O assunto ajuda mesmo meses depois
No assunto, distinga empresa, período e tipo de entrega. «Empresa Alfa — documentos de agosto de 2026» é mais útil do que «faturas» ou «novos documentos». Num envio posterior, acrescente «complemento». Identifique um documento corrigido como «correção», para não ser confundido com outra compra.
Não precisa de um sistema de abreviatura complicado. Utilize o mesmo formato que ambos os lados entendem. O mês identifica o pacote acordado; não é em si uma decisão contabilística sobre a que período pertence cada documento. Para um documento invulgar ou atrasado, forneça os factos ao seu contabilista e deixe-o avaliar o próximo passo.
Ao enviar um pacote de rotina
Na entrega habitual, indique a empresa, onde se encontram os documentos e o que falta, se for o caso. Se uma parte segue por outra via acordada, mencione-a. Não é necessário um longo compromisso de que tudo está completo.
Uma contagem de anexos pode ajudar na verificação, mas inclua-a apenas se tiver verificado. Dizer 18 quando há 16 ficheiros reais cria mais trabalho do que não contar. Para uma pasta, ligue-se diretamente à secção que está a ser entregue e verifique primeiro se o destinatário pode abri-la.
Selecione o texto, copie-o para um e-mail e preencha os dados entre parêntesis rectos.
Quando uma fatura ainda está em falta
Descreva o documento em falta para que o contabilista o identifique. «Ainda vem qualquer coisa dos fornecedores» não esclarece se deve esperar ou voltar a perguntar. Indique a compra concreta e o estado da procura. Se não conhece o prazo, não prometa uma data apenas para parecer que o assunto está resolvido.
Por exemplo, solicitou a um hotel uma cópia da fatura. O seu contabilista só precisa de saber a que viagem pertence e que enviará posteriormente. Não há necessidade de encaminhar toda a troca com receção se não for relevante para o processamento.
Selecione o texto, copie-o para um e-mail e preencha os dados entre parêntesis rectos.
Ao adicionar a um período já entregue
Ligue claramente o complemento à entrega inicial e indique que contém apenas os documentos acrescentados. Não reenvie todo o mês sem explicação: o destinatário teria de comparar o que mudou com o que já processou.
Para uma fatura atrasada, indique quando a recebeu, se isso ajudar a explicar a situação. Não altere a data do documento nem utilize o título do e-mail para decidir o tratamento contabilístico. A mensagem deve transmitir os factos e não alterá-los subtilmente.
Selecione o texto, copie-o para um e-mail e preencha os dados entre parêntesis rectos.
Quando o fornecedor envia uma versão corrigida
Uma correção requer mais do que substituir um ficheiro numa pasta partilhada. O seu contabilista pode já ter descarregado ou processado o original. Explique o que mudou e ligue claramente as duas versões. Se a relação dos mesmos não for clara, inclua a explicação do fornecedor.
O mesmo modelo serve se enviou por engano um documento de outra empresa. Indique qual era o ficheiro errado e por qual o substitui. O contabilista poderá compreender a correção sem novas perguntas.
Selecione o texto, copie-o para um e-mail e preencha os dados entre parêntesis rectos.