HeyRup voor ondernemers met meerdere activiteiten
Meerdere bedrijven. Voor elk een eigen set facturen.
In één mailbox komen al snel facturen voor meerdere bedrijven en privéaankopen samen. HeyRup sorteert ze volgens regels die jij hebt bevestigd. Jij controleert en downloadt ze voor de juiste boekhouder.
Eén organisatie, meerdere bedrijven
De geadresseerde van de factuur bepaalt de indeling.
Je kunt van dezelfde hostingprovider facturen voor twee bedrijven ontvangen. Daarom is ‘stuur alles van de hosting naar de boekhouder’ niet voldoende. HeyRup werkt met de afnemer op het document en jouw regels.
Beheer bedrijven, categorieën en ontvangers op één plek. Iedere boekhouder krijgt alleen de documenten van de bijbehorende bedrijven. Privéaankopen houd je apart.
Zonder programmeren
Beschrijf de regels in je eigen woorden.
‘Stuur documenten op naam van Bedrijf Alfa naar de bijbehorende boekhouder. Facturen voor Bedrijf Beta horen bij de andere boekhouder. Stuur privéaankopen niet door.’
Voorbeeld van een instructieBij de eerste zoekopdracht laten we je de gevonden documenten en een voorstel voor de indeling zien. Jij bevestigt dat de indeling past bij je bedrijfsactiviteiten. Als regels elkaar overlappen of iets verduidelijking nodig heeft, zie je het concrete geval.
Een nieuwe leverancier betekent niet altijd dat een nieuwe regel nodig is. Als de factuur bij een bekende afnemer hoort en aan de goedgekeurde voorwaarden voldoet, kan deze verder. Bij een nieuwe afnemer vragen we eerst om jouw beslissing.
Je boekhouder hoeft geen nieuwe app te leren gebruiken.
Kies de boekhouder, bedrijven en documenten. Vóór bevestiging zie je een voorbeeld; ieder bedrijf krijgt een afzonderlijke e-mail. Voor volgende periodes kun je een terugkerend schema inschakelen.
Eén onduidelijke factuur hoeft de rest niet op te houden. Die blijft bij jou voor een beslissing en wordt niet willekeurig aan een bedrijf toegewezen.
Hoe werkt het als je meerdere bedrijven hebt?
Heeft ieder bedrijf een eigen mailbox nodig?
Nee. Eén mailbox kan facturen voor verschillende bedrijven bevatten. Je kunt ook meerdere mailboxen koppelen; de bron van een bericht en het bedrijf op de factuur zijn twee verschillende zaken.
Betaal ik apart voor elk ondernemingsnummer?
Het abonnement hoort bij één klantorganisatie. Haar bedrijven en gekoppelde mailboxen delen het factuurvolume. Alleen een extra bedrijf toevoegen betekent geen extra abonnement.
Kan een collega of boekhouder toegang krijgen?
De eigenaar beheert de organisatie. De boekhouder ontvangt de gekozen PDF’s per e-mail en heeft geen toegang tot je mailbox nodig. Gedeelde toegang en teamrollen zijn gepland voor later.
Minder achter facturen aan
Begin de volgende keer met je facturen al bij elkaar.
Koppel je mailbox, controleer de gevonden facturen en stuur ze naar de juiste boekhouder.
Ik wil HeyRup aan klanten aanbevelen →Eén maand, twee bedrijven, twee boekhouders
Hosting hoort bij Alfa, telefonie bij Beta. Een privéaankoop houd je apart. Controleer bij een nieuwe factuurontvanger de PDF en bepaal bij welk bedrijf die hoort.
Los twijfel eerst op. Een nieuwe regel gaat pas in na jouw bevestiging. Alleen de afzender bepaalt niet altijd het juiste bedrijf.
Kies de boekhouder, bedrijven en documenten. Vóór bevestiging zie je een voorbeeld; ieder bedrijf krijgt een afzonderlijke e-mail. Voor volgende periodes kun je een terugkerend schema inschakelen.
Voorbeeld-PDF openen
Bedrijf Alfahosting-alfa.pdf ↗Bedrijf Betatelefoon-beta.pdf ↗Open de voorbeeld-PDF’s. Ze bevatten fictieve gegevens en zijn geen boekhoudkundige documenten. HeyRup maakt geen facturen aan.