Privacybeleid
Hoe heyrup.app met je gegevens omgaat
Laatst bijgewerkt: 15 september 2026
1. De dienst en contact
heyrup.app wordt aangeboden door Radek Duha, IČO 01091484, gevestigd op Tulipánová 2805/3, Záběhlice, 106 00 Praha 10. De app helpt ondernemers PDF-bijlagen in je mailbox te vinden, de inhoud ervan te lezen, documenten te herkennen en ze aan bedrijven toe te wijzen volgens bevestigde regels of afzonderlijke beslissingen van de gebruiker. Onzekere resultaten worden ter controle voorgelegd. Het doel is de voorbereiding van documenten voor de boekhouder eenvoudiger te maken.
Stuur vragen en verzoeken om inzage of verwijdering van gegevens naar jsem@radekduha.cz. Dit beleid geldt voor zowel de openbare website heyrup.app als de app app.heyrup.app.
2. Hoe we toegang krijgen tot je mailbox
Voor IMAP geef je het serveradres, de gebruikersnaam en het wachtwoord op, of een app-wachtwoord dat je bij je aanbieder aanmaakt. De verbinding gebruikt versleuteld TLS-verkeer op poort 993. We slaan het wachtwoord versleuteld op met AES-256-GCM; de dienst gebruikt het voor toegang tot de mailbox. Nadat de verbinding is gecontroleerd, kies je de mappen die HeyRup mag doorzoeken.
HeyRup opent de gekozen mappen alleen-lezen en downloadt PDF-bijlagen uit de gekozen periode. Het verplaatst of verwijdert geen berichten en markeert ze niet als gelezen. De inloggegevens kunnen bij je aanbieder ruimere toegang geven: alleen-lezen beperkt onze verwerking, niet noodzakelijk de rechten van het wachtwoord.
3. Welke gegevens we verwerken en waarom
Wanneer je een zoekopdracht start, laden we de bijbehorende berichten en hun structuur. Bij gevonden PDF’s registreren we onderwerp, afzender, datum en bestandsnaam, zodat je de herkomst kunt terugvinden. Tijdens de verwerking downloaden we de PDF en herkennen we de inhoud. Via IMAP lezen we metadata en geselecteerde PDF-delen van berichten. De e-mailtekst slaan we niet op in de documentdatabase en sturen we niet naar AI-classificatie.
We bewaren het e-mailadres van de gekoppelde mailbox, bericht- en bijlage-ID's, onderwerp, afzender, datum, bestandsnaam, -type en -grootte, een PDF-kopie, de verkregen OCR-tekst en het herkenningsresultaat, inclusief reden en betrouwbaarheidsniveau. Een document kan bijvoorbeeld namen, adressen, IČO, DIČ, bankgegevens, bedragen en aankoopgegevens bevatten. We slaan ook bijlagen op die als geen factuur of onduidelijk zijn aangemerkt, zodat het zoekresultaat traceerbaar blijft.
Voor herhaalde IMAP-toegang bewaren we serveradres, gebruikersnaam, versleuteld wachtwoord en gekozen mappen. Bij een eventuele Google OAuth-koppeling bewaren we een versleuteld vernieuwingstoken. We verwerken ook het app-account-ID, e-mailadres, organisatie en bedrijven, regels, documentbeslissingen, ontvangers en verzendinstellingen. Bij verzending registreren we bestanden, pogingen en resultaten. Voor foutopsporing houden we technische gegevens over verzoeken en verwerking bij.
4. OCR, AI en technische leveranciers
Gegevens worden op servers verwerkt, niet alleen in je browser. Railway verzorgt de app en database; PDF-kopieën slaan we op in Google Cloud Storage. Bij documentherkenning sturen we de PDF naar Google Document AI voor omzetting naar tekst (OCR). We lezen dus niet alleen de naam van de bijlage of het e-mailonderwerp.
