Dla osób prowadzących kilka firm
Kilka firm. Każda faktura we właściwym miejscu.
Faktury różnych firm i prywatne zakupy często trafiają do jednej skrzynki. HeyRup rozdziela je według zatwierdzonych przez Ciebie reguł. Ty sprawdzasz dokumenty i pobierasz je dla odpowiedniej księgowości.
Jedna organizacja, kilka firm
Liczy się to, na kogo wystawiono fakturę.
Możesz otrzymać faktury dla dwóch firm od tego samego dostawcy usług hostingowych. Dlatego powiedzenie „wyślij wszystko od dostawcy hostingu do księgowego” nie wystarczy. HeyRup korzysta z klienta wymienionego w dokumencie i Twoich reguł.
Firmami, kategoriami i odbiorcami zarządzasz w jednym miejscu. Każdy odbiorca w księgowości otrzymuje tylko dokumenty odpowiednich firm. Zakupy prywatne zostają osobno.
Żadnego programowania
Opisz zasady własnymi słowami.
"Wyślij dokumenty wystawione na Firmę Alfa do jej księgowego. Faktury na Firmę Beta należą do innego księgowego. Nie wysyłaj zakupów osobistych."
Przykładowa instrukcjaPodczas pierwszego wyszukiwania pokazujemy znalezione dokumenty i proponowany schemat sortowania. Potwierdzasz, że przypisania pasują do Twojej firmy. Jeśli zasady nakładają się na siebie lub coś wymaga wyjaśnienia, zobaczysz konkretny przypadek.
Nowy dostawca nie musi oznaczać nowej zasady. Jeżeli faktura należy do znanego klienta i spełnia zatwierdzone warunki, może być kontynuowana. W przypadku nowego klienta prosimy najpierw o decyzję.
Księgowość nie musi uczyć się kolejnej aplikacji.
Wybierasz odbiorcę w księgowości, firmy i dokumenty. Przed potwierdzeniem widzisz podgląd; każda firma ma osobny e-mail. Na kolejne okresy możesz włączyć harmonogram.
Jedna niejasna faktura nie musi przysłaniać reszty. Pozostanie z Tobą do podjęcia decyzji i nie jest losowo przypisany do firmy.
Jak obsłużyć kilka firm w HeyRup?
Czy każda firma potrzebuje własnej skrzynki e-mail?
Nie. Jedna skrzynka może zawierać faktury różnych firm. Możesz też podłączyć wiele skrzynek; źródło wiadomości i firma na fakturze to dwie różne rzeczy.
Czy muszę płacić osobno za każdy identyfikator biznesowy?
Plan należy do jednej organizacji klienta. Jej firmy i połączone skrzynki pocztowe dzielą limit faktur. Samo dodanie kolejnej firmy nie oznacza kolejnej subskrypcji.
Czy może dołączyć kolega lub księgowy?
Organizacją zarządza jej właściciel. Księgowość otrzymuje wybrane pliki PDF e-mailem i nie potrzebuje dostępu do Twojej skrzynki. Współdzielony dostęp i role zespołowe planujemy w dalszym rozwoju.
Mniej szukania faktur
Następnym razem zacznij od zebranych dokumentów.
Podłącz skrzynkę, sprawdź znalezione faktury i wyślij je do właściwej osoby w księgowości.
Chcę polecić HeyRup klientom →Jeden miesiąc, dwie firmy, dwie księgowości
Hosting należy do Alfy, telefon do Bety. Prywatny zakup pozostawiasz osobno. Przy nowym nabywcy sprawdzasz dane na PDF i wybierasz właściwą firmę.
Najpierw wyjaśniasz wątpliwość. Nowa reguła działa dopiero po potwierdzeniu. Sam nadawca nie zawsze wskazuje właściwą firmę.
Sprawdź przypisane dokumenty i po potwierdzeniu podglądu wyślij każdemu odbiorcy w księgowości właściwe pliki PDF albo pobierz je osobno. Poniższe przykładowe pliki PDF przedstawiają oryginalne dokumenty, a nie nowy raport.
Otwórz przykładowy PDF
Firma Alfahosting-alfa.pdf ↗Firma Betatelefon-beta.pdf ↗Otwórz przykładowe pliki PDF. Zawierają fikcyjne dane i nie są dokumentami księgowymi. HeyRup nie wystawia faktur.