, tiedoston nimen, tyypin ja koon, PDF-kopion, OCR-tekstin sekä tunnistustuloksen perusteluineen ja varmuusarvioineen. Asiakirja voi sisältää nimiä, osoitteita, yritys- ja verotunnisteita, pankkitietoja, summia ja ostotietoja. Säilytämme myös liitteet, jotka on luokiteltu muiksi kuin laskuiksi tai epäselviksi, jotta hakutulokset voidaan jäljittää.
Toistuvaa IMAP-käyttöä varten tallennamme palvelimen osoitteen, käyttäjätunnuksen, salatun salasanan ja valitut kansiot. Mahdollisessa Google OAuth -yhteydessä tallennamme salatun uudistustunnuksen. Käsittelemme myös sovellustilin tunnistetta, sähköpostiosoitetta, organisaatiota ja yrityksiä, sääntöjä, asiakirjapäätöksiä, vastaanottajia ja lähetysasetuksia. Lähetyksistä tallennamme tiedostot, yritykset ja tulokset. Virheiden selvittämiseksi pidämme teknisiä lokeja pyynnöistä ja käsittelystä.
4. OCR, tekoäly ja tekniset toimittajat
Tietoja käsitellään palvelimilla, ei pelkästään selaimessasi. Sovellus ja tietokanta toimivat Railway-palvelussa, ja PDF-kopiot tallennetaan Google Cloud Storage -palveluun. Dokumentin tunnistamista varten lähetämme PDF-tiedoston Google Document AI -palveluun tekstintunnistusta (OCR) varten. Käsittely siis koskee tiedoston sisältöä, ei vain liitteen nimeä tai sähköpostin otsikkoa.
Lähetämme poimitun dokumentin tekstin OpenAI API:lle dokumentin tyypin ja tarvittavien tietojen määrittämiseksi oikealle yritykselle. Jos kuvailet uutta sääntöä omin sanoin, OpenAI saa kuvauksen ja tiedot yrityksestä, jonka valitsit laatimaan säännön. Luonnos astuu voimaan vasta vahvistuksesi jälkeen. Tämä ei ole yleiskäyttöisen mallin koulutusta; automaattinen tunnistus voi tehdä virheitä, ja epävarmat tulokset vaativat tarkastelua.
Clerk hoitaa sovellukseen kirjautumisen. Cloudflare palvelee julkista verkkosivustoa. Sovellukseen kirjautuminen ja sähköpostilaatikon yhdistäminen ovat erillisiä vaiheita. Maksulliset tilaukset ovat valmisteilla; seuraava kuvaus kattaa myös niiden käyttöönoton jälkeiset tietovirrat.
Käytämme asiakirjojen lähettämiseen Resendiä. Lähetyksessä palvelu saa valitsemasi osoitteen, viestin ja kyseiset PDF-tiedostot. Manuaalinen lähetys edellyttää esikatselun vahvistamista. Toistuvat lähetykset noudattavat erikseen käyttöön ottamaasi aikataulua. Pelkkä vastaanottajan osoitteen tallennus ei lähetä asiakirjoja. HeyRup lähettää viestit oman palveluntarjoajansa kautta, ei sähköpostitilisi kautta.
Stripe on valmiina tilausten ja maksujen hallintaan. Maksullista tilausta käytettäessä se käsittelee maksamiseen ja laskutukseen tarvittavat tiedot, ei sähköpostiliitteiden sisältöä tai asiakirjojen OCR-tekstiä. Syötät maksukortin tiedot suoraan Stripeen.
5. Tietojen käyttö ja suunniteltu Gmail-yhteys
Käytämme sähköpostilaatikoiden tietoja vain heyrup.appin kuvattuihin käyttäjätoimintoihin. Emme myy tietoja emmekä käytä niitä mainontaan, mainosprofilointiin tai yleisten tekoäly- tai koneoppimismallien kouluttamiseen. Rajoitamme tietojen luovutuksen teknisille palveluntarjoajille näiden toimintojen tarjoamiseen, palvelun turvaamiseen ja lakisääteisiin velvoitteisiin.
Ihmiset eivät saa tarkastella tietojesi sisältöä ilman nimenomaista suostumustasi yksilöityyn tukipyyntöön, välttämätöntä tietoturvatutkintaa tai lakisääteistä velvoitetta. Gmail-yhteys ei ole vielä julkisesti saatavilla. Kun se avataan, yhdistäminen on vapaaehtoista Google OAuthin kautta oikeuksilla openid, email, profile ja gmail.readonly. Viimeinen oikeus mahdollistaa teknisesti koko sähköpostilaatikon lukemisen. Emme saa Google-salasanaasi tämän yhteyden kautta. Google APIsta saatuihin tietoihin sovelletaan myös seuraavaa Limited Use -sitoumusta.
heyrup.app käyttää ja siirtää Google-sovellusliittymistä saamiaan tietoja muihin sovelluksiin noudattaa Google API -palveluiden käyttäjätietokäytäntö, mukaan lukien rajoitetun käytön vaatimukset.
6. Säilyttäminen, yhteyden katkaiseminen ja poistaminen
Säilytämme PDF-tiedostojen, OCR-tekstin ja asiakirjoista tunnistetun sisällön työkopiot kolme kalenterikuukautta ensimmäisestä tuonnista. Tämän ajanjakson jälkeen ne eivät ole enää avattavissa tai toimitettavissa, ja poistamme ne aktiivisesta ympäristöstä. Uudelleenkäsittely tai lähettäminen ei pidennä ajanjaksoa. HeyRup ei ole pitkän aikavälin kirjanpitoarkisto; sovittava tarvittava asiakirjojen säilytys erikseen.
