Faktury z e-mailu. U správné účetní.
Už zase hledáte faktury pro účetní?
HeyRup najde PDF faktury ve vaší e-mailové schránce, roztřídí je a pošle správné účetní. Vy rozhodnete o nejasnostech a předání.
Faktura za hostingVaše předplatnéDoklad k objednávcePodklady pro účetníZáříZkontrolovat a odeslat →Model časové úspory
Méně hledání. Více času na vlastní práci.
Porovnejte ruční hledání a třídění s vlastní prací v HeyRupu. Čísla níže jsou upravitelný příklad, nikoli naměřený výsledek zákazníků.
Faktur za měsíc: 50
Ručně
100 min
Vlastní práce s HeyRupem
15 min
Rozdíl za měsíc
85 min
Počítáme váš aktivní čas po prvním nastavení. Čekání na zpracování, první připojení a pravidla ani doklady mimo připojenou schránku nejsou zahrnuté. Více nejasných dokladů znamená delší kontrolu.
Jak si úsporu ověřit na vlastních dokladech →Pro podnikatele s více aktivitami
Tři firmy. Dvě účetní. Jedna plná schránka.
Faktura za hosting přijde na pracovní e-mail, předplatné na osobní. Některé nákupy patří firmě, jiné vám. A když účetní potřebuje podklady, znovu procházíte stejné zprávy a přemýšlíte, co už jste poslali.
HeyRup drží pravidla pohromadě, aby se tohle kolečko nemuselo každý měsíc opakovat.
Mám více firem →Jak to funguje
Od plné schránky k dokladům pro účetní.
Připojte svou e-mailovou schránku
Začínáme přes IMAP. Gmail konektor připravujeme.
- IMAPJako první při spuštění
- Připravujeme
- Připravujeme
- Připravujeme
- Připravujeme
- Připravujeme
- Připravujeme
- Připravujeme
- Připravujeme
- Připravujeme
- Připravujeme
- Připravujeme
- Připravujeme
Připojíte e-mailovou schránku
Vyberete historii a HeyRup ukáže nalezené faktury. Uvidíte, z jaké schránky a období pocházejí.
Potvrdíte, co kam patří
Pojmenujete firmy a určíte, kdo dostává jejich doklady. S návrhem pravidel vám pomůžeme podle nalezených faktur.
Zkontrolujete a pošlete účetní
Otevřete původní PDF, vyřešíte nejasnosti a vybrané doklady pošlete účetní. Před odesláním zkontrolujete příjemce i obsah balíčku.
Uvnitř HeyRupu
Dvě firmy. Tři doklady. Jedno rozhodnutí.
Hosting patří firmě Alfa, telefon firmě Beta. Třetí doklad čeká na vaše zařazení. Nejasnosti vidíte přímo u konkrétní faktury.
Pravidla, kterým rozumíte
Známé faktury zvládneme. U nejasných si řekneme o radu.
Faktury vystavené na vaši firmu míří k její účetní. Osobní nákupy zůstanou stranou. Pokud narazíme na neznámého odběratele nebo se pravidla překrývají, ukážeme vám konkrétní doklad a požádáme o rozhodnutí.
Nové pravidlo nezačneme používat bez vašeho potvrzení. Ostatní jasně zařazené doklady mohou mezitím pokračovat.
Modelový příklad třídění
Bez dalšího přihlašování
Faktury přímo na e-mail účetní.
Na zvolenou adresu pošleme e-mail s původními PDF. Když se doklady nevejdou do jedné zprávy, rozdělíme je do více částí. V HeyRupu uvidíte, co jsme odeslali a co ještě potřebuje pozornost.
Pokud se jeden soubor nevejde ani do samostatného e-mailu, upozorníme vás a nabídneme jeho stažení. Můžete jej předat jinou cestou dohodnutou s účetní.
HeyRup pro účetní kanceláře →Co předáte účetní
Původní PDF. Každé ke správné firmě.
Zařazené doklady zkontrolujete a stáhnete. Účetní předáte PDF, která si otevře bez účtu v HeyRupu.
Otevřete si vzorová PDF. Obsahují vymyšlené údaje a nejsou účetními doklady. HeyRup faktury nevystavuje.