De verkregen documenttekst sturen we naar de OpenAI API om het documenttype en de gegevens te herkennen die nodig zijn voor toewijzing aan het juiste bedrijf. Als je een nieuwe regel in je eigen woorden beschrijft, ontvangt OpenAI die beschrijving en de gegevens van het door jou gekozen bedrijf om een regel voor te stellen. Het voorstel wordt pas actief na jouw bevestiging. Dit is geen training van een algemeen model; automatische herkenning kan fouten maken en onzekere resultaten moeten worden gecontroleerd.
Clerk verzorgt het inloggen in de app. Cloudflare levert de openbare website. Inloggen in de app en een mailbox koppelen zijn afzonderlijke stappen. Betaalde abonnementen zijn in voorbereiding; de onderstaande beschrijving omvat ook de gegevensstromen zodra die beschikbaar zijn.
We gebruiken Resend voor het versturen van documenten. Bij verzending ontvangt deze dienst het gekozen adres, bericht en de bijbehorende PDF’s. Handmatig verzenden vereist bevestiging van het concrete voorbeeld; periodieke verzending volgt een schema dat jij uitdrukkelijk inschakelt. Alleen een ontvangersadres opslaan verstuurt niets. HeyRup verzendt via zijn eigen aanbieder, niet via jouw e-mailaccount.
Stripe is voorbereid voor het beheer van abonnementen en betalingen. Bij gebruik van een betaald abonnement verwerkt Stripe de gegevens die nodig zijn voor betaling en facturering, niet de inhoud van e-mailbijlagen of OCR-tekst van documenten. Je voert je betaalkaartgegevens rechtstreeks bij Stripe in.
5. Gebruik van gegevens en de geplande Gmail-koppeling
We gebruiken mailboxgegevens alleen voor de beschreven gebruikersfuncties van heyrup.app. We verkopen ze niet en gebruiken ze niet voor reclame, advertentieprofilering of training van algemene AI- of ML-modellen. We delen gegevens met technische leveranciers uitsluitend voor deze functies, de beveiliging van de dienst en wettelijke verplichtingen.
Medewerkers mogen je gegevens niet inzien, behalve met je uitdrukkelijke toestemming voor concrete ondersteuning, voor noodzakelijk beveiligingsonderzoek of vanwege een wettelijke verplichting. De Gmail-koppeling is nog niet publiek beschikbaar. Zodra die beschikbaar is, koppel je vrijwillig via Google OAuth met openid, email, profile en gmail.readonly; die laatste machtiging geeft technisch leestoegang tot de hele mailbox. Via deze koppeling ontvangen we je Google-wachtwoord niet. Voor gegevens uit Google API’s geldt ook de onderstaande Limited Use-toezegging.
Het gebruik door heyrup.app en de doorgifte aan andere apps van informatie die via Google API's is ontvangen, voldoen aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de vereisten voor Limited Use.
6. Bewaring, ontkoppeling en verwijdering
We bewaren PDF-werkkopieën, OCR-tekst en uit documenten herkende inhoud drie kalendermaanden vanaf de eerste import. Na deze termijn zijn ze niet meer beschikbaar om te openen of door te sturen en verwijderen we ze uit de actieve omgeving. Opnieuw verwerken of verzenden verlengt deze termijn niet. HeyRup is geen langdurig boekhoudarchief; zorg zelf voor de benodigde bewaring van documenten.
Je kunt een werkkopie eerder verwijderen bij het document in de app. Opgeslagen objecten worden in vervolgtaken verwijderd; bij een technische fout wordt dit opnieuw geprobeerd. We verwijderen de oorspronkelijke e-mail of bijlage in je mailbox niet. Het verwijderen van een kopie in HeyRup verwijdert ook geen bestanden die je al hebt gedownload of aan een andere ontvanger hebt doorgestuurd.