Voit poistaa työkopion aiemmin suoraan dokumentista sovelluksessa. Tallennetut objektit poistetaan seurantatöillä, jotka yrittävät uudelleen, jos tapahtuu tekninen virhe. Emme poista alkuperäistä sähköpostiviestiä tai liitettä tililtäsi sähköposti. Kopion poistaminen kohteesta HeyRup ei myöskään poista tiedostoja, jotka olet jo ladannut tai toimittanut toiselle vastaanottajalle.
Säilytämme toimitushistoriaa, mukaan lukien vastaanottajien osoitteet, liitetiedostojen nimet, lähetysyritykset ja palveluntarjoajan tapahtumat sekä toimintatiedot, kuusi kuukautta ja poistamme ne sitten. Tiedostojen sormenjäljet ja lähdetunnisteet säilyvät organisaation elinkaaren ajan, jotta vanhentuneita asiakirjoja ei vahingossa palauteta, veloittaa uudelleen tai toimiteta kahdesti. Säilytämme tunnisteet ja käytettyjen suunnitelmayksiköiden lukumäärät saman ajanjakson ajan. Nämä jäljellä olevat tietueet eivät sisällä PDF-tiedostoja, OCR tekstiä tai rivikohtia ja summia asiakaslaskuista.
Katkaiset IMAP-yhteyden HeyRupissa. Poistamme silloin tallennetut kirjautumistiedot ja lopetamme pääsyn sähköpostilaatikkoon. Mahdollisen Google OAuth -yhteyden suostumuksen voi perua myös kohdassa Google-tilisi yhteydet. Suostumuksen peruuttaminen pysäyttää valtuutetun käytön, mutta ei itse poista jo tallennettuja asiakirjoja, tiliäsi tai sovelluksesi asetuksia. Se ei myöskään peruuta maksettua pakettia tai jo tallennettujen asiakirjojen toimitusta; hallitset niitä erikseen sovelluksessa. Jos haluat poistaa yhteyksiä, tunnuksia, koko tilisi ja siihen liittyvät tiedot, ota yhteyttä jsem@radekduha.cz.
PDF varastointi paikassa Google Cloud on yksityinen ja sijaitsee EU:ssa. Kun objekti on poistettu, sillä on seitsemän päivän suoja-aika tekniseen palautumiseen; tänä aikana asiakirjaa ei voida avata tai toimittaa HeyRup. Tämä sijainti ei automaattisesti koske kaikkia muita palveluntarjoajia.
Tallennamme tietokantojemme varmuuskopiot erilliseen yksityiseen Google Cloud tallennustilaan EU:ssa. Ne määritetään poistettavaksi seitsemän päivän kuluttua, minkä jälkeen poistamisen jälkeen on vielä seitsemän päivää teknistä palautettavuutta. Poistaminen on asynkronista, joten tämä ei ole tae tyhjennyksestä täsmälleen neljäntenätoista päivänä. Poistaminen aktiivisesta sovelluksesta ei tarkoita välitöntä poistamista varmuuskopioista tai palveluntarjoajien toimintalokeista. Selvitämme pyydetyn poiston laajuuden ja valmistumisen kanssasi yllä olevan yhteyshenkilön kautta.
7. Tietosuoja
Tarkistamme asiakirjojen käyttöoikeuden kirjautuneen käyttäjän ja hänen organisaationsa perusteella. Tilitoimiston suositus ei anna sille pääsyä asiakkaan sähköpostilaatikkoon. Tallennamme IMAP-salasanat ja mahdolliset Gmail-uudistustunnukset salattuina. Sivusto käyttää HTTPS:ää ja IMAP varmennettua TLS-yhteyttä. Palveluntarjoajat saavat vain kyseiseen käsittelyyn tarvitsemansa tiedot. Mikään suojausmenetelmä ei poista kaikkia riskejä.
8. Sinun pyyntösi ja oikeutesi
Sähköpostilaatikon yhdistäminen on vapaaehtoista, ja voit katkaista yhteyden HeyRupissa. Henkilötietojen tarkastamista, korjaamista, vientiä, poistamista tai käsittelyn rajoittamista varten ota yhteyttä osoitteeseen jsem@radekduha.cz. Ennen pyynnön käsittelemistä voimme kohtuudella varmistaa, että se koskee tiliäsi. Tämä ei rajoita sovellettavien säädösten mukaisia oikeuksiasi.
9. Politiikan muutokset
Julkaisemme ajantasaisen tekstin ja päivityspäivän tässä osoitteessa. Ennen uutta käsittelytarkoitusta tai erilaista tietojen jakamista päivitämme käyttäjille annettavat tiedot ja pyydämme tarvittaessa suostumuksen.
Ilmoitus HeyRupin julkaisusta
Jos pyydät ilmoituksen julkaisusta, Radek Duha tallentaa suostumuksellasi sähköpostiosoitteesi, lomakkeen kielen ja suostumuksen päivämäärän. Tietoja käytetään vain julkaisusta ilmoittamiseen. Et tilaa uutiskirjettä. Tiedot tallennetaan Cloudflaren yksityiseen tietokantaan, ja lomaketta suojaa Cloudflare Turnstile.
Poistamme yli 180 päivää vanhat tiedot aktiivisesta tietokannasta päivittäin. Palveluntarjoajan teknisissä varmuuskopioissa tietoja voi säilyä pidempään.
Voit perua suostumuksesi ja pyytää tietojesi poistamista milloin tahansa lähettämällä sähköpostia osoitteeseen jsem@radekduha.cz.