Pracovní místo a archiv nemusí být totéž
Při sběru dokladů sledujete, co přišlo a co chybí. Po předání potřebujete vědět, co už účetní dostala. Od archivu pak čekáte, že fakturu najdete a otevřete třeba za několik let. Ověřte si, které z těchto úkolů vaše úložiště skutečně zvládá.
Například soubor stažený do počítače může být praktickou pracovní kopií, nikoli jediným místem uchování. Odkaz z e-mailu do portálu dodavatele vám zase umožní dokument získat dnes, ale nemusí fungovat po ukončení předplatného. U každého místa si proto ujasněte, co v něm opravdu máte a na čem jeho dostupnost závisí.
HeyRup je připravovaná služba pro pracovní kopie k třídění a předání s plánovanou tříměsíční dobou uchování. Není navržený jako dlouhodobý archiv. To, že dokument odešel účetní, zároveň samo neříká, jak dlouho a za jakých podmínek ho bude uchovávat ona.
Domluvte odpovědnost a možnost převzetí
S účetní si výslovně ujasněte, kde jsou uchovávané potřebné podklady, kdo k nim má přístup a co se stane při ukončení spolupráce. Konkrétní povinnosti a doby uchování se mohou lišit podle druhu dokumentu a situace podnikání; nepřebírejte proto jedno náhodné číslo z obecného návodu pro všechny soubory.
Přístup by neměl stát na tom, že jediný kolega má heslo k účtu, který vznikl na jeho osobní adrese. Pokud odchází nebo není dostupný, potřebujete převzít správu i samotná data. U dodavatelské služby si předem zjistěte možnosti exportu a to, co přesně export obsahuje.
Dohoda má odpovědět na tři otázky: kde jsou originály, jak je převezmete při změně správce a jak ověříte, že jdou otevřít. Věta „všechno je někde uložené“ nestačí, když potřebujete konkrétní fakturu.
Synchronizace nenahrazuje zkoušku obnovy
Když se soubory automaticky synchronizují mezi počítačem a cloudem, může se na obě místa přenést i nechtěné smazání nebo chybná změna. Pro dlouhodobou dostupnost proto potřebujete vědět, zda existuje historie, záloha nebo jiný způsob obnovy a jak dlouho jej poskytovatel umožňuje použít.
Nezůstávejte u zelené ikony vedle složky. Vyzkoušejte na neškodném vzorku, že umíte starší soubor obnovit a otevřít. Ověřte také obsah případného exportu: zda obsahuje vlastní PDF, nebo pouze seznam odkazů do účtu, který už později nemusí být dostupný.
Další kopie pomůže, pokud víte, kdo ji spravuje, odkud pochází a kdo k ní má přístup. Bez tohoto přehledu se mezi různými verzemi snadno ztratíte a citlivé doklady zpřístupníte více lidem, než potřebujete.
Čtyři otázky na skutečném dokumentu
Zvolte jednu starší fakturu, o které víte, že existuje. Dokážete ji najít podle dodavatele nebo nákupu? Otevře se původní dokument v čitelné podobě? Poznáte správnou firmu a případnou opravenou verzi? A zvládne totéž oprávněný člověk, když nejste k dispozici?
Například hledáte loňskou fakturu za notebook firmy Studio, ale odkaz od bývalého kolegy žádá o přihlášení. Vyžádejte si původní doklad od dodavatele nebo oprávněného správce a uložte ho na dohodnuté místo. Ověřte odběratele, případnou opravenou verzi a čitelnost všech stran. Pak nechte oprávněného zástupce ověřit vlastní přístup. Zapište zdroj dokumentu a datum kontroly. Výsledkem má být otevřitelný originál pro správnou firmu, ne další nefunkční odkaz.
Archiv se nepozná podle počtu gigabajtů nebo krásně zarovnaných složek. Pozná se podle toho, že se k potřebnému dokladu dostanete i v situaci, pro kterou jste ho uchovávali.