Kun aika ei riitä, valmistele yhden yrityksen tositteet

Jos kaksi tarkistuskertaa on jäänyt väliin, kaiken lykkääminen rauhalliseen päivään voi houkutella. Aloita kuitenkin siitä, mitä kirjanpitäjä tarvitsee nyt: kokoa yhden yrityksen saatavilla olevat tositteet ja tee lista puuttuvista. Koko arkiston järjestäminen voi odottaa, kunnes olet lähettänyt tämän osan.

Kiireisen kuukauden esimerkissä kaikki sähköpostin PDF-tiedostot voivat olla valmiina, vaikka kaksi matkakuittia puuttuu. Lähetä valmis osa ja selkeä luettelo puuttuvista asiakirjoista. Merkitse täydennykset erikseen, jotta jokaista uutta laskua varten ei tarvitse lähettää koko pakettia uudelleen.

Tunnista kiireen jälkeen toistuva ongelma. Jos saman palvelun lasku puuttuu kuukausittain, muuta sen toimitusta. Jos kollegat lähettävät asiakirjoja kaikkialle, yksinkertaista jaettua sijaintia. Rutiini toimii, kun se vähentää jokapäiväistä työtä, ei vain silloin, kun sen suunnitelma näyttää hyvältä.

Käsittele välittömästi se, mitä et muista myöhemmin

Tutun toimittajan PDF-lasku säilyy sähköpostissa. Paperinen matkakuitti sen sijaan voi kadota, samoin muisto siitä, miksi teit ostoksen. Ota heti luettava kuva koko tositteesta ja lisää lyhyt huomautus. Se vie vähemmän aikaa kuin tietojen selvittäminen viikkojen kuluttua.

Kuvittele, että maksat pysäköinnistä asiakaskäynnin jälkeen, ostat ohjelmistolisenssin kollegalle ja teet illalla ostoksia kotiin. Kolmen viikon kuluttua näet pankissa kolme summaa, mutta et ehkä muista niiden taustaa. Kirjaa pysäköintiin matkan tarkoitus ja lisenssiin palvelun nimi sekä yritys, jolle se hankittiin. Yksityistä ostosta ei tarvitse siirtää yrityksen kansioon vain siksi, että tosite tuli samaan postilaatikkoon.

Jokaisesta kahvista ei tarvitse kirjoittaa kappaletta. Tallenna vain se, mitä sinä tai kirjanpitäjä voi myöhemmin kaivata. Jos lyhyt muistiinpano muuttuu viisi minuuttia vieväksi lomakkeeksi, menettely on luultavasti liian monimutkainen.

Pidä silmällä poikkeuksia

Tarkista silloin tällöin, mikä ei ole toiminut normaalisti edellisen tarkastelun jälkeen. Uusi toimittaja? Oletko muuttanut laskutusosoitetta? Työkaveri lähetti vain maksuvahvistuksen? Nämä on helpompi ratkaista, kun osto on tuoretta. Sinun ei tarvitse avata jokaista oikein luokiteltua laskua uudelleen vain tunteaksesi, että olet suorittanut tarkastuksen.

Valitse toistuville tositteille yksi tavallinen paikka: sovittu kansio, sovelluksen luettelo tai valmiiksi määritetty toimitustapa. Jos ne päätyvät joka kerta eri sähköposteihin, keskusteluihin tai latauskansioihin, joudut etsimään niitä uudelleen seuraavalla tarkistuskerralla.

Jos hoidat usean yrityksen asiakirjoja, tarkista, mille yritykselle asiakirja on osoitettu, varsinkin kun ostaja vaihtuu. Samankaltainen toimittajan nimi ei riitä asiakirjan kohdistamiseen: tarkista asiakirjassa olevat ostajan tiedot ja lisää se kyseisen yrityksen kirjanpitäjälle menevään aineistoon. Jos tiedot eivät täsmää, pidä asiakirja erillään ja selvitä ero ennen sen lähettämistä.

Sovi kirjanpitäjäsi kanssa, mitä luovutus tarkoittaa

Jokainen toimii hieman eri tavalla. Jotkut haluavat sähköpostitse lähetettyjä PDF-tiedostoja, toiset käyttävät jaettua kansiota tai omaa järjestelmää. Yksinkertaisin rutiini alkaa siis sopimuksesta: mitä lähetät, kenelle, kuinka usein ja miten merkitset puuttuvat tai lisäasiakirjat. Yksi selkeä sopimus on hyödyllisempi kuin kymmenen uutta värillistä tarraa.

Kerro aineistoa lähettäessäsi yritys, ajanjakso tai aineiston sisältö sekä se, mitä puuttuu. ”Tässä ovat kaikki laskut” ei kerro, että odotat vielä korjattua puhelinlaskua ja hotellin tositetta. ”Toimitan puhelimen ja hotellin tositteet myöhemmin; muut ovat liitteenä” näyttää kirjanpitäjälle, mitä hän voi jo käsitellä.

Erota myös lähettäminen vastaanottamisesta. Kun otatte uuden toimitustavan käyttöön, varmista, että kirjanpitäjä voi todella avata liitteet tai kansion. Kun menettely toimii, jokaista liitettä ei tarvitse vahvistaa joka kuukausi erikseen, mutta poikkeukset on voitava selvittää.

Kuinka kauan 50 laskua vie ja miten ajansäästö mitataan?

Mittaa seuraavassa luovutuksessa oma työsi ensimmäisestä hausta valmiiseen aineistoon. Laske mukaan liitteiden avaaminen, yrityksen tarkistaminen, lajittelu ja epäselvyyksien selvittäminen. Hakusanan kirjoittaminen sähköpostilaatikkoon on vain osa tehtävää.

Esimerkkikuukaudessa 50 laskua ja 2 minuuttia käsityötä laskua kohti vievät 100 minuuttia. Jos arvioit HeyRupissa tarkistukseen 12 sekuntia laskua kohti ja käynnistykseen, lataukseen sekä valmisteluun 5 minuuttia, omaa työaikaa kuluu 15 minuuttia. Erotus on 85 minuuttia. Nämä ovat laskelman oletuksia, eivät asiakkailta mitattuja tuloksia.

Laske postilaatikon ensimmäinen yhdistäminen ja sääntöjen vahvistaminen erikseen. Erota myös aktiivinen työ haun valmistumisen odottamisesta. Paperikuitit, toimittajien portaalit ja yhdistetyn sähköpostitilin ulkopuoliset tositteet aiheuttavat lisätyötä kummassakin tapauksessa.

Vertaa samankaltaisia ajanjaksoja ja samaa aineiston laajuutta. Kirjaa uudet toimittajat, väärälle yritykselle kohdistetut laskut ja muut epäselvyydet. Korvaa sitten laskurin arviot omilla ajoillasi. Jos laskut ovat jo hyvässä järjestyksessä tai niitä tulee vain vähän, ero voi jäädä pieneksi.