Quando o tempo é curto, prepare os documentos de uma só empresa

Se deixou passar duas verificações, é tentador esperar por um dia tranquilo. Comece pelo que o contabilista precisa agora: prepare os documentos disponíveis de uma empresa e uma lista do que falta. A organização de todo o arquivo pode esperar até enviar esta parte.

Num mês movimentado de exemplo, pode ter todos os PDF do e-mail prontos e faltarem dois recibos de viagem. Envie a parte concluída com uma lista clara do que falta. Identifique os acrescentos à parte para não reenviar todo o conjunto por cada fatura encontrada.

Depois da correria, identifique o problema recorrente. Caso falte mensalmente a fatura do mesmo serviço, altere a sua entrega. Se os colegas enviarem documentos para qualquer lugar, simplifique o local partilhado. Uma rotina funciona quando reduz o trabalho diário, e não apenas quando o seu plano parece bom.

Lide imediatamente com o que não se lembraria mais tarde

O PDF de um fornecedor conhecido fica no e-mail. Um recibo em papel de uma viagem pode perder-se, tal como a lembrança do motivo da compra. Fotografe logo o documento completo e de forma legível, acrescentando uma nota curta. Dá menos trabalho do que reconstruir tudo semanas depois.

Imagine que paga estacionamento depois de visitar um cliente, compra uma licença de software para um colega e faz compras para casa nessa noite. Passadas três semanas, o banco mostra três valores, mas poderá já não se lembrar do contexto. No estacionamento, anote o motivo da deslocação; na licença, o serviço e a empresa para a qual foi comprada. A compra pessoal não precisa de ir para a pasta da empresa só porque o documento chegou à mesma caixa de correio.

Não se trata de escrever um parágrafo sobre cada café. Registe apenas o que poderá fazer falta a si ou ao contabilista mais tarde. Se uma nota rápida se transforma num formulário que demora cinco minutos a preencher, o procedimento é provavelmente demasiado complicado.

Fique de olho nas exceções

Verifique ocasionalmente o que não funcionou normalmente desde a última revisão. Um novo fornecedor? Endereço de faturação alterado? Um colega enviou apenas a confirmação do pagamento? São mais fáceis de resolver enquanto a compra é recente. Não precisa de reabrir todas as faturas classificadas corretamente apenas para sentir que realizou uma verificação.

Escolha um local habitual para os documentos recorrentes: uma pasta combinada, uma lista na aplicação ou um envio já configurado. Se acabam sempre num e-mail, chat ou pasta de descargas diferente, terá de os procurar novamente na próxima verificação.

Se gere várias empresas, confirme a que empresa foi emitido cada documento, sobretudo quando muda o comprador. Um nome de fornecedor semelhante não basta para escolher o destino: verifique os dados do comprador no documento e inclua-o no conjunto destinado ao contabilista dessa empresa. Se os dados não corresponderem, separe o documento e peça esclarecimentos antes de o encaminhar.

Combine com o seu contabilista o que significa entregar

Cada um trabalha de maneira um pouco diferente. Alguns desejam PDF enviados por e-mail, outros utilizam uma pasta partilhada ou o seu próprio sistema. A rotina mais simples começa, portanto, com um acordo: o que envia, a quem, com que frequência e como rotula os documentos em falta ou adicionais. Um acordo claro é mais útil do que dez novos rótulos coloridos.

Ao entregar os documentos, indique a empresa, o período ou o conjunto enviado e o que falta. «Aqui estão todas as faturas» não revela que ainda espera pela fatura do telefone corrigida e pelo documento do hotel. «Envio o telefone e o hotel depois; os restantes documentos seguem em anexo» permite ao contabilista perceber com o que já pode trabalhar.

Distinga também o envio da receção. Quando usar um novo meio de entrega, confirme que o contabilista consegue abrir os anexos ou a pasta. Depois de o procedimento estar a funcionar, não é necessário confirmar cada anexo todos os meses; as exceções devem, porém, poder ser identificadas.

Quanto tempo ocupam 50 faturas e como medir a poupança

Na próxima entrega ao contabilista, cronometre o seu trabalho desde a primeira pesquisa até ter os documentos prontos. Inclua abrir anexos, verificar a empresa, organizar e resolver dúvidas. Escrever uma pesquisa no e-mail é apenas parte do trabalho.

Num mês de exemplo, 50 faturas com 2 minutos de trabalho manual por fatura representam 100 minutos. Se estimar 12 segundos de revisão por fatura no HeyRup e 5 minutos para iniciar, descarregar e preparar os documentos, obtém 15 minutos do seu tempo. A diferença é de 85 minutos. São pressupostos de cálculo, não resultados medidos em clientes.

Conte separadamente a primeira ligação da caixa de correio e a confirmação das regras. Distinga também o trabalho ativo da espera pela conclusão da pesquisa. Recibos em papel, portais de fornecedores e documentos fora da caixa de correio ligada continuam a dar trabalho adicional em ambos os casos.

Compare períodos semelhantes e o mesmo conjunto de documentos. Registe novos fornecedores, faturas atribuídas à empresa errada e outras dúvidas. Depois substitua as estimativas pelos seus próprios tempos. Se já tiver as faturas bem organizadas ou receber poucas, a diferença pode ser pequena.