Najprv majte jasno v tom, čo ste si dohodli
Každé podnikanie má iný okruh podkladov. Samotné prijaté faktúry nemusia predstavovať všetko, čo účtovníčka potrebuje; záleží na vašej činnosti a dohodnutom spôsobe spolupráce. Ak si nie ste istí, požiadajte ju o konkrétny zoznam pre vašu situáciu. Univerzálny zoznam z internetu nemá potichu nahrádzať túto dohodu.
Rovnako dôležité je miesto odovzdania. Účtovníčka môže preferovať e-mailové prílohy, konkrétny priečinok alebo svoj systém. Raz si overte, že dohodnutá cesta funguje aj z jej strany. Pripravený balík totiž ešte nie je odovzdaný balík, keď ho príjemca nedokáže otvoriť.
Pri viacerých firmách držte ich podklady oddelene. Nestačí, že v názve e-mailu uvediete správnu spoločnosť, ak ste do príloh pridali faktúru jej majiteľa alebo druhej firmy. Zvolený príjemca a skutočný obsah musia navzájom zodpovedať.
Šesť bodov pred odoslaním
Prejdite nasledujúce body nad konkrétnym balíkom, ktorý sa chystáte odovzdať. Nie je nutné každý dokument znovu ručne prepisovať. Ide o zachytenie zjavných zámen a jasnú komunikáciu toho, čo posielate.
Ak niektorý bod nemôžete potvrdiť, napíšte si konkrétnu otázku, ktorú potrebujete doriešiť. Nejde o ďalší zoznam povinností, ale o zachytenie problémov skôr, než sa k vám vrátia e-mailom.
Čo nemožno potvrdiť, nezakrývajte slovom všetko
Niekedy máte väčšinu dokladov pripravenú, ale na dva stále čakáte. To nie je dôvod označiť balík za úplný ani odložiť celé odovzdanie bez správy. Účtovníčka potrebuje vedieť, čo dostáva a čo sa ešte rieši. Môže sa potom rozhodnúť, ako s podkladmi pokračovať.
Napríklad: faktúra za telefón obsahuje nesprávneho odberateľa a hotel ešte neposlal vyúčtovanie. Do správy napíšte obe konkrétne položky, nie iba „niektoré faktúry chýbajú“. Uveďte aj to, či čakáte na dodávateľa alebo ešte len začínate hľadať. Dôveryhodná správa nemusí predstierať hotový stav.
Rovnaké pravidlo platí pre automatické hľadanie. Dokončený priechod e-mailu môže potvrdiť prehľadanie konkrétneho zdroja a obdobia. Nedokazuje existenciu všetkých dokladov za vaše nákupy, najmä ak časť zostáva v portáloch alebo na papieri.
Pridajte stručnú správu, z ktorej sa dá pokračovať
Predmet a niekoľko viet majú účtovníčke umožniť nadviazať bez domýšľania. Ak potrebujete rôzne varianty pre dodatok či opravu, nájdete ich v samostatnom článku so sprievodnými správami. Pri bežnom odovzdávaní môžete vyjsť z tohto jednoduchého vzoru.
Pripravte správu pre účtovníka
Jedna firma, jedno obdobie a jasný zoznam nevyriešených vecí. Doplňte údaje a správu vložte do svojho e-mailu.
Pred kopírovaním vyplňte firmu a obdobie. Prílohy pridajte až vo svojom e-maile.
Správa vzniká iba v prehliadači. HeyRup ju neukladá ani neodosiela.
Neskoršia faktúra dostane vlastné vysvetlenie
Po odoslaní si zachovajte prehľad o tom, čo ste odovzdali. Keď druhý deň dorazí ďalšia faktúra, pošlite ju ako označený dodatok. Nie je potrebné znovu posielať všetky rovnaké súbory a nechať účtovníčku hľadať jediný rozdiel.
Ak príde oprava už odovzdaného dokumentu, upozornite na pôvodnú aj novú verziu. Tichá výmena súboru vyzerá jednoducho iba z vašej strany; účtovníčka už môže pracovať s predchádzajúcou kópiou. Cieľom kontroly je, aby obe strany rozumeli rovnakému odovzdaniu, nielen aby na konci vyzeral upratane váš priečinok.