Když nestíháte, připravte podklady pro jednu firmu

Když se vám doklady nahromadí, začněte tím, co účetní potřebuje právě teď. Připravte dostupné podklady pro jednu firmu a sepište, co chybí. Úklid celého archivu počká, až tuto část odešlete.

V modelovém rušném měsíci můžete mít hotové všechny PDF z e-mailu a chybějící dvě účtenky z cesty. Pošlete hotovou část s jasným seznamem zbytku. Doplňky mají vlastní označení, takže nemusíte při každé nově nalezené faktuře znovu rozesílat celý balíček.

Po skončení náporu se podívejte, která potíž se opakovala. Pokud vám každý měsíc chybí faktura stejné služby, změňte její doručování. Jestli všichni kolegové posílají doklady jinam, zjednodušte společné místo. Rutina funguje tehdy, když ubírá práci v běžném provozu, ne jen tehdy, když její plán hezky vypadá.

Hned řešte hlavně to, co byste později nevěděli

PDF od známého dodavatele v e-mailu počká. Účtenku z cesty ale můžete ztratit a za pár týdnů si nevzpomenete, proč jste něco kupovali. Proto hned vyfoťte celý doklad a připište krátkou poznámku o nákupu. Zabere to méně práce než pozdější pátrání.

Představte si, že cestou od klienta platíte parkování, potom objednáte licenci pro kolegu a večer nakoupíte domů. Za tři týdny vám v bance zůstanou tři částky, ale důvod nákupů už si budete skládat zpětně. U parkování pomůže poznámka o cestě, u licence jméno služby a firma, pro kterou byla pořízena. Soukromý nákup nemusíte násilně zařazovat do firemní složky jen proto, že se objevil ve stejné schránce.

Cílem není zapisovat o každé kávě odstavec. Zachyťte minimum, které by později chybělo vám nebo účetní. Když se z rychlé poznámky stává nový formulář na pět minut, je postup nejspíš zbytečně složitý.

Průběžně se dívejte na výjimky

Jednou za čas se podívejte, co se od poslední kontroly nepodařilo obvyklým způsobem. Přibyl nový dodavatel? Změnila se fakturační adresa? Kolega poslal jen potvrzení platby? Takové věci se řeší snáz, dokud je nákup čerstvý. Nemusíte znovu otevírat každou správně zařazenou fakturu, abyste měli pocit, že jste udělali kontrolu.

Pro pravidelné doklady si vyberte jedno obvyklé místo: dohodnutou složku, přehled v aplikaci nebo nastavené předávání. Když pokaždé skončí jinde, budete je při příští kontrole znovu hledat.

U více firem věnujte zvláštní pozornost novému odběrateli. Podobný název dodavatele neříká, komu doklad patří. Krátké rozhodnutí v době nákupu může zabránit tomu, aby se na konci měsíce přesouvalo několik příloh mezi dvěma účetními.

S účetní si domluvte, co znamená předáno

Každému vyhovuje trochu jiný způsob práce. Někdo chce PDF v e-mailu, jiný používá sdílenou složku nebo vlastní systém. Nejjednodušší rutina proto začíná dohodou: co posíláte, komu, jak často a jak označíte chybějící nebo dodatečný doklad. Jedna jasná domluva je užitečnější než deset nových barevných štítků.

Při předání uveďte firmu a období či rozsah balíčku. Pokud něco chybí, pojmenujte to. „Tady jsou všechny faktury“ zní pohodlně, ale účetní z takové věty nepozná, že ještě čekáte na opravu telefonu a doklad z hotelu. Věta „Telefon a hotel doplním, zbytek posílám v příloze“ dává reálnější obrázek a umožní navázat.

Rozlišujte také vlastní odeslání od převzetí. U nově nastavené cesty si ověřte, že účetní přílohy nebo složku skutečně otevře. Jakmile je postup zaběhnutý, nemusí se každý měsíc potvrzovat každá jednotlivá příloha; výjimku ale musí být možné dohledat.

Kolik času stojí 50 faktur a jak si ověřit úsporu

Při příštím předávání si změřte vlastní práci od prvního hledání po připravené podklady. Zahrňte otevírání příloh, kontrolu firmy, třídění a dohledávání nejasností. Samotné zadání dotazu do e-mailové schránky není celý úkol.

Modelový měsíc s 50 fakturami a 2 minutami ruční práce na každou znamená 100 minut. Pokud v HeyRupu počítáte s 12 sekundami kontroly na fakturu a 5 minutami na spuštění, stažení a přípravu podkladů, vyjde 15 minut vlastního času. Rozdíl je 85 minut. Jsou to předpoklady výpočtu, ne výsledky zákaznického měření.

První připojení schránky a potvrzení pravidel počítejte zvlášť. Oddělte také čas, kdy pracujete vy, od čekání na dokončení hledání. Papírové účtenky, faktury v portálech a doklady mimo připojenou e-mailovou schránku zůstávají další prací v obou variantách.

Porovnávejte podobná období a stejný rozsah dokladů. Zapište si i nové dodavatele, chybně přiřazené firmy a další nejasnosti. Odhad v kalkulačce pak nahraďte vlastními časy. Pokud už máte doklady dobře uspořádané nebo jich chodí jen několik, rozdíl může být malý.