Předmět pomáhá i po několika měsících
Předmět má odlišit firmu, období a typ předání. „Firma Alfa — doklady za srpen 2026“ je užitečnější než „faktury“ nebo „podklady nové“. Pokud posíláte pozdější doplnění, přidejte slovo „dodatek“. U opraveného dokumentu ho označte jako opravu, aby nebyl zaměněn za další nákup.
Nemusíte vymýšlet složitý systém zkratek. Používejte stále stejnou podobu, které rozumí obě strany. Název měsíce přitom označuje domluvený balíček; není to samo o sobě účetní rozhodnutí, do jakého období každý dokument patří. U neobvyklého či pozdě doručeného dokladu dejte účetní skutečné informace a nechte ji posoudit další postup.
Když posíláte běžný balíček
U běžného předání napište, pro kterou firmu podklady jsou, kde je účetní najde a co případně chybí. Pokud část posíláte jinou dohodnutou cestou, připište i to. Dlouhé ujišťování o úplnosti není potřeba.
Počet příloh může pomoci při kontrole, ale pište ho jen tehdy, když ho ověříte. Číslo 18 v textu a 16 skutečných souborů vyvolá víc práce než zpráva bez počtu. U složky odkažte přímo na předávanou část a předem zkontrolujte, že ji příjemce otevře.
Označte text, zkopírujte ho do e-mailu a doplňte údaje v hranatých závorkách.
Když jedna faktura ještě chybí
Chybějící dokument pojmenujte tak, aby ho účetní poznala. „Něco od dodavatelů ještě přijde“ jí neřekne, zda má čekat na doklad, nebo se ptát znovu. Uveďte konkrétní nákup a stav dohledávání. Pokud neznáte termín, neslibujte ho jen proto, aby zpráva vypadala uzavřeně.
V modelové situaci jste požádali hotel o kopii faktury. Účetní stačí vědět, ke které cestě patří a že ji pošlete dodatečně. Není potřeba přeposílat celé vyjednávání s recepcí, pokud pro zpracování nemá význam.
Označte text, zkopírujte ho do e-mailu a doplňte údaje v hranatých závorkách.
Když doplňujete už předané období
Dodatek má mít jasnou vazbu na původní předání. Uveďte, že jde jen o nově doplněné dokumenty. Neposílejte znovu celý měsíc bez vysvětlení; příjemce by musel porovnávat, co se změnilo a co už zpracoval.
U pozdě doručené faktury připište datum přijetí, pokud vysvětluje zpoždění. Samotný dokument nechte beze změny a účetní přenechte rozhodnutí, jak ho zpracovat.
Označte text, zkopírujte ho do e-mailu a doplňte údaje v hranatých závorkách.
Když dodavatel poslal opravenou verzi
Oprava vyžaduje víc než nahradit soubor ve sdílené složce. Účetní už mohla původní dokument stáhnout nebo zpracovat. Napište, čeho se změna týká, a jasně spojte obě verze. Pokud vztah mezi nimi není zřejmý, předejte také vysvětlení dodavatele.
Stejný vzor se hodí, když omylem pošlete doklad jiné firmy. Uveďte, který soubor byl špatně a čím ho nahrazujete. Účetní tak může chybu opravit bez dalšího doptávání.
Označte text, zkopírujte ho do e-mailu a doplňte údaje v hranatých závorkách.