We bewaren de doorstuurgeschiedenis, inclusief ontvangersadressen, bijlagenamen, verzendpogingen en providergebeurtenissen, en activiteitenlogboeken zes maanden en verwijderen ze daarna. Bestandsvingerafdrukken en bron-ID's blijven bewaard zolang de organisatie bestaat, om onbedoeld herstel van verlopen documenten, herhaalde afrekening en dubbel doorsturen te voorkomen. Even lang bewaren we de ID's en aantallen van verbruikte abonnementseenheden. Deze resterende gegevens bevatten geen PDF's, OCR-tekst of posten en bedragen van klantfacturen.
Je ontkoppelt een IMAP-mailbox in HeyRup. We verwijderen dan de opgeslagen inloggegevens en stoppen verdere toegang. Bij een eventuele Google OAuth-koppeling kun je de toestemming ook intrekken in verbindingen van je Google-account. Het intrekken van toestemming stopt verdere geautoriseerde toegang, maar verwijdert op zichzelf geen al opgeslagen documenten, account of app-instellingen. Ook een eventueel betaald abonnement of het doorsturen van al opgeslagen documenten wordt er niet door stopgezet; die beheer je afzonderlijk in de app. Schrijf voor het verwijderen van de koppeling, tokens, je hele account en bijbehorende gegevens naar jsem@radekduha.cz.
De PDF-opslag in Google Cloud is niet openbaar en bevindt zich in de EU. Na verwijdering van een object geldt een beschermingsperiode van zeven dagen voor technisch herstel; gedurende die periode kun je het document in HeyRup niet openen of doorsturen. Deze locatie geldt niet automatisch voor alle andere leveranciers van de dienst.
Onze databaseback-ups slaan we op in een afzonderlijke, niet-openbare Google Cloud-opslag in de EU. Ze zijn ingesteld op verwijdering na zeven dagen, gevolgd door nog zeven dagen technische herstelbaarheid na verwijdering. Verwijdering gebeurt asynchroon, dus dit garandeert geen wissing op exact de veertiende dag. Verwijdering uit de actieve app betekent niet dat gegevens onmiddellijk uit back-ups en operationele logboeken van leveranciers verdwijnen. Via het vermelde contactpunt bespreken we met je het bereik en de afronding van de gevraagde verwijdering.
7. Gegevensbescherming
We controleren documenttoegang op basis van de ingelogde gebruiker en diens organisatie. Een aanbeveling door een boekhoudkantoor geeft dat kantoor geen toegang tot de mailbox van de klant. IMAP-wachtwoorden en eventuele Gmail-vernieuwingstokens slaan we versleuteld op. De website gebruikt HTTPS en IMAP gebruikt geverifieerde TLS. Leveranciers ontvangen gegevens die nodig zijn voor hun verwerking. Geen enkele beveiligingsmethode sluit alle risico’s uit.
8. Je verzoeken en rechten
Een mailbox koppelen is vrijwillig en je kunt de verbinding in HeyRup beëindigen. Neem voor inzage, correctie, export, verwijdering of beperking van de verwerking van persoonsgegevens contact op via jsem@radekduha.cz. Voordat we je verzoek afhandelen, kunnen we op redelijke wijze controleren of het jouw account betreft. Dit beperkt je rechten onder de toepasselijke regelgeving niet.
9. Wijzigingen in het beleid
We publiceren de actuele tekst en bijwerkdatum op dit adres. Voordat we gegevens voor een nieuw doel verwerken of anders delen, passen we de informatie aan en vragen we toestemming als dat nodig is.
Bericht over de lancering van HeyRup
Als je een bericht over de lancering wilt ontvangen, bewaart Radek Duha met jouw toestemming je e-mailadres, de taal van het formulier en de datum van je toestemming. We gebruiken die gegevens alleen voor het bericht over de lancering. Je meldt je niet aan voor een nieuwsbrief. We bewaren de gegevens in een niet-openbare Cloudflare-database; Cloudflare Turnstile beschermt het formulier.
We verwijderen dagelijks gegevens die ouder zijn dan 180 dagen uit de actieve database. Technische back-ups van de aanbieder kunnen gegevens langer bewaren.
Je kunt je toestemming altijd intrekken en je gegevens laten verwijderen door te mailen naar jsem@radekduha.cz.