Datenschutzerklärung
Wie heyrup.app mit Ihren Daten umgeht
Zuletzt aktualisiert: 15. September 2026
1. Dienst und Kontakt
heyrup.app wird von Radek Duha, Unternehmens-ID (IČO) 01091484, mit Sitz in Tulipánová 2805/3, Záběhlice, 106 00 Praha 10 betrieben. Die Anwendung hilft Unternehmern, PDF-Anhänge in E-Mails zu finden, deren Inhalt zu lesen, Belege zu erkennen und diese anhand bestätigter Regeln oder einzelner Benutzerentscheidungen Unternehmen zuzuordnen. Unsichere Ergebnisse legt sie zur Prüfung vor. Ziel ist es, die Vorbereitung von Unterlagen für die Buchhaltung zu erleichtern.
Fragen sowie Anträge auf Datenzugriff oder Löschung senden Sie bitte an jsem@radekduha.cz. Diese Erklärung gilt für die öffentliche Website heyrup.app und die Anwendung app.heyrup.app.
2. Wie wir auf Ihr E-Mail-Postfach zugreifen
Für IMAP geben Sie die Serveradresse, den Benutzernamen und das Passwort oder ein beim Anbieter erstelltes App-Passwort ein. Die Verbindung nutzt verschlüsselte TLS-Übertragung auf Port 993. Wir speichern das Passwort mit AES-256-GCM verschlüsselt; der Dienst verwendet es für den Postfachzugriff. Nach der Verbindungsprüfung wählen Sie die Ordner aus, die HeyRup durchsuchen soll.
HeyRup öffnet ausgewählte Ordner im Nur-Lese-Modus und lädt PDF-Anhänge aus dem gewählten Zeitraum herunter. Nachrichten werden weder verschoben noch gelöscht oder als gelesen markiert. Die Zugangsdaten können beim Anbieter weitergehende Rechte erlauben. Der Nur-Lese-Modus begrenzt unsere Verarbeitung, nicht die Rechte des Passworts selbst.
3. Welche Daten wir verarbeiten und warum
Wenn Sie eine Suche starten, laden wir passende Nachrichten und deren Struktur. Zu gefundenen PDFs erfassen wir Betreff, Absender, Datum und Dateinamen, damit Sie die Herkunft nachvollziehen können. Bei der Verarbeitung laden wir PDFs herunter und erkennen ihren Inhalt. IMAP liest Metadaten und ausgewählte PDF-Nachrichtenteile; E-Mail-Texte speichern wir weder in der Dokumentendatenbank noch senden wir sie zur KI-Klassifizierung.
Wir speichern die E-Mail-Adresse des verbundenen Postfachs, Nachrichten- und Anhangskennungen, Betreff, Absender, Datum, Dateinamen, Dateityp und -größe, eine PDF-Kopie, den gewonnenen OCR-Text und das Erkennungsergebnis einschließlich Begründung und Konfidenz. Ein Dokument kann beispielsweise Namen, Adressen, Unternehmens- und Steuerkennungen, Bankdaten, Beträge und Kaufangaben enthalten. Auch als Nicht-Rechnung oder unklar gekennzeichnete Anhänge speichern wir, damit das Suchergebnis nachvollziehbar bleibt.
Für wiederholten IMAP-Zugriff speichern wir Serveradresse, Benutzername, verschlüsseltes Passwort und ausgewählte Ordner. Bei einer Google-OAuth-Verbindung speichern wir einen verschlüsselten Refresh-Token. Wir verarbeiten außerdem App-Konto-ID und E-Mail, Organisation und Unternehmen, Regeln, Belegentscheidungen, Empfängerkontakte und Versandeinstellungen. Beim Versand erfassen wir Dateien, Versuche und Ergebnisse. Zur Fehlerbehebung führen wir technische Protokolle über Anfragen und Verarbeitung.
4. OCR, KI und technische Dienstleister
Die Daten werden auf Servern verarbeitet, nicht nur in Ihrem Browser. Railway betreibt Anwendung und Datenbank; PDF-Kopien speichern wir in Google Cloud Storage. Zur Belegerkennung übermitteln wir PDFs an Google Document AI zur Textumwandlung (OCR). Es wird also nicht nur der Anhangsname oder E-Mail-Betreff gelesen.
