Informativa sulla privacy
Come heyrup.app gestisce i tuoi dati
Ultimo aggiornamento: 15 settembre 2026
1. Servizio e contatti
heyrup.app è gestito da Radek Duha, ID azienda ceca 01091484, con sede legale in Tulipánová 2805/3, Záběhlice, 106 00 Praha 10. L'applicazione aiuta gli imprenditori a trovare allegati PDF nelle email, leggerne i contenuti, riconoscere i documenti e assegnarli alle aziende secondo regole confermate o decisioni dei singoli utenti. Presenta risultati incerti per la revisione. L'obiettivo è facilitare la preparazione dei documenti per i commercialisti.
Invia domande e richieste di accesso o cancellazione dei dati a jsem@radekduha.cz. Questa politica si applica sia al sito Web pubblico heyrup.app che all'applicazione app.heyrup.app.
2. Come accediamo alla casella email
Per IMAP inserisci l’indirizzo del server, il nome utente e la password, oppure una password per app creata presso il tuo provider. La connessione usa TLS sulla porta 993. Conserviamo la password crittografata con AES-256-GCM; il servizio la usa per accedere alla casella. Dopo la verifica della connessione, scegli le cartelle che HeyRup deve esaminare.
HeyRup accede alle cartelle selezionate in sola lettura e scarica gli allegati PDF del periodo scelto. Non sposta o cancella i messaggi e non li segna come letti. Le credenziali possono consentire un accesso più ampio presso il provider: la sola lettura è un limite del nostro trattamento, non una garanzia sui permessi associati alla password.
3. Quali dati trattiamo e perché
All’avvio della ricerca leggiamo i messaggi pertinenti e la loro struttura. Per i PDF trovati registriamo oggetto, mittente, data e nome del file, così puoi risalire alla loro origine. Scarichiamo il PDF e ne riconosciamo il contenuto. IMAP legge i metadati e le parti PDF selezionate; non conserviamo il corpo dell’email nel database dei documenti e non lo inviamo alla classificazione tramite IA.
Conserviamo l'indirizzo e-mail della casella di posta connessa, gli identificatori del messaggio e dell'allegato, l'oggetto, il mittente, la data, il nome del file, il tipo e la dimensione del file, una copia del PDF, il testo OCR estratto e il risultato del riconoscimento, incluso il ragionamento e il livello di confidenza. Un documento può contenere nomi, indirizzi, numeri di identificazione aziendale e fiscale, coordinate bancarie, importi e informazioni sull'acquisto. Conserviamo anche gli allegati contrassegnati come non fatture o non chiari in modo che i risultati della ricerca rimangano tracciabili.
Per gli accessi IMAP successivi conserviamo indirizzo del server, nome utente, password crittografata e cartelle scelte. Per un eventuale collegamento Google OAuth conserviamo un token di rinnovo crittografato. Trattiamo anche l’identificativo dell’account applicativo, la sua email, l’organizzazione e le aziende, le regole, le decisioni sui documenti, i recapiti dei destinatari e le impostazioni di invio. Registriamo file inviati, tentativi e risultati. Conserviamo registri tecnici delle richieste e dei processi per risolvere gli errori.
4. OCR, AI e fornitori tecnici
I dati vengono elaborati sul server, non solo nel browser. L’applicazione e il database sono ospitati su Railway; le copie PDF sono conservate in Google Cloud Storage. Per riconoscere un documento, inviamo il PDF a Google Document AI per estrarne il testo (OCR). Il trattamento riguarda quindi il contenuto del documento, non soltanto il nome dell’allegato o l’oggetto dell’email.
Inviamo il testo del documento estratto all'API OpenAI per identificare il tipo di documento e le informazioni necessarie per assegnarlo all'azienda corretta. Se descrivi una nuova regola con parole tue, OpenAI riceve quella descrizione e i dettagli dell'attività che hai selezionato per redigere una regola. La bozza entra in vigore solo dopo la tua conferma. Non si tratta di addestrare un modello generico; il riconoscimento automatico può contenere errori e i risultati incerti richiedono una revisione.
Clerk gestisce l’accesso all’applicazione. Cloudflare serve il sito pubblico. Accedere all’applicazione e collegare una casella email sono passaggi separati. I piani a pagamento sono in preparazione; la descrizione seguente comprende anche il flusso dei dati quando saranno disponibili.
Usiamo Resend per inviare i documenti. Al momento dell’invio, il servizio riceve l’indirizzo scelto, il messaggio e i relativi PDF. L’invio manuale richiede la conferma di una specifica anteprima; gli invii periodici seguono il piano che hai attivato espressamente. Salvare un indirizzo non invia documenti. HeyRup usa il proprio fornitore di invio, non il tuo account email.
Stripe è predisposto per gestire abbonamenti e pagamenti. Per un piano a pagamento tratta i dati necessari al pagamento e alla fatturazione, non gli allegati email né il testo OCR dei documenti. Inserisci i dati della carta direttamente in Stripe.
5. Uso dei dati e futuro collegamento Gmail
Usiamo i dati delle caselle solo per le funzioni descritte di heyrup.app. Non li vendiamo e non li usiamo per pubblicità, profilazione pubblicitaria o addestramento di modelli generali di IA o apprendimento automatico. Li trasmettiamo ai fornitori tecnici solo per queste funzioni, la sicurezza del servizio e gli obblighi di legge.
