När tiden är knapp, förbered underlaget för ett företag

När du har missat två genomgångar är det lätt att skjuta upp allt till en lugn dag. Börja i stället med det redovisningskonsulten behöver nu: samla de tillgängliga underlagen för ett företag och skriv en lista över det som saknas. Hela arkivet kan du ordna efter att du har skickat denna del.

I en hektisk exempelmånad kan alla PDF-filer från e-posten vara klara medan två resekvitton saknas. Skicka den färdiga delen med en tydlig lista över det som återstår. Märk kompletteringar separat så att du inte behöver skicka hela paketet på nytt för varje ny faktura.

Efter rusningen, identifiera det återkommande problemet. Om samma tjänsts faktura saknas månadsvis, ändra dess leverans. Om kollegor skickar dokument överallt, förenkla den delade platsen. En rutin fungerar när den minskar det dagliga arbetet, inte bara när planen ser bra ut.

Hantera omedelbart det du inte kommer ihåg senare

Ett PDF-underlag från en känd leverantör finns kvar i e-posten. Ett papperskvitto från en resa kan däremot försvinna, liksom minnet av varför du gjorde köpet. Fotografera därför hela underlaget läsligt direkt och lägg till en kort anteckning. Det är mindre arbete än att återskapa sammanhanget flera veckor senare.

Tänk dig att du betalar för parkering efter ett kundbesök, köper en programvarulicens till en kollega och handlar till hemmet samma kväll. Tre veckor senare ser du tre belopp i banken men kanske inte minns sammanhanget. Anteckna resans syfte för parkeringen och tjänstens namn och vilket företag licensen köptes för. Ett privat köp hör inte hemma i företagsmappen bara för att underlaget kom till samma inkorg.

Du behöver inte skriva ett stycke om varje kaffe. Spara bara de uppgifter som du eller redovisningskonsulten kan sakna senare. Om en snabb anteckning blir ett formulär som tar fem minuter att fylla i är rutinen förmodligen onödigt komplicerad.

Håll ett öga på undantag

Kolla då och då vad som inte fungerat normalt sedan förra granskningen. En ny leverantör? Ändrad faktureringsadress? En kollega skickade bara en betalningsbekräftelse? Dessa är lättare att lösa medan köpet är färskt. Du behöver inte öppna alla korrekt klassificerade fakturor igen bara för att känna att du har gjort en kontroll.

Välj en vanlig plats för återkommande underlag: en överenskommen mapp, en lista i appen eller en redan inställd överlämning. Om de hamnar i olika mejl, chattar eller nedladdningsmappar varje gång måste du leta efter dem på nytt vid nästa genomgång.

Om du hanterar flera företag, kontrollera vilket företag dokumentet är utställt till, särskilt när köparen ändras. Ett liknande leverantörsnamn räcker inte för att välja mottagare: kontrollera köparuppgifterna på dokumentet och lägg det i paketet till det företagets redovisningskonsult. Om uppgifterna inte stämmer, håll dokumentet separat och red ut skillnaden innan du skickar det vidare.

Kom överens med redovisningskonsulten om vad mottaget innebär

Alla fungerar lite olika. Vissa vill ha PDF-filer med e-post, andra använder en delad mapp eller ett eget system. Den enklaste rutinen börjar därför med ett avtal: vad du skickar, till vem, hur ofta och hur du märker saknade eller ytterligare dokument. En tydlig överenskommelse är mer användbar än tio nya färgade etiketter.

Ange företag, period eller innehåll och vad som saknas när du lämnar över underlagen. ”Här är alla fakturor” visar inte att du fortfarande väntar på en rättad telefonfaktura och ett underlag från hotellet. ”Telefon och hotell kompletterar jag senare; resten finns bifogat” ger redovisningskonsulten en tydlig bild av vad som går att arbeta med nu.

Skilj också på att skicka och att ta emot. När ni börjar använda ett nytt sätt att lämna över underlag, kontrollera att redovisningskonsulten kan öppna bilagorna eller mappen. När rutinen fungerar behöver inte varje bilaga bekräftas varje månad, men det måste gå att följa upp undantagen.

Hur lång tid tar 50 fakturor och hur mäter du besparingen?

Mät din egen arbetstid nästa gång du förbereder underlag till redovisningskonsulten, från den första sökningen tills allt är klart. Räkna med att öppna bilagor, kontrollera företag, sortera och reda ut oklarheter. Att skriva en sökning i e-posten är bara en del av arbetet.

I en exempelmånad tar 50 fakturor med 2 minuters manuellt arbete vardera totalt 100 minuter. Räknar du med 12 sekunders granskning per faktura i HeyRup och 5 minuter för start, nedladdning och förberedelse blir det 15 minuter av din tid. Skillnaden är 85 minuter. Det är antaganden för beräkningen, inte uppmätta kundresultat.

Räkna den första anslutningen av inkorgen och bekräftelsen av regler separat. Skilj också på aktivt arbete och väntan på att sökningen ska bli klar. Papperskvitton, leverantörsportaler och underlag utanför det anslutna e-postkontot är extra arbete i båda fallen.

Jämför liknande perioder med samma typer av underlag. Notera nya leverantörer, fakturor som hamnat på fel företag och andra oklarheter. Byt sedan ut uppskattningarna i kalkylatorn mot dina egna tider. Om fakturorna redan är välordnade eller bara är några få kan skillnaden vara liten.