Den gewonnenen Dokumententext übermitteln wir an die OpenAI API, um den Belegtyp und die zur Zuordnung zum richtigen Unternehmen benötigten Angaben zu erkennen. Beschreiben Sie eine neue Regel mit eigenen Worten, erhält OpenAI diese Beschreibung sowie die Angaben des von Ihnen gewählten Unternehmens für einen Regelvorschlag. Dieser wird erst nach Ihrer Bestätigung wirksam. Es handelt sich nicht um das Training eines allgemeinen Modells; automatische Erkennung kann Fehler machen, und unsichere Ergebnisse müssen geprüft werden.
Clerk übernimmt die Anmeldung in der App, Cloudflare die Bereitstellung der öffentlichen Website. Anmeldung und Postfachverbindung sind getrennte Schritte. Kostenpflichtige Tarife sind in Vorbereitung; die folgende Beschreibung umfasst auch die Datenflüsse nach ihrer Freigabe.
Für die Belegübergabe verwenden wir Resend. Beim Versand erhält dieser Dienst die von Ihnen gewählte Adresse, Nachricht und die betreffenden PDFs. Eine manuelle Übergabe erfordert die Bestätigung einer konkreten Vorschau; regelmäßige Übergaben richten sich nach einem von Ihnen ausdrücklich aktivierten Zeitplan. Allein das Speichern einer Empfängeradresse sendet keine Dokumente. HeyRup versendet Nachrichten über seinen eigenen Anbieter, nicht über Ihr E-Mail-Postfach.
Für die Verwaltung von Abonnements und Zahlungen ist Stripe vorbereitet. Bei Nutzung eines kostenpflichtigen Tarifs verarbeitet Stripe die für Zahlung und Abrechnung erforderlichen Daten, nicht den Inhalt von E-Mail-Anhängen oder den OCR-Text der Belege. Ihre Kartendaten geben Sie direkt bei Stripe ein.
5. Datennutzung und geplante Gmail-Verbindung
Wir verwenden Postfachdaten ausschließlich für die beschriebenen Funktionen von heyrup.app. Wir verkaufen sie nicht und nutzen sie weder für Werbung oder Werbeprofile noch zum Training allgemeiner KI- oder ML-Modelle. Technischen Anbietern geben wir Daten nur für diese Funktionen, die Sicherheit des Dienstes und gesetzliche Pflichten weiter.
Menschen dürfen Ihre Daten nur mit Ihrer ausdrücklichen Zustimmung für konkrete Unterstützung, bei einer notwendigen Sicherheitsuntersuchung oder aufgrund gesetzlicher Pflichten einsehen. Der Gmail-Konnektor ist noch nicht öffentlich verfügbar. Nach der Freigabe erfolgt die freiwillige Verbindung über Google OAuth mit openid, email, profile und gmail.readonly; Letzteres ermöglicht technisch das Lesen des gesamten Postfachs. Ihr Google-Passwort erhalten wir dabei nicht. Für Daten aus Google APIs gilt außerdem die folgende Limited-Use-Zusage.
Die Nutzung und Weitergabe von über Google APIs erhaltenen Informationen durch heyrup.app an andere Anwendungen entspricht der Google API Services User Data Policy, einschließlich der Anforderungen zur eingeschränkten Nutzung (Limited Use).
6. Aufbewahrung, Trennung und Löschung
Arbeitskopien von PDFs, OCR-Text und aus Belegen erkannte Inhalte bewahren wir drei Kalendermonate ab dem ersten Import auf. Danach können sie weder geöffnet noch übergeben werden, und wir entfernen sie aus der aktiven Umgebung. Erneute Verarbeitung oder Versand verlängern die Frist nicht. HeyRup ist kein langfristiges Buchhaltungsarchiv; sorgen Sie selbst für die erforderliche Aufbewahrung Ihrer Belege.
Sie können eine Arbeitskopie in der Anwendung direkt am Dokument früher löschen. Gespeicherte Objekte werden in nachgelagerten Aufgaben entfernt; bei technischen Fehlern wird dies wiederholt. Die ursprüngliche E-Mail und den Anhang in Ihrem E-Mail-Postfach löschen wir nicht. Das Entfernen einer Kopie in HeyRup löscht auch keine Dateien, die Sie bereits heruntergeladen oder an andere Empfänger übergeben haben.