Nessuno deve consultare il contenuto dei tuoi dati, salvo con il tuo consenso esplicito per un’assistenza specifica, per un’indagine di sicurezza necessaria o per obbligo di legge. Il connettore Gmail non è ancora disponibile al pubblico. Quando lo sarà, il collegamento sarà facoltativo tramite Google OAuth con i permessi openid, email, profile e gmail.readonly; quest’ultimo consente tecnicamente di leggere l’intera casella. Questo collegamento non ci comunica la password Google. L’impegno Limited Use riportato di seguito si applica anche ai dati ottenuti tramite le API Google.
L'utilizzo e il trasferimento da parte di heyrup.app a qualsiasi altra app delle informazioni ricevute dalle API di Google rispetteranno le Politica sui dati utente dei servizi API di Google, compresi i requisiti di utilizzo limitato.
6. Conservazione, disconnessione e cancellazione
Conserviamo copie di lavoro di PDF, OCR testo e contenuti riconosciuti dai documenti per tre mesi di calendario dalla prima importazione. Dopo questo periodo, non saranno più disponibili per l'apertura o la consegna e li rimuoveremo dall'ambiente attivo. La rielaborazione o l'invio non prolungano il periodo. HeyRup non è un archivio contabile pluriennale; organizzare separatamente la necessaria conservazione dei documenti.
Puoi eliminare una copia di lavoro prima della scadenza dal documento nell’applicazione. I processi successivi eliminano gli oggetti salvati e riprovano in caso di errore tecnico. Non cancelliamo il messaggio né l’allegato originale nella tua casella. Eliminare una copia HeyRup non elimina i file già scaricati o inviati.
Conserviamo la cronologia delle consegne, inclusi gli indirizzi dei destinatari, i nomi dei file allegati, i tentativi di invio e gli eventi del fornitore, insieme ai record delle attività, per sei mesi e poi li eliminiamo. Le impronte digitali dei file e gli identificatori di origine rimangono per tutta la vita dell'organizzazione per evitare che i documenti scaduti vengano involontariamente ripristinati, addebitati nuovamente o consegnati due volte. Conserviamo gli identificatori e i conteggi delle unità del piano consumate per lo stesso periodo. Questi record rimanenti non contengono PDF, testo OCR o voci e importi delle fatture cliente.
Puoi scollegare la casella IMAP in HeyRup: eliminiamo le credenziali salvate e interrompiamo gli accessi successivi. Per un eventuale collegamento Google OAuth, il consenso può essere revocato anche tramite le connessioni del tuo account Google. La revoca del consenso interrompe ulteriori accessi autorizzati, ma non cancella di per sé i documenti già archiviati, il tuo account o le impostazioni dell'app. Inoltre non cancella un piano a pagamento né la consegna di documenti già archiviati; li gestisci separatamente nell'app. Per rimuovere connessioni, token, l'intero account e i dati associati, contattare jsem@radekduha.cz.
Lo spazio di archiviazione PDF in Google Cloud è privato e si trova nell'UE. Dopo che un oggetto è stato eliminato, ha un periodo di protezione di sette giorni per il ripristino tecnico; durante questo periodo il documento non può essere aperto o consegnato in HeyRup. Questa posizione non si applica automaticamente a tutti gli altri fornitori del servizio.
Conserviamo i backup dei nostri database in un archivio Google Cloud privato e separato nell'UE. Sono configurati per l'eliminazione dopo sette giorni, seguita da altri sette giorni di recuperabilità tecnica dopo l'eliminazione. La rimozione è asincrona, quindi non è garanzia di cancellazione esattamente al quattordicesimo giorno. La cancellazione dall'applicazione attiva non significa la cancellazione immediata dai backup o dai registri operativi dei provider. Affronteremo insieme a te l'ambito e il completamento della cancellazione richiesta tramite il contatto riportato sopra.
7. Protezione dei dati
Controlliamo l’accesso ai documenti in base all’utente autenticato e alla sua organizzazione. Consigliare il servizio non dà allo studio accesso alla casella del cliente. Conserviamo crittografate le password IMAP e gli eventuali token di rinnovo Gmail. Il sito usa HTTPS e IMAP una connessione TLS verificata. Trasmettiamo ai fornitori i dati necessari al singolo trattamento; nessuna misura di sicurezza elimina tutti i rischi.
8. Le tue richieste e diritti
Il collegamento della casella è facoltativo e puoi interromperlo in HeyRup. Per richiedere accesso, rettifica, esportazione, cancellazione o limitazione del trattamento dei dati personali, contattaci a jsem@radekduha.cz. Prima di gestire una richiesta, potremmo ragionevolmente verificare che riguardi il tuo account. Ciò non limita i tuoi diritti ai sensi delle normative applicabili.
9. Cambiamenti politici
Pubblichiamo la versione attuale e la data di aggiornamento a questo indirizzo. Prima di introdurre una nuova finalità o una diversa condivisione dei dati, aggiorneremo le informazioni e chiederemo il consenso quando necessario.
Avviso per il lancio di HeyRup
Se chiedi di essere avvisato al lancio, Radek Duha conserva, con il tuo consenso, la tua email, la lingua del modulo e la data del consenso. Questi dati servono solo per annunciare il lancio, senza iscrizione a una newsletter. Li conserviamo in un database privato di Cloudflare; il modulo è protetto da Cloudflare Turnstile.
Ogni giorno eliminiamo dal database attivo i dati risalenti a più di 180 giorni prima. Le copie di sicurezza tecniche del fornitore possono conservarli più a lungo.
Puoi revocare il consenso e chiedere la cancellazione in qualsiasi momento scrivendo a jsem@radekduha.cz.