Concorda prima cosa e come consegnare
Chiedi al commercialista quali documenti servono per la tua attività. Le sole fatture ricevute potrebbero non bastare. La checklist qui sotto aiuta a controllare i file che hai preparato, ma non sostituisce l’elenco concordato con il commercialista.
Concorda anche il canale di consegna: allegati e-mail, una cartella condivisa o il sistema del commercialista. Verifica che il destinatario possa aprire i file. Aver preparato il gruppo di documenti non significa averlo consegnato se dall’altra parte non è accessibile.
Mantieni separati i record di più aziende. Non è sufficiente indicare l'azienda corretta nell'oggetto se tra gli allegati è presente la fattura personale del titolare o un documento di un'altra azienda. Il destinatario scelto e il contenuto effettivo devono corrispondere.
Sei controlli prima dell’invio
Controlla il gruppo di file che stai per inviare. Non serve ricopiare a mano ogni documento: cerca gli scambi evidenti e spiega chiaramente cosa stai consegnando.
Se non puoi confermare un punto, annota cosa devi chiarire. Puoi inviare i documenti già pronti e indicare nel messaggio le questioni ancora aperte.
Non nascondere dietro al “tutto” ciò che non puoi confermare
A volte quasi tutti i documenti sono pronti, ma ne mancano ancora due. Puoi inviare quelli disponibili senza dichiarare completo il gruppo. Spiega al commercialista cosa stai inviando e cosa resta da chiarire, così potrà decidere come procedere.
Per esempio, la fattura del telefono riporta un acquirente errato e l’hotel non ha ancora inviato il conto. Indica entrambe le voci, invece di scrivere soltanto «mancano alcune fatture». Spiega se stai aspettando il fornitore o se devi ancora cercare il documento. Non occorre fingere che tutto sia pronto.
Dopo la ricerca nelle email, non dimenticare le altre fonti. Le fatture presenti solo nei portali dei fornitori e gli scontrini cartacei non compariranno tra i PDF trovati.
Aggiungi un breve messaggio su cui il tuo commercialista potrà agire
Bastano l’azienda, il periodo, il luogo in cui trovare i file e le eventuali questioni aperte. Per una consegna ordinaria usa il modello qui sotto. Nell’articolo sui messaggi di accompagnamento trovi anche esempi per integrazioni e correzioni.
Prepara un messaggio per il commercialista
Un’attività, un periodo e un elenco chiaro delle questioni aperte. Compila i campi e incolla il messaggio nella tua e-mail.
Inserisci attività e periodo prima di copiare. Aggiungi gli allegati nella tua e-mail.
Il messaggio resta nel browser. HeyRup non lo salva né lo invia.
Una fattura successiva necessita di una propria spiegazione
Dopo l'invio, tieni traccia di ciò che hai consegnato. Se il giorno successivo arriva un'altra fattura, inviala come aggiunta etichettata. Non è necessario inviare nuovamente tutti gli stessi file e lasciare che sia il commercialista a trovare l'unica differenza.
Se arriva una correzione di un documento già inviato, indica a quale versione precedente si riferisce e quale file la sostituisce. Non cambiare il file senza avvisare: il commercialista potrebbe già lavorare sulla copia precedente. La verifica serve a far capire a entrambi cosa è stato consegnato, non soltanto a tenere in ordine la cartella.