Den Übergabeverlauf einschließlich Empfängeradressen, Anhangsnamen, Versandversuchen und Anbieterereignissen sowie Aktivitätsprotokolle bewahren wir sechs Monate auf und löschen sie anschließend. Datei-Fingerabdrücke und Quellkennungen bleiben für die Dauer des Bestehens der Organisation erhalten, um eine unbeabsichtigte Wiederherstellung abgelaufener Belege, erneute Abrechnung und doppelte Übergabe zu verhindern. Ebenso lange speichern wir Kennungen und Anzahlen verbrauchter Tarifeinheiten. Diese verbleibenden Aufzeichnungen enthalten weder PDFs, OCR-Text noch Positionen und Beträge von Kundenrechnungen.
Wenn Sie ein IMAP-Postfach in HeyRup trennen, löschen wir die gespeicherten Zugangsdaten und beenden den weiteren Zugriff. Bei einer Google-OAuth-Verbindung können Sie die Zustimmung auch widerrufen in Verbindungen Ihres Google-Kontos widerrufen. Der Widerruf beendet den weiteren autorisierten Zugriff, löscht aber nicht automatisch bereits gespeicherte Dokumente, Ihr Konto oder Anwendungseinstellungen. Er beendet auch keinen gegebenenfalls bestehenden kostenpflichtigen Tarif oder die Übergabe bereits gespeicherter Belege; diese verwalten Sie gesondert in der Anwendung. Zur Entfernung der Verbindung, Tokens, des gesamten Kontos und zugehöriger Daten schreiben Sie an jsem@radekduha.cz.
Der PDF-Speicher in Google Cloud ist nicht öffentlich und befindet sich in der EU. Nach dem Löschen eines Objekts gilt eine siebentägige Schutzfrist zur technischen Wiederherstellung; währenddessen lässt sich das Dokument in HeyRup weder öffnen noch übergeben. Dieser Standort gilt nicht automatisch für alle anderen Dienstleister.
Unsere Datenbanksicherungen speichern wir in einem separaten, nicht öffentlichen Google-Cloud-Speicher in der EU. Die Löschung ist nach sieben Tagen eingestellt, gefolgt von weiteren sieben Tagen technischer Wiederherstellbarkeit nach der Löschung. Die Entfernung erfolgt asynchron; eine Löschung genau am vierzehnten Tag wird daher nicht garantiert. Eine Löschung aus der aktiven Anwendung bedeutet keine sofortige Löschung aus Sicherungen und Betriebsprotokollen der Anbieter. Umfang und Abschluss einer gewünschten Löschung klären wir mit Ihnen über den angegebenen Kontakt.
7. Datenschutz und Sicherheit
Wir prüfen den Dokumentenzugriff anhand des angemeldeten Nutzers und seiner Organisation. Die Empfehlung einer Buchhaltungskanzlei gewährt ihr keinen Zugriff auf das Postfach des Kunden. IMAP-Passwörter und etwaige Gmail-Refresh-Tokens speichern wir verschlüsselt. Die Website nutzt HTTPS, IMAP-Verbindungen geprüftes TLS. Anbieter erhalten die für ihren Verarbeitungsschritt erforderlichen Daten; keine Sicherheitsmethode schließt alle Risiken aus.
8. Ihre Anträge und Rechte
Die Postfachverbindung ist freiwillig und kann in HeyRup beendet werden. Für Auskunft, Berichtigung, Export, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten kontaktieren Sie uns unter jsem@radekduha.cz. Vor der Bearbeitung können wir in angemessenem Umfang prüfen, ob der Antrag Ihr Konto betrifft. Ihre Rechte nach geltenden Vorschriften bleiben unberührt.
9. Änderungen der Datenschutzerklärung
Die aktuelle Fassung und das Aktualisierungsdatum veröffentlichen wir unter dieser Adresse. Bevor wir einen neuen Verarbeitungszweck oder eine andere Datenweitergabe einführen, aktualisieren wir die Nutzerinformationen und holen erforderliche Einwilligungen ein.
Benachrichtigung zum Start von HeyRup
Wenn Sie eine Benachrichtigung zum Start wünschen, speichert Radek Duha mit Ihrer Einwilligung Ihre E-Mail-Adresse, die Sprache des Formulars und das Datum der Einwilligung. Wir nutzen diese Angaben nur für die Startbenachrichtigung. Sie abonnieren damit keinen Newsletter. Die Daten liegen in einer nicht öffentlichen Cloudflare-Datenbank; Cloudflare Turnstile schützt das Formular.
Einträge, die älter als 180 Tage sind, werden täglich aus der aktiven Datenbank gelöscht. Technische Sicherungskopien des Anbieters können Daten länger enthalten.
Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen und die Löschung beantragen. Schreiben Sie an jsem@radekduha.cz.