Combine primeiro o que entregar e por que via
Pergunte ao contabilista quais os documentos necessários para a sua atividade. As faturas recebidas podem ser apenas uma parte. A lista abaixo ajuda a verificar os ficheiros preparados, mas não substitui o conjunto de documentos combinado com o contabilista.
Combine também a forma de entrega: anexos de e-mail, uma pasta partilhada ou o sistema do contabilista. Confirme que o destinatário consegue abrir os ficheiros. Um conjunto preparado ainda não foi efetivamente entregue se o destinatário não lhe consegue aceder.
Mantenha os registos de várias empresas separados. A empresa correta no assunto não é suficiente se os anexos incluírem uma fatura pessoal do seu proprietário ou um documento de outra empresa. O destinatário escolhido e o conteúdo real devem corresponder.
Seis verificações antes de enviar
Verifique o conjunto concreto de ficheiros que vai enviar. Não precisa de transcrever novamente cada documento. Procure trocas evidentes e explique com clareza o que está a entregar.
Se não conseguir confirmar um ponto, anote o que falta esclarecer. Pode entregar os documentos já preparados e indicar na mensagem as questões ainda por resolver.
Não esconda o que não consegue confirmar por detrás de “tudo”
Por vezes, quase todos os documentos estão prontos, mas ainda faltam dois. Pode enviar os que tem, deixando claro o que falta. O contabilista precisa de saber o que recebe e o que está por resolver para decidir como continuar.
Por exemplo, a fatura telefónica indica o cliente errado e o hotel ainda não enviou a fatura. Nomeie ambos os itens específicos na sua mensagem, em vez de apenas “faltam algumas faturas”. Diga também se está à espera do fornecedor ou apenas começou a procurar. Uma mensagem fidedigna não tem de fingir que tudo acabou.
Depois da pesquisa no e-mail, não se esqueça das outras fontes. As faturas guardadas apenas nos portais dos fornecedores e os recibos em papel não aparecem entre os PDF encontrados.
Adicione uma mensagem curta sobre a qual o seu contabilista possa agir
Basta indicar a empresa, o período, o local onde estão os ficheiros e as dúvidas pendentes. Para uma entrega habitual, use o modelo abaixo. No artigo sobre mensagens de acompanhamento encontra também exemplos de complementos e correções.
Prepare uma mensagem para o contabilista
Uma empresa, um período e uma lista clara dos assuntos pendentes. Preencha os dados e cole a mensagem no seu e-mail.
Preencha a empresa e o período antes de copiar. Adicione os anexos no seu próprio e-mail.
A mensagem fica no seu navegador. O HeyRup não a guarda nem a envia.
Uma fatura posterior necessita da sua própria explicação
Depois de enviar, mantenha um registo do que entregou. Se chegar outra fatura no dia seguinte, envie-a como complemento identificado. Não precisa de reenviar todos os ficheiros nem de deixar o contabilista procurar a única diferença.
Se receber uma correção de um documento já enviado, identifique a versão anterior e o ficheiro que a substitui. Não troque o ficheiro sem avisar: o contabilista pode já estar a trabalhar com a cópia anterior. A verificação serve para que ambos entendam o que foi entregue, não apenas para manter a pasta organizada.