Hodí se pro mě?
Když se podklady ztrácejí v e-mailech.
HeyRup vám pomůže, když…
Dostáváte PDF faktury do e-mailové schránky, připravujete je účetní a potřebujete oddělit doklady různých firem nebo osobní nákupy.
Doklady potřebujeme jako PDF v e-mailu
Účtenky naskenujte do PDF a doklady z portálů si nechte doručit jako PDF přílohu. Běžné fotky JPG/PNG ani odkazy na portály zatím nestačí. HeyRup nenahrazuje účetní software ani rozhodnutí účetní.
Vaše schránka. Jasná pravidla.
Přístup k e-mailové schránce má konkrétní účel.
Šifrované připojení přes IMAP
Přihlašovací údaje ukládáme šifrovaně. Schránku můžete odpojit. Zprávy neměníme, nemažeme ani neoznačujeme jako přečtené.
Víte, co se zpracovává
PDF zpracováváme na serveru pomocí pravidel, OCR a případně AI. Data nepoužíváme k reklamě ani trénování obecných modelů.
Pracovní kopie na tři měsíce
Doklady u nás slouží k třídění a předání. Po třech kalendářních měsících od prvního importu jejich obsah mažeme.
Začněte v malém
Prvních deset faktur měsíčně zdarma.
Najděte faktury, roztřiďte je a pošlete účetní. Placené balíčky připravujeme. Firmy v jedné organizaci sdílejí společný objem.
Prohlédnout ceník →Než začnete
Na co se možná chcete zeptat.
Co přesně HeyRup udělá?
Najde PDF faktury v připojené e-mailové schránce a zařadí je podle vašich potvrzených pravidel. Nejasnosti vyřešíte před odesláním. Vybrané doklady pošlete účetní přímo z HeyRupu nebo si je stáhnete.
Musím každý měsíc chodit do aplikace?
Doklady můžete poslat jednorázově po kontrole náhledu nebo zapnout pravidelný plán. Vyberete firmy, účetní a rozsah dokladů. Nejasné případy nejprve vyřešíte.
Můžu mít více firem a účetních?
Ano. V jedné organizaci nastavíte firmy, pravidla a příjemce. Každé účetní pošlete doklady jejích firem; osobní nákupy necháte stranou. Objem tarifu se počítá dohromady za organizaci.
Potřebuje účetní nový účet?
Ne. Účetní dostane PDF přílohy e-mailem. Nemusí si zakládat účet v HeyRupu ani měnit svůj účetní systém.
Najdete úplně všechny moje doklady?
HeyRup hledá PDF přílohy v připojené e-mailové schránce a zvoleném období. Faktury pouze v portálech dodavatelů, papírové účtenky a doklady mimo připojené zdroje je potřeba doplnit zvlášť. Dokončené hledání popisuje tento rozsah, nikoli úplnost vašeho účetnictví.
Jak pracujete s osobními nákupy?
Osobní nákupy se účetní automaticky neposílají. Potvrdíte, co patří do jednotlivých firem, a nejasné případy řešíme s vámi. HeyRup neurčuje, zda je konkrétní výdaj daňově uznatelný.
Proč potřebujete přístup k e-mailové schránce?
Abychom našli zprávy s PDF přílohami a rozpoznali faktury. Pro IMAP zadáte server, přihlašovací jméno a heslo, případně heslo aplikace. Heslo ukládáme šifrovaně. Vyberete složky ke čtení; zprávy neměníme, nemažeme ani neoznačujeme jako přečtené.
Jak dlouho u vás faktury zůstanou?
Pracovní kopie uchováváme tři kalendářní měsíce od prvního importu. Opakované hledání ani odeslání tuto dobu neprodlužuje. Dlouhodobé uchování dokladů si zajistěte samostatně; původní přílohy v e-mailu nemažeme.
Potřebujete konkrétní postup? Otevřít nápovědu →
Prozkoumejte HeyRup
Méně honičky za fakturami
Ať příští předání proběhne bez dohledávání.
Připojte e-mailovou schránku, zkontrolujte nalezené faktury a pošlete je správné účetní.
Dejte mi vědět, až HeyRup spustíte Chci HeyRup doporučit klientům →