Nejdřív mějte jasno, co jste si domluvili
Nejprve si s účetní domluvte, které podklady od vás potřebuje. Přijaté faktury mohou být jen částí seznamu, podle toho, jak podnikáte. Následující kontrola vám pomůže připravené soubory předat; konkrétní seznam dokladů si nechte potvrdit od ní.
Stejně důležité je místo předání. Účetní může preferovat e-mailové přílohy, konkrétní složku nebo svůj systém. Jednou si ověřte, že dohodnutá cesta funguje i z její strany. Připravený balíček totiž ještě není předaný balíček, když ho příjemce nedokáže otevřít.
U více firem držte jejich podklady odděleně. Nestačí, že v názvu e-mailu uvedete správnou společnost, pokud jste do příloh přidali fakturu jejího majitele nebo druhé firmy. Zvolený příjemce a skutečný obsah musí odpovídat jeden druhému.
Šest bodů před odesláním
Projděte následující body nad konkrétním balíčkem, který se chystáte předat. Není nutné každý dokument znovu ručně přepisovat. Jde o zachycení zjevných záměn a o jasnou komunikaci toho, co posíláte.
Pokud u některého bodu váháte, poznamenejte si, co potřebujete zjistit. Vyřešené podklady pak můžete předat a zbývající otázky připojit ke zprávě.
Co nejde potvrdit, nezakrývejte slovem všechno
Někdy máte většinu dokladů připravenou, ale na dva stále čekáte. To není důvod označit balíček za úplný ani odložit celé předání bez zprávy. Účetní potřebuje vědět, co dostává a co se ještě řeší. Může se pak rozhodnout, jak s podklady pokračovat.
Například: faktura za telefon obsahuje nesprávného odběratele a hotel ještě neposlal vyúčtování. Do zprávy napište obě konkrétní položky, nikoli jen „některé faktury chybí“. Uveďte také, zda čekáte na dodavatele nebo teprve začínáte hledat. Důvěryhodná zpráva nemusí předstírat hotový stav.
Po hledání v e-mailu nezapomeňte na ostatní zdroje. Faktury uložené jen v portálu dodavatele a papírové účtenky se mezi nalezenými PDF neobjeví.
Přidejte stručnou zprávu, ze které se dá pokračovat
Do zprávy stačí firma, období, místo s podklady a případné nejasnosti. Pro běžné předání použijte vzor níže. Další varianty pro doplnění a opravy najdete v článku s průvodními zprávami.
Připravte zprávu pro účetní
Jedna firma, jedno období a jasný seznam nevyřešených věcí. Doplňte údaje a zprávu vložte do svého e-mailu.
Před kopírováním vyplňte firmu a období. Přílohy přidejte až ve svém e-mailu.
Zpráva vzniká jen v prohlížeči. HeyRup ji neukládá ani neodesílá.
Pozdější faktura dostane vlastní vysvětlení
Po odeslání si zachovejte přehled o tom, co jste předali. Když druhý den dorazí další faktura, pošlete ji jako označený dodatek. Není potřeba znovu posílat všechny stejné soubory a nechat účetní hledat jediný rozdíl.
Pokud přijde oprava už předaného dokumentu, upozorněte na původní i novou verzi. Tichá výměna souboru vypadá jednoduše jen z vaší strany; účetní už může pracovat s předchozí kopií. Cílem kontroly je, aby obě strany rozuměly stejnému předání, ne pouze aby na konci vypadala uklizeně vaše složka.