Příloha a sdílená složka řeší trochu jiné situace
Příloha se hodí pro jednorázové předání hotových podkladů. Účetní dostane konkrétní soubory spolu s vaší zprávou a může se k nim vrátit. Po odeslání už ale její kopii neovládáte: smazáním nebo úpravou souboru u sebe se odeslaná příloha nezmění.
Sdílená složka zase může usnadnit průběžné doplňování. Příjemce se vrací na stejné místo a vy spravujete přístup. Musíte si však domluvit, jak pozná nové dokumenty a zda se již předané soubory mohou měnit. Tichá výměna opravené faktury může vést k tomu, že každý pracuje s jinou verzí.
Neexistuje jedna nejlepší cesta pro každou spolupráci. Vyberte způsob, který účetní skutečně používá, a stanovte jednoduché pravidlo pro běžné předání, dodatek a opravu. Je lepší mít srozumitelný e-mailový postup než složitou složku, do které se nikdo nepodívá.
Odkaz ještě neříká, kdo má přístup
U konkrétního PDF na Disku Google otevřete nastavení sdílení. Zadejte e-mail, pod kterým se účetní přihlašuje, a zvolte oprávnění pro prohlížení, pokud soubor nepotřebuje upravovat. Ve všeobecném přístupu ponechte přístup omezený na oprávněné osoby a zkontrolujte celý seznam lidí, kteří už soubor vidí. Potvrďte sdílení a při prvním předání požádejte účetní, aby PDF otevřela pod tímto účtem. Pokud má širší oprávnění přes nadřazenou složku, pouhá změna oprávnění jednoho souboru jí přístup nezúží; nejprve vyřešte sdílení nadřazené složky.
Obecné zpřístupnění každému s odkazem je jiná volba než sdílení konkrétnímu účtu. Pokud odkaz přepošlete nebo vložíte na další místo, může se dostat k širšímu okruhu lidí. Pro běžné předání soukromých dokumentů je vhodné začít užším přístupem a rozšířit jej jen podle skutečné potřeby.
Po odeslání se při prvním použití ujistěte, že účetní soubor otevře pod účtem, který používá. Vaše vlastní přihlášení vám může vytvořit dojem, že je vše dostupné, i když druhá strana vidí žádost o přístup.
Zdroj k této části: Google: Sdílení souborů z Disku
Zkontrolujte i to, co leží vedle
V modelové složce „Podnikání“ máte společnost Alfa, společnost Beta a osobní nákupy. Účetní Alfy potřebuje jen její podklady. Pokud jí sdílíte nadřazenou složku, mohl se rozsah přístupu rozšířit i na obsah, který jste zamýšleli ponechat odděleně. Zkontrolujte skutečná oprávnění a jejich vztah k nadřazeným složkám, nikoli jen text vloženého odkazu.
Podobná chyba vzniká při výběru příloh. Zkontrolujte skutečný obsah zprávy před odesláním, zejména když soubory pocházejí z jedné společné složky Stažené. Správný předmět e-mailu sám nezabrání tomu, aby mezi PDF zůstal osobní doklad.
Pokud účetní potřebuje vysvětlit nákup, přidejte k dokladu krátkou poznámku. Kvůli ní obvykle nepotřebuje celé soukromé e-mailové vlákno ani přístup do vaší schránky.
Malá kontrola na skutečném balíčku
Před odesláním si balíček projděte očima účetní. Poznáte firmu a období? Otevřete všechny soubory? Je jasné, zda posíláte nové podklady, nebo doplnění? Nakonec se podívejte, jestli jste nepřiložili i něco osobního.
Modelová oprava: do podkladů Alfy jste omylem přiložili soukromou účtenku. Neodesílejte znovu celý balíček. Napište: „V dnešním předání Alfy je omylem soukromý soubor [název]. Prosím nepoužívejte jej, smažte svou kopii a potvrďte mi to. Ostatní podklady Alfy zůstávají beze změny.“ U sdíleného souboru navíc zkontrolujte a upravte přístup. Odebrání přístupu ale samo nesmaže již staženou kopii; požadavek na smazání není potvrzením, že k němu došlo.
Při změně účetní uzavřete i přístupy
Na konci spolupráce si domluvte předání potřebných podkladů, dostupnost existujících kopií a další postup. Potom upravte sdílení, seznam adresátů a automatické předávání. Změna účetní v telefonu vám sama neopraví uložené příjemce v aplikacích.
Odebráním přístupu zabráníte dalšímu otevírání sdílené složky. Kopie, které si účetní už stáhla, tím nesmažete. I proto se na uchování a předání dokumentů domluvte při ukončení spolupráce.